/pgoffice H210 11.06.2020

10-0

`ANWENDUNGS-DATEN einstellen und pflegen`


Geschäfts-Adresse................................................  1
    Telefon, Fax, Suchwort, Betriebs-Nr., USt-ID-Nr. ............  2

USt-Sätze erfassen und pflegen ..................................  3
    Start-Datum .................................................  3
    Umsatzsteuer-Schlüssel und -Prozentsätze ....................  3
    Umsatzsteuer-Variationen im Jahr 2020 .......................  3

Erlös-Arten erfassen und pflegen ................................  4
    die Bedeutung der Erlös-Arten ...............................  4
    ein Katalog von Erlös-Arten * Beispiel ......................  4a
    Löschen und Umbuchen von Erlös-Arten ........................  4b
    Betriebs-Vergleiche nach verschiedenen Konten-Modellen ......  4c
    Tips ........................................................  4d

Archiv-Sperre prüfen/lösen ......................................  5
    die Bedeutung der Archiv-Sperre .............................  5
    Störungen der regulären Verarbeitung und Bereinigung ........  5

Daten der Anwendung protokollieren ..............................  6

Kennwort-Schutz für Chefzahlen ..................................  7

10-1

`ANWENDUNGS-DATEN einstellen und pflegen`

Sie erreichen das Programm jederzeit über das Chefzahlen-Menu unter der Programm-Nr. 10. (Für das Hauptgeschäft wird die Anwender-Nr. 0000 fest eingestellt.) Das Programm leitet über zu den Erfassungs-Programmen für die USt-Hebesätze und den Katalog der Erlös-Arten, und zwar über die Funktion ?:Auswertung/Organisation der Buchungen. Ferner finden Sie dort Gelegenheit, die Daten der Anwendung zu protokollieren bzw. den Zugang zu sensiblen Betriebs-Daten durch Aufgabe eines selbstgewählten Kennworts zu kanalisieren.

`Geschäfts-Adresse`

Die Geschäfts-Adresse wird in der Form eines Brieffensters
dargestellt. In aller Regel handelt es sich wohl um eine Firma;
diese Art der Anrede codiert moto-concept mit der Ziffer 0.
Den Namen und die Branche der Firma notieren Sie bitte in den
beiden folgenden Zeilen, die Straßen-Adresse in der dritten
Zeile. Ihnen stehen jeweils 20 Zeichen pro Zeile zur Verfügung.

Aus systematischen Gründen empfehlen wir, das Länderkennzeichen
(D) stets zu schreiben, nicht zu löschen. Das hier eingetragene
Länderkennzeichen wird später in Kunden-Schreiben wie z.B. in
Rechnungen ausgeblendet, wenn die Kunden-Adresse mit demselben
Länderkennzeichen ausgestattet ist (Inlands-Adressen).

Für Postleitzahl und Orts-Namen sind zwei separate Eintragungen
mit jeweils 6 bzw. 20 Zeichen vorgesehen.

10-2

`Telefon, Fax, Suchwort, Betriebs-Nr., USt-ID-Nr.`

Unter Telefon, Fax, Suchwort, Betriebs-Nr. und USt-Ident-Nr.
können Sie die entsprechenden Angaben zu Ihrer Firma eintragen;
moto-concept benötigt diese Angaben derzeit für keine weitere
Verarbeitung und speichert diese Informationen bis auf weiteres
nur nachrichtlich:

- Die Eintragung Suchwort versteht sich als Firmen-Kurzname von
  maximal 6 Stellen Länge.

- Die Betriebs-Nr. ist eine 8-stellige Zahl, die das für Ihren
  Betrieb zuständige Arbeitsamt vergibt.

- Die USt-Ident-Nr. legt das Finanzamt fest.



Nach dem Erheben einer neuen Anwendungs-Adresse erinnert das
Programm an die Festlegung der USt-Prozentsätze, die für eine
korrekte Fakturierung unverzichtbar sind. Ferner erhalten Sie
Gelegenheit, für die in Ihrem Betrieb erbrachten Leistungen
Erlös-Arten festzulegen und so die erbrachten Leistungen für
statistische Zwecke sinnvoll zu bündeln und zu gliedern.

10-3

`USt-Sätze erfassen und pflegen`

Sie erreichen das Programm jederzeit über das Chefzahlen-Menu unter der Programm-Nr. 10; von dort weiter mit den Schritten ?:Auswertung/Organisation der Buchungen, 5:USt-Prozentsaetze.

