/pgoffice PGH2UJ 04.05.2004

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`H2U190/2000DEC06`

Sehr geehrte Damen und Herren, Sie erhalten hiermit eine Programm-Ergänzung zu moto-concept, mit der sowohl bestehende Funktionen ergänzt als auch neue Funktionen einge- führt werden sollen. Wir wünschen uns, daß möglichst viele Punkte für Sie von Nutzen sind und die Arbeit mit dem System erleichtern. ********************************************************************* * Bitte nehmen Sie sich die Zeit, diese Zeilen sorgfältig zu lesen. * ********************************************************************* Die Version moto-concept 19.0 bringt diese Ergänzungen und Neuerungen: - Bereinigung/Ergänzung: Teile erfassen + aendern (Einkaufs-Preise) Archiv/Fahrzeug-Zugang, Fahrzeug-Umsatzberichte, Rabatt-Gruppen - ET-Dispo/Order: T:Tages-Bestellung automatische Übermittlung auch an Harley-Davidson, Joh.J.Matthies - ETK-Integration: jetzt 14 Systeme neu hinzugekommen ist diesmal die Technik-CD Mike. - Umsatz-Statistiken und Erlös-Bericht verbesserte Bewertung/Darstellung von Gewährleistungen (GA) - Teile-Hitliste - TOP 100: Ihre Umsatz-Renner neu: VIP-Report (TOP 100 Kunden), frei einstellbarer Berichts-Monat in den Umsatz-Statistiken zu Kunden, Kunden-Fahrzeugen, Lieferanten - Druck von Adress-Etiketten: wahlweise Endlos-Bahn/Einzel-Blatt - ET-Preispflege: Hersteller-Pr. f. Teile-Lager ohne Protokoll-Druck - Windows ME: moto-concept /pgoffice arbeitet auch hier Internet: Ihre aktuelle Fahrzeug-Ausstellung zu Ihrer Homepage Studie: Teile-Shop/Schnäppchen-Markt - EURO: Test-Vorlauf und verbindliche Umstellung. Für unsere Dokumentation wollen Sie bitte dieses Blatt gegenzeichnen (Firmenstempel und Datum) und mit der Diskette an uns zurücksenden.

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`VORBEREITUNG:`

Vor der Übernahme der neuen Programme rufen Sie bitte im bisherigen alten Systemzustand ab (diese Daten werden ggf. NICHT übernommen): - alle wartenden Gewährleistungs-/ Kulanz-Anträge (48.7) - Kassen-Bericht >>> s.u. Chefzahlen (Nr. 19) - Rechnungs-Journal >> jeweils in der Fassung - alle übrigen Journale: >>> 1:Abschluss-Bericht GA, KA, Interne Rechnungen Bank/Zahlungs-Journal Zu Beginn sollten Sie eine Daten-Sicherung betreiben. Erst dann (!) sollten Sie den neuen Programmstand übernehmen. PROGRAMM-ÜBERNAHME Schliessen Sie moto-concept an ALLEN Arbeitsplätzen ab (GAME OVER), und sorgen Sie bitte dafür, daß während der Programm-Übernahme KEIN anderer Arbeitsplatz mit moto-concept gestartet/betrieben wird als der am sog. moto-concept Server (Haupt-Gerät, Leit-Rechner). Bringen Sie diesen Rechner in den Zustand wie VOR dem Start von moto-concept (Tastenfolge * <Enter>). Die letzte Anzeige auf dem Bildschirm sollte sein: C:> Unter Windows9X bietet die DOS-Eingabeaufforderung mit dort eingestelltem Laufwerk C: entsprechendes (BITTE NICHT IM DOS-MODUS NEU STARTEN). Verwenden Sie die Diskette nur im sog. moto-concept Server. Laden Sie nun bitte die Programm-Diskette. Danach geben Sie bitte exakt (!) ein ............: A:PGOGEN <Enter> Bitte achten Sie darauf, dass Sie kein Leerzeichen einfügen; das zweite Zeichen ist ein Doppelpunkt. Ihr Computer beginnt mit einer Lese-Prüfung der Diskette, um bei einer Beeinträchtigung der Dis- kette auf dem Transport noch abbrechen zu können (Diskette entladen und <Ctrl>+C bzw. <Strg>+C). Danach startet automatisch ein Programm zur Anpassung Ihrer Daten an den neuen Programm-Stand. Die durchlaufende Anzeige des Programms ist für Sie ohne Bedeutung, sie war allerdings hilfreich beim Erstellen und Testen des Programms - bei längeren Pausen bitte etwas Geduld. Nach erfolgreichem Programm-Ende empfehlen wir dringend eine erneute Daten-Sicherung, besser sogar zwei, damit nun bald sämtliche Daten- träger in Ihrem Haus die neuen Aufzeichnungen führen. Das Übernahme-Programm prüft, ob es in Ihrer Installation auf dem richtigen Stand aufbaut. Bei Unstimmigkeiten erhalten Sie einen ent- sprechenden Hinweis, den Sie uns dann bitte wissen lassen (Fax).

