/pgoffice PGH2UG 04.05.2004

U-160-0

`H2U160/1999DEC06`

Sehr geehrte Damen und Herren, Sie erhalten hiermit eine Programm-Ergänzung zu moto-concept, mit der sowohl bestehende Funktionen ergänzt als auch neue Funktionen einge- führt werden sollen. Wir wünschen uns, daß möglichst viele Punkte für Sie von Nutzen sind und die Arbeit mit dem System erleichtern. ********************************************************************* * Bitte nehmen Sie sich die Zeit, diese Zeilen sorgfältig zu lesen. * ********************************************************************* Die Version moto-concept 16.0 bringt folgende Ergänzungen/Neuerungen: - moto-concept und das Jahr 2000 ET-Order - moto-concept und der EURO Preisauszeichnung und Zahlungen gemischt DM/EUR bar/unbar - ZEITERFASSUNG (Stempeluhr): Zeiterfassung aktivieren (94/44) reguläre Zeiterfassung (48/4) Uhrenersatzmeldung, Nachträge: Chefzahlen (15/4) Zeitprotokoll je Person, Soll/Ist-Analyse je Auftrag (15/4) - QUITTUNGS-BON: wahlweise verzögerter Druck/Synchron-Druck möglich Bon-Drucker einrichten (94/46) - AUFTRAGS-BEARBEITUNG: neues GA/KA-Management, Abruf GA/KA-Anträge (48/7) Auftrags-Pakete Kassenbuch, Offene Posten - AUSWERTUNGEN: Umsatz-Berichte zu Arbeiten und Teilen Umsatz-Bericht zum Personal Erlös-Bericht Für unsere Dokumentation wollen Sie bitte dieses Blatt gegenzeichnen (Firmenstempel und Datum) und mit der Diskette an uns zurücksenden.

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`VORBEREITUNG`

Vor der Übernahme der neuen Programme rufen Sie bitte im bisherigen alten Systemzustand ab (diese Daten werden NICHT übernommen): - alle wartenden Gewährleistungs-/ Kulanz-Anträge (48/3+4) - Kassen-Bericht >>> s.u. Chefzahlen (Nr. 19) - Rechnungs-Journal >> jeweils in der Fassung - alle übrigen Journale: >>> 1:Abschluss-Bericht GA, KA, sowie Interne Re, Bank/Zahlungen. Zum Schluss sollten Sie eine Daten-Sicherung betreiben. Erst dann (!) sollten Sie den neuen Programmstand übernehmen. PROGRAMM-ÜBERNAHME Schliessen Sie moto-concept an ALLEN Arbeitsplätzen ab (GAME OVER), und sorgen Sie bitte dafür, daß während der Programm-Übernahme KEIN anderer Arbeitsplatz mit moto-concept gestartet/betrieben wird als der am sog. moto-concept Server (Haupt-Gerät, Leit-Rechner). Bringen Sie diesen Rechner in den Zustand wie VOR dem Start von moto-concept (Tastenfolge * <enter>). Die letzte Anzeige auf dem Bildschirm sollte sein: C:> Unter Windows95 bietet die DOS-Eingabeaufforderung mit dort eingestelltem Laufwerk C: entsprechendes (BITTE NICHT IM DOS-MODUS NEU STARTEN); Verwenden Sie die Diskette nur im sog. moto-concept Server. Laden Sie nun bitte die Programm-Diskette. Danach geben Sie bitte exakt (!) ein ............: A:PGOGEN <enter> Bitte achten Sie darauf, dass Sie kein Leerzeichen einfügen; das zweite Zeichen ist ein Doppelpunkt. Ihr Computer beginnt mit einer Lese-Prüfung der Diskette, um bei einer Beeinträchtigung der Dis- kette auf dem Transport noch abbrechen zu können (Diskette entladen und <Ctrl>+C bzw. <Strg>+C). Danach startet automatisch ein Programm zur Anpassung Ihrer Daten an den neuen Programm-Stand. Die durchlaufende Anzeige des Programms ist für Sie ohne Bedeutung, sie war allerdings hilfreich beim Erstellen und Testen des Programms - bei längeren Pausen bitte etwas Geduld. Nach erfolgreichem Programm-Ende empfehlen wir dringend eine erneute Daten-Sicherung, besser sogar zwei, damit nun bald sämtliche Daten- träger in Ihrem Haus die neuen Aufzeichnungen führen. Das Übernahme-Programm prüft, ob es in Ihrer Installation auf dem richtigen Stand aufbaut. Bei Unstimmigkeiten erhalten Sie einen ent- sprechenden Hinweis, den Sie uns dann bitte wissen lassen (Fax).