`Start-Datum`

Das Start-Datum bezeichnet den Tag genau, ab dem (einschl.) die zu diesem Datum notierten Prozentsätze gelten. Diese Prozentsätze werden auch für die Zeit nach dem Start-Datum verwendet und zwar so lange, bis zu einem später liegenden Start-Datum andere Prozentsätze angegeben werden. Für die Zukunft festgelegte neue Prozentsätze können vorgetragen werden. moto-concept wählt die aktuell verwendete Zeile anhand des lfd. System-Datums aus.

`Umsatzsteuer-Schlüssel und -Prozentsätze`

moto-concept unterscheidet 10 USt-Schlüssel, nämlich 0..9. Der USt-Schlüssel 0 ist fest mit 0,00% verbunden; regulär ist der USt-Schlüssel 1 verbunden mit dem vollen USt-Prozentsatz und der USt-Schlüssel 2 verbunden mit dem ermäßigten Prozentsatz. Die USt-Schlüssel 3..7 sollten mit dem vollen USt-Prozentsatz, der USt-Schlüssel 8 mit dem ermäßigten Satz der Vorperiode und der USt-Schlüssel 9 mit dem vollen Prozentsatz der Vorperiode ausgestattet werden. moto-concept bezieht sich auf den Prozentsatz zum USt-Schlüssel 3 bei AT-Teilen, auf den Prozentsatz zum USt-Schlüssel 4 bei den Berechnungen im Zusammenhang mit der Differenz-Besteuerung. Die übrigen USt-Schlüssel sind für eine spätere Verwendung reserviert. Bitte prüfen bzw. ergänzen Sie die Prozentsatz-Tabelle anhand der nachstehenden Aufstellung und folgenden gesetzl. Änderungen. USt-Prozentsätze ab Datum voller Satz erm. Satz -------------------------------------------------- 01.01.1968 10,00 % 5,00 % 01.07.1968 11,00 % 5,50 % 01.01.1978 12,00 % 6,00 % 01.07.1979 13,00 % 6,50 % 01.07.1983 14,00 % 7,00 % 01.01.1993 15,00 % 7,00 % 01.04.1998 16,00 % 7,00 %

`Umsatzsteuer-Variationen im Jahr 2020`

Die Änderungen der Umsatzsteuer sind hier erklärt.

10-4

`Erlös-Arten erfassen und pflegen`

Sie erreichen das Programm jederzeit über das Chefzahlen-Menu unter der Programm-Nr. 10; von dort weiter mit den Schritten ?:Auswertung/Organisation der Buchungen, 6:Erlös-Arten.

`die Bedeutung der Erlös-Arten`

moto-concept repräsentiert die unterschiedlichen Erlös-Arten
Ihres Betriebs durch verschiedene dreistellige Schlüssel-Zahlen.
(Sie können das System der Erlös-Arten vergleichen mit der Vor-
gehensweise in einer elektrischen Speicherkasse; dort wird jeder
Umsatz einem bestimmten Speicher zugewiesen und dort saldiert.
Am Tages- oder Monats-Ende können dann diese Speicher angezeigt
und so die Verteilung des Gesamt-Umsatzes z.B. auf Warengruppen
untersucht werden. Jede Speicher-Nr. steht für eine Erlös-Art.)

Die Erlös-Art ermöglicht, Umsatz-Erlöse (und diesen gegenüber-
stehende Einstandspreise/Kosten) aus verschiedenen Ursachen
zusammenzuführen. moto-concept bietet div. Umsatz-Statistiken
u.a. zu Fahrzeugen, Teilen und Arbeiten. Diese Statistiken
dokumentieren die Umsätze dieser Leistungs-Bereiche getrennt
und sehr tief differenziert bis hinunter zum einzelnen Ersatz-
Teil, berichten jedoch stets nur über eine Umsatz-Kategorie.
Eine verdichtete Darstellung ist nur bedingt möglich, da z.B.
die Teile-Statistik weder Fahrzeug-Umsätze noch Umsätze aus
Werkstatt-Arbeiten kennt. moto-concept kann diese Zusammen-
fassung jedoch automatisch leisten, wenn in jeder Karteikarte
(sowohl bei Fahrzeugen wie auch bei Teilen und Arbeiten) eine
Erlös-Art eingetragen ist, die bei der Rechnungs-Erstellung
bestimmt, welchem Bereich Kosten und Umsatz zuzuordnen sind.