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`moto-concept Version 19.0`

Die meisten Änderungen sind eher unspektakulär und aus der Praxis umgesetzte Anregungen und Erkenntnisse:

`Bereinigung`

Zunächst ist von der wohl gelungenen Korrektur dreier Fehler zu berichten: Der eine betrifft Programm Nr. 27:Teile erfassen. Hier wurden u.U. Einkaufspreise aus der Gesamt-Preisliste zunächst ange- zeigt und im Laufe der folgenden Bearbeitung wieder gelöscht - je nach Markenlinie wohl doch sehr nervig. Der andere fand sich im Programm Nr. 48.8:Archiv. Beim Zugriff nach Fahrzeug-Ident-Nr. wurden teilweise mehr Vorgänge tabellarisch angeboten als danach beim Aufblättern eingesehen werden konnten - das Aufblättern zeigt sich nunmehr erfolg- reicher. Im Umsatz-Bericht über verkaufte Fahrzeuge berichtete die Summe jeweils "excl. Agentur". Das stimmte auch - bei einer Sortierung nach Status/Modell. Bei anderer Sortierfolge, z.B. nach Ident- Nr., wurden die Agentur-Umsätze mit aufsummiert. Jetzt nicht mehr, jetzt stimmt die Summierung auch hier. Diese Beispiele zeigen, daß Programme nach wie vor von Menschen gemacht werden, deren handwerkliches Geschick gelegentlich Grenzen erfährt, die man sich weiter wünschen möchte - wir bitten um Nachsicht.

`Rabatt-Gruppe`

Die Rabatt-Gruppen von Matthies und Zupin sind im Original z.T. 3-stellig numerisch und können nunmehr auch in dieser Form unmittelbar im Programm Nr. 23 als Rabatt-Gruppe zu diesen Lieferanten geschrieben werden. Sie werden dann automatisch umgesetzt in die von moto-concept dafür vorgesehenen 2-stelligen alpha-numerischen Rabatt-Gruppen. Dies ist aus technischen Gründen noch eine Weile erforderlich; Sie erhalten zu jeder so umgesetzten Schreibweise einen entsprechenden Hinweis angezeigt.

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`ET-Dispo/Order`

Die für neue Posten automatisch vorgetragene Terminierung wird auf T:Tages-Bestellung normiert, d.h. alle Programme schlagen diese Terminierung sowohl vor bei der Teile-Dispo aus der lfd. Auftrags-Position wie als Vorgabe bei der Teile-Disposition via Programm Nr. 41/33 (hier bisher "M").

`automatische Order-Übermittlung`

Zu den bereits vorhandenen Daten-Linien zur automatischen Weiterleitung von Teile-Bestellungen via Internet kommen mit moto-concept Version 19.0 hinzu: Harley-Davidson (HDE-NET) und Joh.J. Matthies (JM Online). JM Online soll möglichst bald die derzeit vorgesehene ET-Order per BTX ablösen. Aus diesem Grund löscht das Überleitungs- Programm mit Installation der moto-concept Version 19.0 evtl. in Ihrem System eingetragene BTX-Parameter für Joh.J. Matthies. Unter derselben Aufruf-Nr. (93.63.?) erreichen Sie nun die aktuelle Internet-Alternative für JM Online.