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`moto-concept und das Jahr 2000`

Seit Version 14.0 notiert moto-concept sämtliche Kalender-Daten mit 4-stelliger Jahreszahl und hat daher keinerlei Probleme mit dem Jahr 2000, 2001, ... Dennoch ist zu Ihrer Bequemlichkeit vorgesehen, z.B. ein Geburts- Datum wie gewohnt mit nur 2-stelliger Jahreszahl zu tippen. Ist die 2-stellige Jahreszahl dabei größer oder gleich 80 (bis 99), so ergänzt moto-concept zu 19xx, andernfalls zu 20xx.

`Beispiele`

So wird 1.1.80 ebenso wie 010180 übersetzt zu 01.01.1980. Tippen Sie 2.2.99 oder 020299 schreibt moto-concept 02.02.1999. Für die nächste Hauptuntersuchung würden Sie z.B. 1.4.00 oder 010400 schreiben und moto-concept übersetzt zu 01.04.2000. Für Ihre langfristige Planung könnten Sie z.B. 1.7.79 oder 01.07.79 oder 010779 schreiben, und daraus würde 01.07.2079.

`ET-Order`

Die Kooperation mit anderen Systemen wurde weiter verbessert. So erreicht moto-concept für ET-Order folgende Firmen: BMW (Umstellung von BTX auf BMW Extranet wartet nur noch auf die Freigabe von BMW), Honda (hierzu sind uns die entspr. Spezifikationen zu HOOC avisiert), Kawasaki, KTM, Matthies, Niemann + Frey, Suzuki Auto, Suzuki Motor (Umstellung von BTX auf das Internet wird derzeit in Abstimmung mit Suzuki vorbe- reitet), Triumph und Yamaha.

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`moto-concept und der EURO`

Mit der Version 16.0 ist die Euro-Umstellung nun abgeschlossen: Die Programme zur Auftrags-Bearbeitung und zur Fakturierung per Kassen-Bon erfassen (wie bisher) bezahlte DM-Beträge (bar/unbar). Zusätzlich bieten die Programme nun die Möglichkeit, Zahlungen in Euro (bar/unbar) zu erfassen. Der Arbeitsablauf ändert sich dadurch allerdings grundsätzlich nicht; das Programm zeigt den fälligen Gesamt-Betrag und bietet die Erfassung barer und unbarer Zahlungen (DM) an. Dabei wird der jeweils noch offene Rest bzw. bei Überzahlungen das Rück- geld angezeigt. Gehen Sie mit der Taste ^ rückwärts, erreichen Sie jeweils vor den Einträgen für DM die entsprechenden Plätze für Zahlungen in EUR. Denselben Effekt erreichen Sie, wenn Sie mit der Maus auf die entspr. Beträge zeigen (Klick). Euro-Zahlungen werden intern parallel in DM bewertet. Ähnliche Erweiterungen bieten die Programme für das Kassenbuch und die Offenen Posten. Im Kassen-Bericht und Rechnungs-Journal wird (wie bisher) der Gesamt-Umsatz in DM dargestellt; der Anteil der Euro-Zahlungen wird wie bisher schon der Anteil unbar von der Gesamtsumme ab- gesetzt und mit der Kennzeichnung EUR und DM dargestellt. Rechtzeitig vor Einführung des Euro-Bargeldes werden wir Ihnen ein Programm zur Verfügung stellen, mit dem Sie Ihre Hauswährung zu einem von Ihnen festgelegten Termin von DM auf Euro ändern. Nach dieser Umstellung werden alle Beträge in Euro geführt und DM-Zahlungen intern in Euro umgerechnet. Bitte überprüfen Sie in Ihrem System: Um den Euro-Kurs zu prüfen, wählen Sie sich bitte in das Programm 90/94/12 (Aktuell ist der Kurs mit 1 EUR = 1.95583 DM einzutragen). Tippen Sie dann -:ändern und der Cursor springt auf den einge- tragenen Kurs. Nach der Änderung bestätigen Sie bitte mit <Enter> und schließen die Erfassung mit +:OK ab.