Der folgende Entwurf soll zeigen, wie Sie die Erlöse aus den
verschiedenen Bereichen Ihres Geschäfts automatisch zu einer
sinnvollen Übersicht verdichten (lassen), indem Sie einfach
in ALLE von moto-concept verwalteten Karteikarten die drei-
stelligen Schlüsselzahlen eintragen. Sie können daraus Ihren
eigenen Katalog der Erlös-Arten ableiten, indem Sie diesen
Entwurf straffen oder ergänzen und so auf die Erfordernisse
Ihres Betriebs abstimmen.

Mit diesem Programm erfassen Sie die in Ihrem Betrieb gültigen
Schlüssel-Nummern und deren Bedeutung (Text). Die Eintragungen
unter Konto/xx haben nur Bedeutung zusammen mit etat-concept;
sie sind sonst gesperrt bzw. werden als Null (0000) angezeigt.

10-4a

`ein Katalog von Erlös-Arten * Beispiel`

1xx - 1. Markenlinie
12x - Fahrzeuge
121 - Fahrzeuge - neu
122 - Fahrzeuge - aus Vorführungen
123 - Fahrzeuge - gebraucht
128 - Fahrzeuge - Agenturen
14x - Teile
141 - Originalteile
142 - AT-Teile
143 - Verschleißteile
147 - Zubehör
16x - Arbeiten
161 - Arbeiten an Motor und Getriebe
162 - Arbeiten an Karosserie/Verkleidung (Spengler-Arbeiten)
163 - Elektro-Arbeiten
164 - Lackier-Arbeiten
2xx - 2. Markenlinie
22x - Fahrzeuge
24x - Teile
26x - Arbeiten
7xx - Zubehör
71x - Zubehör von XXX
711 - mechanisches Zubehör
713 - elektrisches Zubehör
714 - individuelles/zierendes Zubehör
72x - Zubehör von YYY
73x - Zubehör von ZZZ
79x - div. Zubehör anderer Lieferanten
8xx - Bekleidung
81x - Bekleidung von XXX
811 - Lederkombis
812 - Helme
814 - Freizeit-Kleidung
82x - Bekleidung von YYY
83x - Bekleidung von ZZZ
89x - div. Bekleidung anderer Lieferanten
9xx - Sonderpositionen
904 - Kleinmaterial-Pauschalen
906 - Gebühren f. Kostenvoranschläge
980 - Preisnachlässe - Rabatte in % der Auftrags-Summe
981 - Anzahlungen auf Fahrzeuge
987 - Anzahlungen auf Teile
988 - durchlaufende Posten
989 - Kaution

10-4b

`Löschen und Umbuchen von Erlös-Arten`

Ab Version 27.0 sieht moto-concept nicht nur vor, nicht (mehr)
benötigte Erlös-Arten (Schlüssel-Nrn.) zu löschen, sondern sieht
durch Bestimmen einer Nachfolge-Nr. auch Umbuchungen vor.

Dies geschieht in der gleichen Art und Weise wie bei den
Änderungs-Diensten zu Kunden, Kunden-Fahrzeugen, Teilen, etc.:

Wählen Sie die aufzulösende Erlös-Art an, danach *:loeschen.
Fassungen moto-concept vor Version 27.0 erfragten eine erneute
Bestätigung und löschten dann lediglich den zur Erlös-Art
notierten Text (Titel).

Ab moto-concept Version 27.0 steht diese Funktion ebenfalls zur
Verfügung. Sie ist jedoch nunmehr MIT ÄUSSERSTER VORSICHT zu
verwenden, da Sie auch sämtliche hierzu gespeicherten Umsätze
und Erlöse unwiederbringlich löschen würde.

Bestimmen Sie stattdessen ausschließlich eine neue Erlös-Art
(Nachfolge-Nr.), auf die die Umsätze und Erlöse der alten
Erlös-Art umgebucht werden sollen. Dabei kann sowohl eine neue
Erlös-Art eingerichtet, wie auch die Umsätze und Erlöse einer
bereits bestehenden Erlös-Art zugeschlagen werden.

Vor umfangreichen Umgestaltungen sollten Sie sich mit einer
Daten-Sicherung nicht zuletzt auch vor sich selbst schützen!

Bitte beachten Sie, daß hierdurch NICHT die in Bestands-
Fahrzeugen, Arbeiten und Teile-Karteikarten notierten Erlös-
Arten automatisch mit umgesetzt werden; hierfür finden Sie
automatisierte Pflege-Funktionen über die Programm-Nrn.

