/pgoffice H2198 13.12.2021

19.8-0

`UMSATZ-DATEN an FIBU/DATEV`


organisatorische Anbindung ......................................  1

Vorgaben zur Datenweitergabe an FiBu/Datev ......................  2
    Spezifikationen zur FiBu-Schnittstelle ......................  3

Was Ihnen zu buchen bleibt ......................................  4

Nebenwirkungen ..................................................  5

19.8-1

`UMSATZ-DATEN an FIBU/DATEV`

Ab Version 28.0 bietet moto-concept die Option, Umsatz-Daten an ein Buchführungs-Programm bereitzustellen, welches das Format Datev KNE/DFE (EV01, EDxxxxx) akzeptiert.

`organisatorische Anbindung`

Sie aktivieren diese Option aus dem Chefzahlen-Menu über die
Programm-Nr. 19, Ziffer 8:Rechnungs-Journal an DATEV-Interface.

Das auf diesem Wege versorgte Buchhaltungs-System verwendet die
von moto-concept vergebenen Kunden-/Lieferanten-Nrn. synchron
als Debit-/Credit-Konto-Nrn. und erhält dazu zu Beleg-Nr. und
-Datum Brutto-Umsätze je USt-Art (USt-Prozentsatz). Die dafür
benötigten Sachkonten (Gegenkonten) erfassen Sie einmalig vorab
über die Programm-Nr. 19 (Ziffer 8). Mit dem Anlegen dieser
Vorgaben wird gleichzeitig die Datenbereitstellung aktiviert.

Sind die Konto-Vorgaben erfaßt, erreichen Sie über dieselbe
Abruf-Ziffer 8 ein Steuerprogramm, welches vorsieht, die
erzeugten Transfer-Dateien PC8VYRD?.??? nach Ihrer Wahl auf
eine Diskette oder in das Verzeichnis \PGEXPORT einer lokalen
Festplatte Ihres Clients zu übernehmen.

Nach erfolgreicher Übernahme ist mit demselben Programm dieser
FiBu-Vortrag zu löschen (*:Vortrag loeschen).

Für Ihre reguläre Arbeit wollen Sie bitte vorsehen, immer dann,
wenn Sie das Rechnungs-Journal als Abschluss-Bericht abgerufen
und korrekt gedruckt erhalten haben, zeitnah die Datev-Daten
ebenfalls weiterzuleiten, und danach stets beide Daten-Linien
(19.2) per *:Daten-Freigabe bzw. (19.8) per  *:Vortrag loeschen
aufzuheben.

19.8-2

`Vorgaben zur Datenweitergabe an FiBu/Datev`

Vorab sind zur Versorgung dieser Daten-Schnittstelle ein paar
Vorgaben zu erfassen; das dafür zuständige Programm erreichen
Sie über die Abruf-Ziffer

        8:Rechnungs-Journal an DATEV-Interface
        #:Konto-Vorgaben

Hier werden einige Transfer- oder Verrechnungs-Konten festgelegt,
die Sie später auch zu Abstimm-Zwecken heranziehen können.

Die Vorgehensweise folgt dieser Idee:

Aus den Fakturen (Rechnungen, Gutschriften, Gewährleistungs-
Anträgen) werden Offene Posten erzeugt; deren spätere Buchung
berührt das Debitoren- bzw. Creditoren-Konto (Forderungen) und
jeweils ein Abstimm-Konto für nur nach MwSt-Arten getrennte
Verkaufs-Erlöse. Alle weiteren Betrachtungen können sich dann
durchgehend auf Netto-Werte (ohne USt) konzentrieren.

Aus den Daten des Erlös-Berichts wird ein anderer Buchungs-Kreis
versorgt, der Umsatz-Erlöse aus Verkauf/Handel und Werkstatt
detailliert darstellt und gleichzeitig die damit verbundenen
Anschaffungs-/Herstellungs-Kosten aufzeichnet. Die hierbei zur
Buchung verwendeten (Gegen-) Konten sollten mit den o.g. Konten
der Umsatz-Erlöse korrespondieren, sprich: abstimmbar sein.

In vielen Fällen handelt es sich hier um sog. Automatik-Konten,
die die bereitgestellten Brutto-Umsätze automatisch in Warenwert
und USt-Anteil separieren.

Sollten Sie andere Sachkonto-Nrn. verwenden, können Sie soweit
erforderlich einen Steuer-Schlüssel ergänzen, und zwar in der
Form:

        0x0ssss

Dabei steht x (an genau dieser Stelle) für

        1  USt-frei
        2  erm. USt-Satz
        3  voller USt-Satz

usw. (nach Datev oder der Spezifikation Ihres FiBu-Programms).
und ssss bedeutet die 4-stellige Sachkonto-Nr.