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`ZEITERFASSUNG`

Wenn Sie mit der Zeiterfassung arbeiten wollen, teilen Sie dies dem Programm per 94/44 mit. Aktivieren Sie im Bild rechts oben den Eintrag Zeit-Erf. (+/-). Tragen Sie hier + ein. Die reguläre Zeiterfassung (Stempeluhr) erreichen Sie im Programm 48/4. Zur Erfassung von Zeiten gehen Sie bitte wie folgt vor: Zuerst geben Sie bitte Ihre Personal-Nr./Suchwort ein. Das Programm antwortet mit der Anzeige Ihres Namen. Bestätigen Sie nun mit +:Zeit-Erfassung, stellt das Programm automatisch die aktuelle Uhrzeit ein und wartet auf eine Auftrags-Nr. Geben Sie die betreffende Auftrags-Nr. ein, und bestätigen Sie mit +:OK. Damit ist die Eingabe abgeschlossen. Haben Sie keine Auftrags-Nr. zur Verfügung, übergehen Sie diesen Eintrag mit <Enter>, Sie bekommen so folgende Auswahl angeboten: 1:Pause (anwesend) 2:Org/AV Organisation, Arbeits-Vorbereitung 3:Dispo Disposition 4:Handel Beratung, Verkauf 5:Werkst Werkstatt-Arbeiten wie z.B. Aufräumen 6:Buchf Buchführung 7:Invent Inventur-Arbeiten 8:KdKont Kunden-Kontakt (Telefon, Briefe) 9:Sonst. andere als die o.g. Tätigkeiten 0:abwes. abwesend (geht) Mit dem Anstempeln einer neuen Tätigkeit wird automatisch die zuvor gemeldete Tätigkeit abgeschlossen. Es ist also sehr wichtig, am Tagesende 0:abwesend zu melden, sonst wird der letzte Arbeitseintrag nicht angerechnet.

`Korrekturen, Nachträge, Auswertungen`

Über das Chefzahlen-Menu können sämtliche erfassten Eintragungen via Programm-Nr. 15, Auswahl-Ziffer 4:Zeit-Protokoll. nachbe- arbeitet werden, soweit hier Ergänzungen oder Korrekturen erforderlich werden; dies sollte dann nach einer angemessenen Einführungs-/Eingewöhnungs-Zeit selten werden. Dieses Programm bietet weiter die Option ?:Recherche/Dok zum Abruf: 4:Soll/Ist-Vergleich der Aufträge 5:Zeit/Protokoll des Personals Die Daten werden für den laufenden und den vorhergenden Monat (vgl. Monats-/Jahres-Abschluß) vorgehalten, dann autom. gelöscht.

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`QUITTUNGS-BON: auch Synchron-Druck wieder möglich`

Die Umleitung der Funktion Kassen-Bon durch die Programme zur Auftrags-Bearbeitung fand bei vielen Händlern großen Anklang wegen der dadurch gewonnenen beliebigen Änderbarkeit des bearbeiteten Auftrags. Vor Abrechnung des Auftrags kann noch geklärt werden, ob ein Quittungs-Bon ausreicht, oder ob eine Rechnung gewünscht wird. Für viele kleine Umsätze wurde diese Handhabung jedoch als etwas schwerfällig empfunden, speziell bei stark belasteten Systemen mit älterer Technik und/oder langsamen Bondruckern. Aus diesem Grund eröffnet moto-concept mit der Version 16.0 wieder die Möglichkeit, einen Kassenbon synchron mit der Bildschirm-Arbeit zu erstellen. Die Alternative, auch einen Auftrag aus Programm 44 per Kassenbon abrechnen zu können, bleibt erhalten.