`ETK-Integration`

Ebenfalls integriert wurde von Joh.J. Matthies die Technik- Information (CD-ROM) Mike. Damit nutzt moto-concept die Teile-Informationen aus folgenden elektronischen-Katalogen: Aprilia BMW Honda Kawasaki KTM Marine Power Mike MultiCat NMC Piaggio Suzuki Auto Suzuki Motor TECDOC Wirtgen InfoDat Yamaha

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`Umsatz-Statistiken + Erlös-Bericht`

In diesen Auswertungen werden Umsatz-Erlöse und Einstands- Preise gegenübergestellt und als Roherlös nach Betrag und in Prozent des Umsatzes dargestellt. Weitere Kosten aus Intern-Leistungen belasten den Erfolg und schmälern demzufolge den verbleibenden Roherlös. Bisher wurden auch Gewährleistungen (GA) in dieser Weise dargestellt, also "worst case", wie für den Fall, daß sämtliche Gewährleistungs-Anträge abgewiesen würden. Die neue Darstellung ab moto-concept Version 19.0 stellt GA-Leistungen so dar, daß sowohl die Kosten als auch die regelmäßig zu erwartende Erstattung als Umsatz zum Einstands- Preis angerechnet werden. Für eine statistische Würdigung erscheint dies der Wirklichkeit hinreichend nahe zu kommen, gelegentliche Ablehnungen und unterschiedliche Gutschriften (Einkaufspreis zuzüglich bzw. UPE abzüglich x,xx Prozent), die verschiedene Lieferanten/Importeure hier praktizieren, bleiben unberücksichtigt. Die Darstellung in den Umsatz-Berichten, Teile-Hitlisten bzw. im Erlös-Bericht sei an diesem Beispiel verdeutlicht: Regulärer Verkauf: 10 Teile a netto VK 100,00/netto EK 80,00 Umsatz Roherloes Erl%/U regulärer Verkauf: 1000,00 200,00 20,0 Der gezeigte Roherlös ist die Differenz von 1000,00 Umsatz abzüglich 800,00 Kosten. Diese 200,00 sind 20,0% des erzielten Umsatzes. Verbauen Sie 1 Teil zusätzlich mit INTERNER Kosten-Übernahme (Händler-Eigengarantie), bedeutet dies: KEIN UMSATZ mit dem Kunden, wohl aber die Kosten zur Bereitstellung: Umsatz Roherloes Erl%/U Interne Leistung: IR 100,00- 80,00- 12,0 Die Auswertung weist den hier entgangenen Umsatz von 100,00- (negativ) aus. Durch die zusätzliche Kostenlast von 80,00 (insges. also 880,00) sinkt der Roherlös auf 120,00; das sind nur noch 12,0% vom insgesamt realisierten Umsatz.

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`Umsatz-Statistiken + Erlös-Bericht (Forts.)`

Bei Gewährleistungs-Positionen geht die Darstellung davon aus, daß Sie (gemittelt) Ihre Kosten erstattet bekommen. Demnach entgeht Ihnen die Preisdifferenz zwischen dem regulären Umsatz und den zugehörigen Kosten (100,00 - 80,00), Umsatz Roherloes Erl%/U Gewährleistung: GA 20,00- - 11,1 Allerdings steigert der Kosten-Betrag sowohl den (hier mit dem Lieferer) erzielten Umsatz (auf 1080,00) wie auch die damit verknüpften Kosten (von 880,00 auf 960,00). Die Differenz zwischen insgesamt erzieltem Umsatz und damit verbundenen Kosten (1080,00 - 960,00) ist zwar nach wie vor 120,00, jedoch ist der Erlös-Prozentsatz auf nunmehr 11,1% gesunken. Würden Sie ein bestimmtes Teil ausschließlich im Zusammenhang mit Gewährleistungen verbauen, würde diese Darstellung keinerlei Erlös ausweisen (0,0%). Dieses gelegentlich als "Geldwechseln" bezeichnete Verfahren trübt also nicht den Erlös in barer Münze, wohl aber etwas den Erfolg, der möglich gewesen wäre, hätte die investierte Mühe zu regulärem Kunden-Umsatz geführt. Bezogen auf die einzelne Katalog-Position ist diese Aussage selten von besonderem Wert (außer darauf hinzuweisen, DASS hier solche Posten vorkamen), wohl aber in der Entwicklung summarischer Aussagen über (Teil-) Sortimente. Bei Arbeiten treten an die Stelle der Bezugskosten (Einkaufs- Preise) die in der jeweiligen Karteikarte hinterlegten kalk. Kosten. Die Kalkulation dieser Kosten sollte also gelegentlich aktualisiert werden, um auch hier allzuweit von der Realitätsentwicklung abweichende Aussagen zu vermeiden.

