/pgoffice H2U331 15.12.2017

U-331-0

`H2U331/2017DEC14`


Sehr geehrte Damen und Herren,


Sie erhalten hiermit die nächste Programm-Ergänzung zu moto-concept,
mit der bestehende Funktionen ergänzt oder auch im Detail verbessert
werden. Wir wünschen uns, daß möglichst viele davon Nutzen haben.

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* Bitte nehmen Sie sich die Zeit, diesen Text sorgfältig zu lesen. *
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moto-concept Version 33.1 bringt diese Ergänzungen + Verbesserungen:


Dies vorab:

GDPdU heißt jetzt GoBD - Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
gibt es schon länger. Und bei der Kasse tut sich Gesetzliches.
Wir fügen unsere Erkenntnisse dazu (erneut und) ergänzt bei.
Bitte sprechen Sie hierüber mit Ihrem Steuerberater.

Die heute gereichte Ergänzung bereitet moto-concept auf die
nähere Zukunft vor: Programmpflege via Internet - wie bei dessen
jüngerem Geschwister moto-concept /new engine.

Gleichwohl sind diesen Bemühungen Grenzen gesetzt. Und weil
moto-concept /new engine hier einen wesentlich weiter gesteckten
Rahmen findet, müssen wir (bei vollständiger Datenübernahme)
Ihre Aufmerksamkeit auf diese zeitgemäße Entwicklung lenken:

                        www.pgoffice.net


Statt einer Diskette finden Sie deren Inhalt im Internet unter
www.pgoffice.net/update


Mit freundlichen Grüßen

Ihr pgoffice team



Dieses Blatt wollen Sie bitte gegenzeichnen (Firmenstempel/Datum)
und für unsere Dokumentation mit der Diskette an uns zurücksenden.

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`Vorbereitung und Programm-Übernahme`

Beginnen Sie unbedingt mit einer Daten-Sicherung. Und erst dann (!!) sollten Sie den neuen Programmstand übernehmen. Schließen Sie moto-concept an ALLEN Arbeitsplätzen vollständig ab und sorgen Sie dann bitte dafür, daß während der Programm-Übernahme KEIN anderer Arbeitsplatz mit moto-concept gestartet/betrieben wird als der am sog. moto-concept Server (Haupt-Gerät, Leit-Rechner).

`Systeme moto-concept /pgobasic und /pgoffice - die Klassiker`

Bringen Sie diesen Rechner in den Zustand wie VOR dem Start von moto-concept. Die letzte Anzeige auf dem Bildschirm sollte sein: C:> Bei MS Windows bietet die (DOS)Eingabeaufforderung entsprechendes. Verwenden Sie die DISKETTE nur im sog. moto-concept Server. Laden Sie nun bitte diese Diskette; tippen Sie exakt (!): A:PGOGEN <Enter> Bitte achten Sie darauf, dass Sie kein Leerzeichen einfügen; das zweite Zeichen ist ein Doppelpunkt. Ihr Computer beginnt mit einer Lese-Prüfung der Diskette, um bei einer Beeinträchtigung durch den Transport abbrechen zu können (Entladen und <Ctrl>+C bzw. <Strg>+C).

`moto-concept /pgoffice pro windows - die grafische Variante`

******************************************************************** Systeme moto-concept /pgoffice pro windows erhalten ebenfalls eine Diskette. Auch hierbei muss moto-concept an ALLEN Arbeitsplätzen so lange ruhen, bis die Programmpflege abgeschlossen ist. Laden Sie die Diskette an dem Rechner, der die moto-concept Installation trägt. Weiter geht's mit Arbeitsplatz (Doppelklick) Diskette A: (Klick) PGSETUP (Klick) ********************************************************************

`moto-concept - alle Systeme`

Danach starten Sie bitte moto-concept zunächst nur am Hauptgerät/T1.

Bei Unstimmigkeiten erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis, den
Sie uns dann bitte wissen lassen - am besten per Fax an 0202/528296.

Nach erfolgreichem Programm-Ende empfehlen wir dringend eine erneute
Daten-Sicherung, besser sogar zwei, damit bald sämtliche Datenträger
in Ihrem Haus die neuen Aufzeichnungen führen. Und danach dürfen nun
auch andere Computer wieder moto-concept anfordern.

24 h moto-concept /pgoffice pro windows  -------->  www.pgoffice.com

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`moto-concept und die GDPdU / GoBD`

Aus Gesprächen mit unserem Steuerberater haben wir dies erfahren:
moto-concept /classic (alle Versionen) ist grundsätzlich
GDPdU-tauglich. Allerdings steht es in Ihrem Ermessen und
damit auch in Ihrer Verantwortung, die erforderlichen
Speicherkapazitäten bereitzustellen. Im Einzelnen:

Rechnungen sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Diese Vorschrift
ist nicht neu; sie wird ab 01.01.2017 auch für Ihre elektronisch
erzeugten technischen Vorgänger obligatorisch. D.h.:
Ihr von moto-concept versorgtes Archiv muss hinreichend groß
eingerichtet sein, um dieses Volumen aufnehmen zu können.