19.8-3

`FiBu-Schnittstelle`

Die hier zu besorgenden Angaben sollten Sie daher unbedingt mit
Ihrem Steuerberater abstimmen:

    Berater:    Die Referenz-Nr. des Beraters bei Datev

    Mandant:    Ihre Mandanten-Nr. bei Ihrem Berater

    Abr.Nr.:    Abrechnungs-Nr., typischerweise constant 0001xx,
                wobei xx das Jahr repräsentiert (also z.B. 000105
                im Jahr 2005). Dieser Eintrag ist also jedes Jahr
                zu aktualisieren.

    Datum von:  0101xx
    Datum bis:  3112xx
                Auch hier steht xx für das Buchungsjahr

    Passwort:   üblicherweise leer

    SKL:        Die Länge der Sachkonten ist typischerweise 4
                Stellen; bei Bedarf für 5..8 Stellen bitten wir
                um Nachricht.

    Verd:       Hier steuern Sie, ob Ihre Daten verdichtet auf die
                jeweiligen Erlös-Schlüssel kompakt übermittelt
                werden sollen oder nach Aufträgen separiert.

Alle vorgenannten Daten werden von moto-concept in die
FiBu-Bestände übernommen, um das Anschluß-Programm mit diesen
Informationen zu versorgen.

Lediglich das "Datum bis" wird von moto-concept verwendet:

Buchungen in moto-concept, die diesen Termin überschreiten,
werden (noch) nicht weitergeleitet, um Buchungs-Zeiträume
abgrenzen zu können. Alle älteren Buchungen bis einschließlich
ultimo MMJJ werden weitergeleitet.

19.8-3a

`FiBu-Schnittstelle (Forts.)`

Bei Verwendung 4-stelliger Sachkonten sind die Personenkonten
im Datev-System 5-stellig, typischerweise werden

      - die Konten 10000..69999 für Kunden,
      - die Konten 70000..89999 für Lieferanten

disponiert. moto-concept dagegen akzeptiert sowohl Kunden- wie
Lieferanten-Nr. ab 000001 bis 999999. Sehr hohe Kunden- oder
Lieferanten-Nrn. werden auch mit moto-concept eher selten
verwendet.

moto-concept bietet hier einen einfachen und übersichtlichen
Übersetzungs-Mechanismus an: Auf die moto-concept Kunden-Nr.
(die häufig ab 000001 zählt) wird z.B. 010000 addiert, so daß
die Buchhaltung Ihren Nummern-Kreis ab 010001 für Kunden-Konten
erhält. Die so bestimmte FiBu-Konto-Nr. wird auf einen Minimal-
und einen Maximal-Wert begrenzt (Kd.Nr.+, Db.min., Db.max.).
Alle diese Werte können Sie frei einstellen.

moto-concept verwendet die Offenen Posten der Kunden und der
Lieferer (GA) und besorgt für das Buchungs-Programm die
Bereitstellung sowohl der Konten-Beschriftung wie auch die
Soll-Stellung Offener Posten und quittierter Zahlungen
(Kassa=bar oder EC=unbar).

Alle Umsätze werden zunächt nach MwSt-Arten getrennt:

    ohneUSt:    durchlaufender Posten (TÜV, Abschleppen)
    reg.USt:    Umsätze zum regulären (vollen) USt-Satz
    erm.USt:    Umsätze zum ermäßigten USt-Satz (z.B. Bücher)

    befr/EU:    Umsätze mit EU-Partnern; diese erkennt
                moto-concept am MwSt-Schluessel 0:MwSt-frei
                UND einer hinterlegten USt-Ident-Nr.

    befr/so:    Umsätze mit sonstigen von der USt befreiten
                Pertnern (z.B. NATO); diese erkennt
                moto-concept am MwSt-Schluessel 0:MwSt-frei
                OHNE Eintrag einer USt-Ident-Nr.

    UmsKorr:    wird weiter unten erläutert.

19.8-3b

`FiBu-Schnittstelle (Forts.)`

Für Ansprüche aus Gewährleistungen können davon abweichende
Gegen-Konten analog zu den Kunden-Umsätzen vorgegeben werden.

    Inzn/pr:    Inzahlungnahmen von PRIVAT-Kunden sind in
                moto-concept Rechnungen ebenfalls möglich,
                hier ist ein Bestands-Konto anzugeben,
                damit moto-concept eine entsprechende
                Umbuchung besorgen kann. Inzahlungnahmen
                von GEWERBEtreibenden Kunden (MwSt-Schluessel
                2:MwSt-abz.) bucht moto-concept NICHT, um
                doppelte Buchungen zu vermeiden. Um Vorsteuer
                beanspruchen zu können, brauchen Sie eine an
                Ihre Geschäfts-Adresse gerichtete Rechnung des
                Fahrzeuggebers mit korrekter MwSt-Ausweisung.
                Diese Rechnung wird wie alle anderen (Neu-)
                Fahrzeug-Rechnungen und Eingangs-Rechnungen
                für Teile von moto-concept NICHT gebucht.