`Bon-Drucker einrichten`

Ihren Bon-Drucker richten Sie bitte per Programm 94/46 ein. Unter Anschluß geben Sie ein, an welcher Schnittstelle Ihr Bon-Drucker angeschlossen ist: 1:COM1 2:COM2 3:COM3 4:COM4 (seriell) A:LPT1 B:LPT2 C:LPT3 (parallel) bzw. A:AUX, wenn der Bon-Drucker an einem Terminal vom Typ Wyse-30 gesteuert wird. Die Auswahl zur Archivierung verstehen Sie bitte wie folgt: 0:keine Archivierung 1:o.Sa.Nr (alle außer Sammel-Nr. Barverkauf: KD-Art 0) 2:alle (alle INCL. Sammel-Nr. Barverkauf: KD-Art 0) 5:synchron (hierbei stets KEINE Archivierung) Die Eintragungen unter I/O Modus, Init.Seq. und Term.Seq. werden nur benötigt, wenn Sie unseren neuen Bon-Drucker mit Kassenlade verwenden.

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`AUFTRAGS-BEARBEITUNG - neues GA/KA-Management`

Ab Version 16.0 können Sie auch mehr als einen Gewährleistungs- oder Kulanz-Antrag aus einem Auftrag auslösen. Wenn Sie in einem Auftrag Positionen für einen Gewährleistungs- oder Kulanz-Antrag verwenden wollen, beginnen Sie mit einer Referenz-Zeile. Die Referenz-Zeile erfaßt die Konto-Nr. des Lieferanten, an den ein Gewährleistungs- und/oder Kulanz-Antrag zu richten ist, und sieht zusätzlich vor: die Erfassung eines Antrags-Typs, einer Befund-Nr. und eines erläuternden Textes. Sie haben somit die Möglichkeit, aus einem Auftrag mehrere Gewährleistungs- und Kulanz-Anträge abzuleiten, auch an ver- schiedene Lieferanten. Stellen Sie diese Referenz-Zeile den anderen Zeilen für den GA/KA, also den Teile-, Arbeits-, Kommentar- und Notiz-Zeilen voran. Unterscheidet der in Anspruch genommene Lieferant unterschiedliche Antrags-Typen wie z.B. Fertigungs-Mangel, Verpackungs-Mangel o.ä., so tragen Sie hier das entspr. Merkmal ein. Verwendet der in Anspruch genommene Lieferant für seine Gewähr- leistungs-Abwicklung Befund-Nrn. (ein Schlüsselzahlen-System zur Formulierung einer Schadens-Kategorie wie z.B. Material-Fehler, -Bruch, -Ermüdung), so tragen Sie hier die Schlüsselzahl ein, die nach Ihrem Urteil den reklamierten Schaden klassifiziert. Wir verweisen hierzu auf die entsprechenden Tabellenwerke der Lieferer. Notieren Sie hier eine stichwortartige Beschreibung des festge- stellten Schadens im Sinne einer Überschrift. Sie können weitere Kommentar- und/oder Notiz-Zeilen mit der Abrechnungs-Art G bzw. K anfügen. Auf eine Referenz-Zeile folgende Auftrags-Positionen vom Typ T, A, K oder N mit den Abrechnungs-Arten G bzw. K werden zur Erstellung eines Gewährleistungs- bzw. Kulanz-Antrags ausgesteuert, wenn Sie diesen Auftrag abrechnen. So werden auf der Kunden-Rechnung die zu besorgenden Leistungen nachgewiesen, auch wenn der Kunde hierfür kostenfrei gestellt wird (GA). Die GA-/KA-Positionen werden so lange der vorausgehenden Referenz- Zeile zugeordnet, bis der Auftrag endet oder eine neue Referenz- Zeile den Beginn eines neuen Gewährleistungs- oder Kulanz-Antrags an denselben oder an einen anderen Lieferer markiert. Unabhängig von der Verknüpfung der G bzw. K markierten Positionen mit der vorangestellten Referenz-Zeile können auch nach einer solchen Referenz-Zeile regulär abzurechnende Positionen oder Intern-Positionen eingetragen werden.