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`Teile-Hitliste - TOP 100`

Der Abruf dieser Auswertung aus dem regulären Programm-Bereich (Programm-Nrn. 38.6 bzw. 87.3.6) wird fest eingestellt auf die Auswertung nach 0:Umschlags-Menge. Zur Betrachtung der TOP 100 Teile nach Umsatz bzw. Erlös wählen Sie bitte den Abruf aus dem Chefzahlen-Menu unter Nr. 17.3.6.

`VIP Report (Top 100 Kunden)`

Analog zur Teile-Hitliste bietet moto-concept jetzt auch eine Auswertung über die 100 umsatzstärksten Kunden bzw. eine entsprechende Betrachtung der mit diesen Freunden erzielten Erlöse. Wählen Sie dazu aus dem Chefzahlen-Menu Prg.-Nr. 11.6. Das Programm bietet einen in Monats-Schritten frei einstellbaren Berichts-Zeitraum und eine Analyse nach Netto-Umsatz, Netto- Roherlös und Roherlös in Prozent bezogen auf den Umsatz. Die Auswertung kann bei Bedarf zurückdatiert werden bis zu einem Termin nach Installation von moto-concept Version 15.0. Allerdings ist für den so erreichbaren Zeitraum nur die Aussage über Umsätze verwertbar; die Erlöse werden fälschlicherweise auch mit Beträgen aus Inzahlungnahmen belastet. Mit Einsatz von moto-concept Version 19.0 werden die DANACH aufgezeichneten Daten richtig dargestellt.

`Umsatz-Statistiken zu Kunden, Kunden-Fahrzeugen und Lieferanten`

Die bisher hier jeweils unter der Abruf-Ziffer 5 angebotenen Statistiken bleiben im Layout grundsätzlich erhalten. moto-concept in Version 19.0 bringt nun auch für die Umsatz- Statistik zu Kunden, Kunden-Fahrzeugen und Lieferanten die freie Einstellbarkeit des Berichts-Monats, d.h. auch hier wie bei Teilen und Arbeiten die Möglichkeit, zurückzudatieren und ältere Daten zu reproduzieren. Die hier verwendeten Berichtsdaten werden intern bereits zusammengetragen ab Einsatz der Version moto-concept 15.0, die wir per Mitte 1999 bereitstellten. Eine kleine Abweichung findet sich in der Fahrzeugstatistik; hier "vergaß" das Programm für den vergangenen Zeitraum die Kleinmaterial- Pauschale, diese Lücke wird mit dem Einsatz der Version 19.0 geschlossen (für statistische Betrachtungen wohl ohne Belang). Die Darstellung dieser Auswertung durch Gegenüberstellung eines laufenden Monats, des laufenden Jahres und das Vorjahres blieb unverändert weil bewährt. Rufen Sie diese Auswertung zum Ultimo eines Monats ab, ändert sich für Sie nichts wesentliches. Durch die jetzt erschlossene Möglichkeit des Zurückdatierens können Sie den Abruf auch an einem bequemeren Tag danach nachholen, OHNE dadurch die genaue Zuordnung zum jeweiligen Monat anzutasten. Damit ist diese Präzision und die Möglichkeit einer späteren Reproduktion nun in allen Statistiken dieser Art verfügbar.