Auf der Rechnung von moto-concept quittierte Zahlungen zur
Entlastung der Offenen Posten bucht moto-concept gegen die
Konten

    Zlg.bar:    (Bargeld)
    Z.unbar:    (EC)

Die Versorgung des Finanzbuchhaltungs-Programms aus den Offenen
Posten enthält folgende Positionen, die NICHT zu den Erlösen
(aus Ihrem Geschäfts-Betrieb) zählen:

                Anzahlungen (Teile-Art 0)
                durchlaufende Posten (TÜV, Abschleppen) (8)
                Agentur-Inkasso (für Fahrzeuggeber)

moto-concept sieht auch hierfür Erlös-Schlüssel vor, die im
wesentlichen die Aufgabe haben, die hier bewegten Umsätze von
tatsächlichen Umsatz-ERLÖSEN zu trennen.

19.8-3c

`FiBu-Schnittstelle (Forts.)`

Kein empfindender Mensch würde sich wohl dazu hergeben, aus jeder
Rechnung jedes Teil und jeden Handgriff auf separate Erlöskonten
zu buchen. Fahrzeuge, Motoren ja, aber jeden Quittungs-Bon?
Jede Position einzeln? Aber über größere Zeiträume macht es
schon Sinn, z.B. Zündkerzen von Helmen und Visieren zu trennen;
weitere Beispiele lassen sich finden.

moto-concept kann das, auch wenn Sie alle Quittungen eines Tages
summarisch buchen. Verwenden Sie dazu das Kassen-Kontrollblatt.

Der freundliche Geist, der Ihre Buchführung besorgt, möge bitte
die Summe aller Quittungen wie oben beschrieben - nur ggf. nach
MwSt-Arten separiert - in einer Zahl pro Tag noch nachbuchen;
ebenso die wenigen Positionen wie Kaffee- oder Blumen-Einkäufe
und Entnahmen aus der Kasse, die Sie z.B. zur Bank bringen.

moto-concept erfaßt bewußt keine Vorkontierung, da dies Aushilfen
i.d.R. überfordern dürfte; hier sollte ein kundiges Auge diese
speziellen Buchungen überwachen.

19.8-3d

`FiBu-Schnittstelle (Forts.)`

Um nun auch für jeden Posten einer Quittung zu vernünftigen
Erlös-Buchungen zu gelangen, erfaßt moto-concept zu jeder
Erlös-Art gleich 2 Erlös-Konten, nämlich eines für Erlöse aus
Handel (Quittungen (11) und Kunden-Aufträge (44)) und ein ggf.
anderes für Werkstatt-Erlöse (Werkstatt-Aufträge (45)).

Das Erfassungs-Programm dazu erreichnen Sie vom Chefzahlen-Menu
über:

        10 Basis-Daten zum Betrieb
         +:Erlös-Arten einrichten und bearbeiten

Hier tragen Sie Sammel- bzw. Abstimm-Konten ein wie folgt:

    Konto/Vk    Die Erlös-Konten zu Verkauf (Handel) tragen
    Konto/Wk    Sie ein unter Konto/Vk, die Erlös-Konten zu
                Werkstatt-Erlösen unter Konto/Wk.
                Haben Sie hierfür nur eine Konto-Nr. vorgesehen,
                so ist diese Konto-Nr. hier bitte zweimal
                einzutragen.

    Konto/GA    Analog verfahren Sie mit der Kontierungs-
                Vorgabe für Ansprüche aus Gewährleistungen
                (GA).

    Konto/IR    Auf dieses Konto buchen Sie eigenen Verbrauch,
                den Ihnen weder ein Kunde noch ein Lieferer
                bezahlt (IR: Intern-Rechnung).

    Konto/VA    Das Kürzel VA steht für verrechnete Anschaffungs-
                und Herstell-Kosten. Jedes ausgefaßte Teil wird
                hier zum mittleren Einkaufspreis, Arbeiten zu
                kalk. Kosten gebucht.

19.8-3e

`FiBu-Schnittstelle (Forts.)`

Zurück zu den Verrechnungs-Konten (Chefzahlen: 19.8.#):

Hier finden Sie in der rechten Spalte die korrespondierenden
Gegenkonten:

                Verkauf         Konto/Vk
                Werkstatt       Konto/Wk
                verr.GA         Konto/GA

                verr.AHK        Konto/VA
                verr.IR         Konto/IR

Sie sehen sofort: Die Summen dieser Verrechnungs-Konten Verkauf,
Werkstatt,... sollten abstimmbar sein mit der Summe der Umsätze
nach MwSt-Arten - wären nicht auch Anzahlungen, durchlaufende
Posten/Agenturen darin enthalten.