        20  Stammdaten-Erfassung und -Recherche
        50  Zusatzdienste
        58  Dienste zur Kartei-(Re)Organisation

Eine Automatik hier könnte zu unerwünschten Nebenwirkungen
führen. Durch die Entkopplung in Einzelschritte können Sie auch
z.B. bisher pauschal notierte Erlöse einer Erlös-Art 140 (evtl.
Teile-Umsätze der Marke 1) umbuchen zur Erlös-Art 149, etwa
um alte Umsätze aus Vorjahren hier für Vergleichszwecke zu
"parken". Danach legen Sie die Erlös-Arten 141 für Verschleiß-
Teile, 142 für Assecoires, 143 für... separat an und tragen
diese verschiedenen Erlös-Arten in die Teile-Karteikarten ein,
indem Sie diese z.B. nach Rabatt-Gruppen filtern.

10-4c

`Betriebs-Vergleiche nach verschiedenen Konten-Modellen`

Alternativ zum bereits verfügbaren Erlös-Bericht können Sie die
darin enthaltenen Daten nach bis zu drei alternativen Konten-
Plänen umordnen und so nach anderen Kriterien zusammenstellen
lassen.

Bietet ein Hersteller/Importeur seiner Handels-Organisation
eine Vorgabe, so unterscheidet er meist nur grob zwischen "wir"
und "Rest der Welt" - verständlich vielleicht, aber für einen
Händler mit mehreren starken Marken vielleicht doch nicht ganz
zuende gedacht.

moto-concept bietet ab Version 27.0 drei alternative
Varianten, so daß von Anfang an mindestens drei starke
Sortimente parallel auf die jeweiligen Lieferer-Offerten
abgestimmt werden können. (Bei Noch-Mehr-Bedarf bitte melden!)

Der Erlös-Bericht bleibt als vierte Auswertung wie gewohnt
verfügbar. Alle diese Auswertungen können bei
moto-concept /pgoffice pro windows mit Balken-Diagrammen ergänzt
werden.

Wie's geht? Gehen Sie Ihre bisher definierten Erlös-Arten durch
und schreiben Sie die alternative Kontierung zum jeweiligen
Händler-Betriebs-Vergleich dazu. Rufen Sie den HBV-Bericht ab.

10-4d

`Tips`

Bringen Sie Anzahlungen, Kautionen etc. ans Ende (oder an den
Anfang) des Erlösarten-Katalogs. So können Sie diese Positionen
aus einem Erlös-Bericht durch entsprechend eingegrenzten Abruf
(von/bis Erloes-Art) ausblenden.

Beispiele für weitere (fiktive) Teile, mit denen Sie Auftrags-
Typen zählen, Rabatte oder Zuzahlungen bewältigen, finden Sie
im Artikel Nr. 27 zur Verwaltung des Teile-Lagers.

Ein gedrucktes Verzeichnis der hier angelegten Erlös-Arten
wie auch die Auswertung Erlös-Bericht erreichen Sie aus diesem
Programm mit der Funktion  ?:Recherche/Dok  bzw. aus dem
Chefzahlen-Menu über die Programm-Nr. 19, Abruf-Ziffer 9.

10-5

`Archiv-Sperre prüfen/lösen`

Sie erreichen das Programm jederzeit über das Chefzahlen-Menu unter der Programm-Nr. 10; von dort weiter mit den Schritten ?:Auswertung/Organisation der Buchungen, 7:Archiv-Sperre.

`die Bedeutung der Archiv-Sperre`

moto-concept zeichnet Fakturen und ähnliche Drucke in einem Archiv-Bestand auf, u.a. um solche Drucke, falls verlorenge- gangen oder beschädigt, eine Zeit lang nachdrucken zu können. Um mehrere konkurrierend arbeitende Abrechnungs-Programme zuzulassen, die in ein gemeinsames Archiv protokollieren, aber andererseits sicherzustellen, daß nicht das eine Programm die Aufzeichnungen des anderen konkurrierenden stört, können diese Programme das Archiv vorübergehend gegeneinander verriegeln. Bei regulärer Verarbeitung wird diese Sperre automatisch wieder aufgehoben, sobald dies wieder zulässig (und unschädlich) ist.