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`Druck von Adress-Etiketten`

Bisher waren lediglich 1..4-bahnige ENDLOS-Etiketten vorgesehen und zwar im Format 100 mm x 36,1 mm; das sind üblicherweise 2 Etiketten nebeneinander und 8 untereinander auf einer Bahnlänge von 12 Zoll (Endlos-Faltung). Hinzu kommt mit Version 19.0 die Möglichkeit, EINZELBLATT- Etiketten z.B. für Laser- oder Tinten-Drucker zu verwenden: Das Programm ist hierzu ausgelegt für Etiketten 96 mm x 42,3 mm, d.h. 2 Etiketten nebeneinander und 6 untereinander auf einem Blatt im Format DIN A4 (z.B. Avery Zweckform Nr. 4743/4781). Wählen Sie in diesem Fall zum Etiketten-Format statt der Ziffern 1..4 den Schlüssel-Buchstaben B. Unverändert weisen wir weiterhin auf die Alternative hin, Werbe- Aussendungen OHNE Etiketten-Kleberei so zu organisieren: Lassen Sie im Werbeblatt ein Adress-Fenster an der Position nach DIN frei und drucken Sie mit moto-concept einen "Brief" darüber, der lediglich aus ca. 10 Leerzeilen und der Einblendung der Adresse (ohne weiteren Text, also nur ^10 und ^A) besteht.

`ET-Preispflege - Hersteller-Preise für Teile-Lager`

Die Übernahme der Hersteller-Preise aus der Gesamt-Preisliste in die Teile-Lagerbestände wurde ergänzt um die Option Protokoll-Druck *:unterdrücken. Wir bieten diese Option auf mehrfach vorgetragenen Wunsch, wenngleich hier ohne rechte Überzeugung: Mit dieser Einstellung sparen Sie zwar ein paar Seiten Papier, jedoch entgehen Ihnen gleichzeitig sämtliche Fehler-Hinweise, z.B. auf unpaarige (weil ggf. ungültig gewordene) Teile-Nr., auf fehlende Rabatt-Schlüssel und dann in der Folge nicht korrekt umgerechnete Einkaufspreise etc. Darum startet das Programm weiterhin mit der automatischen Vorgabe Protokoll-Druck 0:nur bei Fehlern, um diese Hinweise anzubieten. Diese Option läßt sich nun wahlweise übersteuern mit 1:bei Aenderung oder mit *:unterdrücken.

`Windows ME`

moto-concept ist auch unter MS-Windows ME einsatzfähig, allerdings wollen wir für diese Plattform noch einige Kleinigkeiten anpassen. Eine Vorab-Fassung für moto-concept /pgoffice können Sie ab sofort bei Bedarf bei uns anfordern. Unter MS-Windows ME können keine Bildschirme vom Type Wyse-30 betrieben werden, dies ist mit moto-concept /pgoffice nur unter MS-Windows 95/98 möglich. Die Fassung für den Einzel-Computer, moto-concept /pgobasic, kann nicht unter MS-Windows ME betrieben werden.

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`Internet-Auftritte mehren sich`

moto-concept content management: Internet-Präsentationen sind oft recht einfach zu bewirken, zumindest was die eigene Homepage betrifft. Inzwischen entdecken schon einige Präsentatoren, daß man für einen interessanten Web-Auftritt auch Inhalte braucht, die darzustellen und aktuell zu halten sind. Das macht Arbeit. Hier unterstützt Sie moto-concept gleich in zweifacher Weise (d.h. mit zweifachem Nutzen): Ihre Homepage ergänzen Sie jederzeit bequem und automatisch auf Abruf mit Ihrem aktuellen Internet Fahrzeug-Angebot. Und genauso einfach informieren Sie auch eine Fahrzeug-Börse. Die Programme zur Präsentation Ihrer Internet Fahrzeug-Ausstellung wurden im Detail ergänzt: moto-concept erzeugt etwas kleinere Schrifttypen, damit Sie sowohl das Index-Blatt wie auch die Seiten mit den Fahrzeug-Einzeldarstellungen wahlweise frei- stehend, wie auch in Frames, z.B. mit einer Menuliste links davon, ansprechend darstellen können. Diese Programm-Gruppe wurde zu Ihrer Bequemlichkeit auch über die Programm-Nr. 84 erreichbar gemacht. (Die anderen Funktionen des Daten-Exports bleiben weiterhin ausschließlich dem Chef- zahlen-Menu vorbehalten, ebenso das Hinterlegen von Zugangsdaten für den FTP-Upload etc.)