U-160-7

`AUFTRAGS-PAKETE`

Für wiederkehrende Arbeiten wie Inspektionen können Sie sich zu jedem Fahrzeug-Modell eigene Auftrags-Pakete vorbereiten, in denen die zu verrichtenden Tätigkeiten wie auch die benötigten Teile und deren Mengen notiert sind. In Spitzenzeiten können Sie die Zeit zur Erfassung von Werkstatt-Aufträgen erheblich verkürzen, da das Heraussuchen einer Vielzahl von Katalog-Nrn. entfällt. Zusätzlich können in Ruhe vorbereitete Arbeits-Leit- fäden - und Auftrags-Pakete sind schließlich nichts anderes - ein wertvolles Instrument zur Qualitätssicherung darstellen, als sie auch jedes wichtige Detail immer wieder konsequent in Erinnerung bringen. Beim Anlegen eines neuen Auftrags-Pakets bietet Ihnen moto-concept die Option -:Paket kopieren aus einem anderen Paket. Sie können damit auf ein bereits eingerichtetes Paket Bezug nehmen und dessen Inhalt abwandeln und ergänzen, etwa um den Leistungs-Umfang einer großen Inspektion aus dem bereits abgelegten Katalog für die kleine Inspektion zu entwickeln. Ähnliches gilt für die Entwicklung von Auftrags-Paketen für technisch einander nahestehende Modelle. In diesem Fall wird die Vorlage des in Anspruch genommenen Pakets unter den neuen Paket-Namen kopiert, d.h. verselbständigt. In gleicher Weise können Sie vorgehen, wenn Sie bemerken, daß ein soeben zusammengetragener Werkstatt-Auftrag bereits um- fangreiche Vorarbeit geleistet hat, so daß hieraus mit nur noch wenig Mühe ein vollständiger Inspektions-Leitfaden entwickelt werden könnte. Achten Sie hier bitte darauf, daß Sie auf die Übernahme der Preis-Stellung verzichten (dynamischer Preis). Voraussetzung ist ferner, daß der als Basis dienende Auftrag noch nicht abgerechnet worden ist. Gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie den betreffenden Auftrag per Programm 44 in die Bildschirm-Anzeige, wechseln Sie unmittelbar danach über zum Programm zur Verwaltung der Auftrags-Pakete, legen Sie das neue Paket an unter der Verwendung der Option +:aus Auftrag kopieren. WICHTIG: Wenn Sie die Preise in den Auftrags-Paketen durch ET-Preisdisketten stets aktualisieren wollen, muß der Preis in den Positions-Zeilen mit DM 0,00 (EUR 0,00) eingetragen sein. Falls Sie hier einen Preis eintragen, wird dieser NICHT ge- ändert. Dies ist z.B. dann sinnvoll, um für beworbene Aktionen FEST-Preise einzustellen.

U-160-8

`KASSENBUCH - Zahlungen in DM und EURO`

Im Kassenbuch können Entnahmen und Einzahlungen jetzt eben- falls in Euro und in DM erfasst werden. Sie erreichen das Kassenbuch über Menu 40, Programm-Nr. 46. Geben Sie nun +:Einzahlung oder -:Entnahme ein, springt der Cursor zum Buchungstext. Hier können Sie eine Notiz (z.B. Blumen-Dekoration) eintragen; mit <Enter> springt der Cursor danach auf den Brutto-Betrag. Mit der Funktion ^ erreichen Sie von hier aus den Eintrag Z, der die Zahlungsart verschlüsselt, d.h. Sie können hier ab- ändern, falls 0:DM bar nicht zutreffen sollte: 0:DM bar 2:EUR bar 1:DM unbar 3:EUR unbar Nachdem Sie eine Zahlungsart ausgewählt und mit <Enter> bestätigt haben, können Sie den Brutto-Betrag eingeben. Mit dem Kennzeichen M (MwSt-Schlüssel) können Sie dem Programm den gewünschten MwSt-Schlüssel mitteilen. 0: ohne MwSt 1: voller MwSt-Hebesatz 2: reduzierter MwSt-Hebesatz Bitte beachten Sie, daß Sie hier Zahlungen zu eigenen Ausgang- Rechnungen mit MwSt-Schlüssel 0:ohne buchen damit die MwSt nicht doppelt angerechnet wird; der MwSt-Ausweis erfolgte ja bereits beim Protokoll der zugrundeliegenden Rechnung. Zum Schluß fragt Sie das Programm, ob die Eingabe in Ordnung ist, wählen Sie wie üblich +:OK oder -:korrigieren.