`Störungen der regulären Verarbeitung und Bereinigung`

Wird die Verarbeitung jedoch durch außergewöhnliche Umstände
gestört, z.B. durch (Strom-) Ausfall eines Computers, der in
diesem Augenblick das Archiv für seine Belange gesperrt hielt,
kann es vorkommen, daß die Archiv-Sperre nicht mehr automatisch
wieder aufgehoben werden kann. Die Folge wäre dann, daß keine
Rechnungen mehr geschrieben werden, weil die erstellenden
Programme die Archiv-Sperre nicht mehr überwinden können.

In einem solchen Fall können Sie mit diesem Programm prüfen, ob
die Archiv-Sperre aktiviert ist (und als Grund für ausbleibende
Rechnungen überhaupt in Frage kommt). Stellen Sie in einem sol-
chen Fall zunächst sicher, daß möglichst keine konkurrierenden
Arbeiten an anderen Arbeitsplätzen stören oder gestört werden
können: schließen Sie moto-concept dort überall ab, so daß nach
Möglichkeit nur ein einziger Arbeitsplatz moto-concept nutzt.

Von diesem Arbeitsplatz lösen Sie sodann die Archiv-Sperre.
Ist dies nicht möglich, kann die Ursache in einer gestörten
Kommunikation im Netzwerk, d.h. außerhalb moto-concept liegen:
Fahren Sie in derart hartnäckigen Fällen ALLE Computer herunter,
ggf. bis zum elektrischen Aus, und starten Sie das gesamte
Netzwerk von Anfang an neu. Danach sollte die Archiv-Sperre
lösbar sein, und Sie sollten an allen Arbeitsplätzen die
reguläre Arbeit mit moto-concept wieder aufnehmen können.

10-6

`Daten der Anwendung protokollieren`

Sie erreichen das Programm jederzeit über das Chefzahlen-Menu
unter der Programm-Nr. 10; von dort weiter mit den Schritten
?:Auswertung/Organisation der Buchungen, 8:Daten der Anwendung
protokollieren.

Sie können den Druck zu Ihrer Bildschirm-Anzeige umleiten mit
der Funktion  -:Druck/Anzeige  VOR Anwahl der Abruf-Ziffer 8.

Das Programm zeigt die derzeit eingestellte Geschäfts-Adresse
an und wartet auf eine Bestätigung des Abrufs (+:OK); danach
werden die Basis-Daten der Anwendung und die USt-Hebesätze so,
wie sie aktuell verwendet werden, protokolliert.

Eine gedruckte Aufstellung der gültigen (eingerichteten) Erlös-
Arten erhalten Sie über das Verwaltungs-Programm dazu (s.o.).

10-7

`Kennwort-Schutz für Chefzahlen`

Sie erreichen das Programm jederzeit über das Chefzahlen-Menu
unter der Programm-Nr. 10; von dort weiter mit den Schritten
?:Auswertung/Organisation der Buchungen, 9:Kennwort-Schutz.

Die Chefzahlen sind ggf. Daten, die nicht allgemein zugänglich
sein müssen oder sollen.

Durch Eintragen eines Kennworts schränken Sie die Benutzung
dieser Programm-Gruppe ein auf diejenigen Personen, die das
hier hinterlegte Kennwort wissen. Das gilt ebenso für dessen
Änderung, d.h. Festlegung eines neuen Kennworts: Um diese
Programm-Funktion verwenden zu können, muß Ihnen das derzeit
geltende Kennwort bekannt sein.

Bei Auslieferung einer neuen Installation von moto-concept ist
das Kennwort BOSS vorgetragen. Aus technischen Gründen kann es
bei bestimmten Programm-Ergänzungen (neue Versionen/Updates)
zu moto-concept vorkommen, daß das Kennwort auf BOSS zurückge-
setzt werden muß.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, daß wir Ihnen NICHT helfen
können, wenn Sie das von Ihnen eingetragene Kennwort vergessen;
wir kennen es ja auch nicht, haben es nicht einmal erdacht.

Daher empfehlen wir, ein solches Kennwort einer Person Ihres
Vertrauens mitzuteilen. Denken Sie auch an Ihre Urlaubs-Zeit,
während der Sie jemand vertreten soll, um einigermaßen termin-
gerecht Abschluß-Zahlen zum Monats- oder Jahres-Ende abzurufen.

Und lassen Sie Notiz-Zettel zur Gedächtnis-Stütze nicht einfach
irgendwo herumliegen; ein guter Platz dafür ist möglicherweise
(sofern noch vorhanden) in Ihrer Brieftasche.