`Teile-Shop`

Im nächsten Jahr hoffen wir, Ihnen einen Teile-Shop/Schnäppchen- Markt anzubieten. Wesentlichen Beitrag versprechen wir uns nicht zuletzt von der derzeit geführten Diskussion um elektronische Signaturen. Und wir verfolgen die Entwicklung im Rahmen der Gestaltung des Fernabsatzgesetzes. Zum Schnuppern und Kommentieren unseres bisher konzipierten Layouts laden wir Sie ein auf unsere Site www.pgoffice.com. Klicken Sie links auf Fahrzeug-Show bzw. Teile-Shop. (Zum Shop verwenden Sie am besten den Microsoft Internet Explorer ab Version 4.0. Netscape Navigatoren 4.x finden leider nicht den Weg zurück ins Freie, obwohl wir Norm-konform arbeiten. Wir hoffen, daß Netscape mit der avisierten Version 6.x hier für Abhilfe sorgen kann.)

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`die Euro-Umstellung`

Ihre Euro-Umstellung wurde ergänzt um einen Vorlauf, mit dem Sie Ihre moto-concept Datenbank auf einwandfreie Lesbarkeit vorab überprüfen können. In einigen seltenen Fällen fanden sich Aufzeichnungsfehler in älteren Systemen oder nach harten Abbrüchen (Stromausfall), die noch weitgehend reguläres Arbeiten gestatteten, aber bei Arbeiten, die größere Daten- bereiche durchforsten mußten, zum Programm-Abbruch führten. Zu Ihrer zusätzlichen Sicherheit empfehlen wir daher, daß Sie die hier angebotene Prüfung einige Wochen vor der Praxis- Umstellung besorgen, um sicherzustellen, daß die Euro-Umstellung per Stichtag nicht durch schlummernde Aufzeichnungsfehler gestört wird. (Und zum anderen, um den Weg zu diesem Programm- Punkt schon einmal vorab kennen zu lernen und vertraut zu machen.) Sie wählen dazu bitte im Chefzahlen-Menu: Programm-Nr. 50 (ohne Anzeige) Kennwort: EURO Programm-Nr. 91 TEST-VORLAUF - prüft die moto-concept Datenbank auf technische Integrität, OHNE darin Daten zu verändern. Dieser Test wird VOR dem Start der aktiven Konvertierung empfohlen. Programm-Nr. 95 KONVERTIERUNG - besorgt die DM/EUR-Umbewertung Ihrer moto-concept Datenbank. Fertigen Sie zuvor ZWEI Sicherungs- Kopien auf verschiedene Datenträger, damit Sie auf einen bekannten Stand zurückladen können, falls das Programm aus irgendwelchen Gründen (z.B. Stromausfall) abbrechen sollte. Bis zum regulären Programm-Abschluß bleibt die moto-concept Datenbank gesperrt. Stellen Sie bitte sicher, daß bis dahin KEIN ANDERER Arbeitsplatz moto-concept startet. Nach erfolgreicher Umstellung sollte aus denselben Gründen Ihre erste Amtshandlung darin bestehen, erneut mindestens ZWEI aktuelle Daten-Sicherungen auf unterschiedliche Medien anzu- fertigen, um nun über ausreichende Sicherheit auf EURO-Basis zu verfügen. Den aktuellen Stand unserer Erkenntnis und weitere Kommentare zeigen wir Ihnen im Internet unter www.pgoffice.com. Beste Wünsche und herzliche Grüße Ihr pgoffice team

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        UMFRAGE zu moto-concept Version 19.0
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        Es gibt ein neues Handbuch im Internet.
        Nutzen Sie dieses moto-concept Handbuch schon?


   (  ) Ja, wir nutzen es schon und meinen dazu:

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   (  ) Nein, wir wissen nicht wie.

        (  ) Wir haben einen ISDN-Anschluß.
        (  ) Wir verfügen über einen Internet-Zugang.

        Wir nutzen moto-concept unter MS-Windows
        (  ) 95    (  ) 98    (  ) ME
        (  ) NT    (  ) 2000

        (  ) noch unter MS-DOS


   (  ) Nein, wir sind noch nicht soweit. Helfen Sie uns!

        Ansprechpartner: _________________________________

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        Bitte per Fax zurück an: 0202/528296        Danke.