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`OFFENE POSTEN - Buchungen in DM und EURO`

Den Zahlungs-Eingang zu einem Offenen Posten können Sie jetzt auch in DM und Euro erfassen. Sie erreichen die Offenen Posten über Programm-Nr. 40/47. Wählen Sie anhand der Kunden-Nr./Suchwort den betreffenden Kunden aus und tippen +:Offene Posten bearbeiten. Das Programm stellt den ausgewählten Kunden ein und zeigt dazu alle noch Offenen Posten an. Geben Sie die Beleg-Nr. ein, und bestätigen Sie diese mit <Enter>. Um eine Zahlung zu der ausgewählten Beleg-Nr. zu erfassen, tippen Sie bitte +:Zahlung erfassen. Der Cursor springt auf den Eintrag Zahlungsweg. Sie erhalten folgende Auswahl angeboten: 0:Kasse bar/unbar 1..8:Bankverbindung(en) 9:Diff. ausbuchen Wenn Sie den Zahlungsweg ausgewählt und mit <Enter> be- stätigt haben, springt der Cursor auf den Betrag. Mit der Funktionstaste ^ gelangen Sie auf den Eintrag Zahlungs- mittel. Sie erhalten folgende Auswahl angeboten: 0:DM 2:EUR Wählen Sie das Zahlungsmittel und bestätigen dies mit <Enter>. Geben Sie nun unter Zahlung bar oder Zahlung unbar den Betrag ein, und bestätigen Sie mit <Enter>. Schließen Sie die Erfassung mit +:OK ab. Bei Zahlungsweg 1..9 ist nur der Eintrag unbar vorgesehen, d.h. bare Zahlungen sind fest verbunden mit 0:Kasse.

U-160-10

`AUSWERTUNGEN`

Der bisherige Abruf aus den Chefzahlen unter den Programm-Nrn. 16:Arbeiten bzw. 17:Teile wurde hinsichtlich der Alternative M:lfd.Monat bzw. J:lfd.Jahr abgelöst durch einen frei ein- stellbaren Zeitraum von Monat/Jahr bis Monat/Jahr. So können jetzt auch Quartale oder Saison-Zeiträume ausgewertet werden. Neu aufgenommen wurde die Würdigung von Leistungen, die über Interne Rechnungen (IR) ausgewiesen wurden. Wurden derartige Leistungen erbracht, so erscheint unter der Darstellung des regulären Umsatzes die hierauf verwendete Menge/Zeit, der dadurch entgangene Umsatz und die damit verbundene Minderung des Roherlöses. In gleicher Weise verfährt das Programm, wenn GA-Leistungen erbracht wurden. Dadurch erhalten Sie eine feinere = transparentere Darstellung, insbesondere durch die Gegenüberstellung des idealerweise möglichen zum tatsächlichen Ergebnis.

`Umsatz-Bericht zum Personal`

Diese Auswertung wurde analog erweitert. Hinzu kommt die Möglichkeit, den Umsatz-Bereich nach Fahrzeugen, Arbeiten oder Teilen separat frei zu wählen. Dadurch wird auch hier eine Gegenüberstellung von Kostenaufwand und Umsatzerlösen möglich. Sie erreichen die Auswertung wie bisher aus dem Chefzahlen-Menu unter der Programm-Nr. 15, Auswahl-Ziffer 5.

`Erlös-Bericht`

Auch hier wurde der Abrechnungs-Zeitraum von Monat/Jahr bis
Monat/Jahr frei wählbar gestaltet. Hinzu kommt noch die
Möglichkeit, einen Vergleichszeitraum (Vormonat, vorherige
Saison o.ä.) vorzugeben, um Entwicklungen sowohl im Trend
wie auch bewertet (Roherlös in Prozent vom Umsatzerlös) zu
erkennen. Sie erreichen diese Auswertung aus dem Chefzahlen-
Menu unter der Programm-Nr. 19 über die Auswahl-Ziffer 9
und 5. Darin bedeuten:

        EA - Erlös-Art
        EB - Erlös-Bereich (V:Verkauf, W:Werkstatt)
        Ums%/S - Umsatz-Anteil an Gesamt-Summe (%)
        Erl%/U - Erlös-Anteil in % des Umsatzes einer Position

Wählen Sie einen Vergleichszeitraum hinzu, so formulieren die
Angaben in % hier die Steigerung bzw. den Rückgang.