In diesen Fällen geben Sie zu diesen Erlös-Arten unter Konto/Vk
bzw. Konto/Wk kein Erlös-Konto (Klasse 4/8) vor, sondern ein
Konto der Klasse 1 (Geld).

Bei den nicht von MwSt betroffenen Posten (durchlaufende Posten,
Agentur-Inkasso) kann moto-concept die entsprechende Umbuchung
direkt gegen die Umsätze ohneUSt besorgen.

Bei Anzahlungen ist dagegen das Konto Ums.Korr erforderlich,
um zunächst die Umsätze reg.USt zu entlasten, und dann in einer
zweiten Buchung das Konto zu erreichen, welches unter Konto/Vk
bzw. Konto/Wk spezifiziert wird (und zwar ohne mit den
Spielregeln der Automatik-Konten a la Datev zu kollidieren).
Einzig zu diesen Zweck braucht es ein Zwischenkonto:

    UmsKorr:    Zwischenkonto zur Umbuchung von (stpfl.)
                Anzahlungen, um die fakturierten Beträge
                nach MwSt-Arten gegen die Umsatz-Erlöse
                abstimmbar zu erhalten, in Datev-Termini:

                Korrektur-Schlüssel: 2
                MwSt-Schlüssel ....: 3 (reg.USt)
                Konten-Kategorie ..: 0 (Sachkonto)
                Konto-Nr. .........: 1xxx

19.8-4

`Was Ihnen zu buchen bleibt`

Wenn Sie bis hierher durchgehalten haben, liefert Ihnen
moto-concept exakte Umsatz-Erlöse zu allen fakturierten Posten,
bis zur letzten Schraube nach Erlös-Arten und Erlös-Bereich
(Verkauf/Handel bzw. Werkstatt) getrennt, und automatisch dazu
die korrespondierenden verrechneten AHK. Das bedeutet

      - abstimmbare Zwischensummen auf Verrechnungskonten
        nach MwSt-Arten und Erlös-Sammelkonten

      - Offene Posten für Kunden und Lieferanten incl.
        Entlastung bar/unbar(EC).

für alle mit moto-concept besorgten Fakturen aus den Programmen
Kassa (11), Kunden-Aufträge (44) und Werkstatt-Aufträge (45).

Was Ihnen zu buchen bleibt:

      - Kassa-Einzahlungen und -Entnahmen (Wechselgeld, Blumen,
        Kaffee, nachträgliche Bar-Zahlung auf offene Rechnung,
        Nachnahmen, Entnahmen an Bank)
        sowie die Summe aller Quittungen eines Tages
        (Quelle: der moto-concept Kassen-Kontrollblatt,
        Chefzahlen-Menu Nr. 19.1)

      - Nachbuchen der margenbesteuerten Fahrzeug-Verkäufe
        Ermittlung/Prüfung der noch zu besorgenden DiffSt;
        (Leitfaden: Auswertung der Fahrzeug-Umsätze,
        Chefzahlen-Menu Nr. 14.5.5 bzw. 14.5.7)

      - Sämtliche Eingangs-Rechnungen einschliesslich derer
        für hereingenommene Fahrzeuge von Gewerbetreibenden
        (Fahrschulen, Händler,...)
        sowie über Teile-Einkauf.

      - Bank-Kontoauszüge

Damit sollte auch die Organisation der automatisch gebuchten
Posten und der noch zu buchenden Belege klar und übersichtlich
geregelt sein.

19.8-5

`Nebenwirkungen`

Mit der Aktivierung der FiBu-Schnittstelle durch Anlegen der
Konto-Vorgaben werden Offene Posten nach Bereitstellung an das
FiBu-System in der Verwaltung von moto-concept gelöscht; damit
wird deren doppelte Übertragung vermieden.

Außerdem werden nur noch Zahlungs-Eingänge (bar/unbar) bei
0:Kasse erfaßt; die Schlüssel 1..9 (Banken) werden damit an
das FiBu-System (Buchen der Konto-Auszüge dort) delegiert.

Sollten vereinzelte nachträgliche Zahlungen in Ihrem Geschäft
geleistet werden, nachdem der zu Grunde liegende Offene Posten
übertragen/gelöscht wurde, erfassen sie diese Zahlung bitte
als Einzahlung in die Kasse per Programm Nr. 46. Notieren Sie
den Kunden und nach Möglichkeit dazu die Rechnungs-Nr.

Diese Buchung ist nicht MwSt-wirksam (MwSt-Schlüssel 0:0,00%);
die MwSt wird ja bereits durch die vorliegende Rechnung
begründet.