Gutschriften stehen den Rechnungen exact gleich. Da moto-concept
auch diese archiviert, ist auch hier die GDPdU-Tauglichkeit
gegeben.

Quittungen waren bisher im Sinne einer Bar-Kasse gelegentlich
anders angesehen und behandelt worden. Damit ist ab 01.01.2017
Schluß: Auch die Quittungen aus Ihrem Bon-Drucker gelten
zweifelsfrei verbindlich als aufbewahrungspflichtige Belege,
und sie sind wie Rechnungen und Gutschriften zu archivieren.
(Quittungen sind nichts anderes als Rechnungen, die gleichzeitig
zusätzlich als bezahlt bestätigt = quittiert wurden.)

moto-concept verfügt mit der Programm-Nummer 94.46 an allen
Arbeitsplätzen über die Wahlmöglichkeit, Quittungen überhaupt zu
archivieren, alle, ausser Barverkauf zu archivieren oder ALLE zu
archivieren. Nur noch die Option ALLE einzustellen ist ab dem
01.01.2017 zulässig.

Das Programm wurde angepaßt, nur noch so (ALLE) zu verfahren.

Damit entsteht bei dem einen oder anderen Händler zusätzlicher
Kapazitätsbedarf im Archivbestand, wenn die Barverkaufs-
Quittungen zu den bisher archivierten Beleginhalten hinzukommen.
Oder kurz: moto-concept ist GDPdU-tauglich; die Sorge richtet
sich darauf, dass SIE es auch sind - also ein hinreichend großes
Archiv sowohl vorsehen, wie auch regelmäßig sichern.

Wir empfehlen daher, dass Sie zusätzlich nach jedem
Jahres-Abschluß (Inventur) eine zweifache Datensicherung aus
moto-concept fertigen und diese dauerhaft, also für die Dauer
von mindestens zehn Jahren als Datenträger aufzubewahren
praktizieren.

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`GDPdU / GoBD (Forts.)`

Zur Erweiterung der Archivdatei finden Sie am Ende dieses
Artikels einen Leitfaden, wie Sie das von moto-concept /classic
versorgte Archiv erweitern können. Unter der Programm-Nummer

        94 Sonderfunktionen
        94 techn. Optionen
        94 Datenbank-Kapazität

erreichen Sie ein Programm, dem Sie unter Filename aufgeben:

        ZH2ARC  (Enter)

Sie sollten eine Anzeige erhalten, die in der Spalte unter
Filesize mindestens eine Zahl von 160000 ausweist. Dies soll
sicherstellen, dass das Archiv Belege über einen Zeitraum von
mindestens 2 Jahren aufnehmen kann. Jede Zahl größer ist im
Zweifel besser. Wir können aus unserem Büro weder abschätzen,
wie viele Belege Sie pro Jahr fertigen, noch einschätzen, mit
welchem Umfang durschnittlich pro Rechnung, Gutschrift oder
Quittung zu rechnen wäre. (Vermutlich wissen Sie dies selbst
nicht genau.)

Wir gehen also davon aus, dass eine Archiv-Kapazität für
2 .. 3 Jahre hinreichend bemessen ist, wenn Sie mindestens
einmal jährlich eine Datensicherungskopie und ein Doppel davon
fertigen und sicher archivieren. D.h. diese Datenträger
(CD, USB-Stick usw.) stehen für den Alltagsbetrieb sodann
zehn Jahre lang nicht zur Verfügung.

Wir gestatten uns den Hinweis, dass moto-concept /new engine,
das Warenwirtschafts-System im Browserfenster, ein unbegrenzt
konzipiertes Archiv vorsieht, so dass dessen GDPdU-Tauglichkeit
damit sichergestellt ist. Allerdings gilt auch für dieses Produkt,
dass Sie um eine regelmäßige Datensicherung nicht herumkommen,
denn die technische Havarie Ihres Computersystems kann Sie vom
Vorwurf einer versäumten Aufbewahrungspflicht in Bezug auf die
elektronischen Belege nicht entlasten.

Unabhängig von moto-concept fügen wir noch einen weiteren Hinweis
an, der Ihre Eingangsbelege betrifft. Sie sind nicht verpflichtet,
auf Papier erhaltene Belege zu scannen; erst wenn Sie dies tun,
begeben Sie sich in die Pflicht, für unverfälschtes Scannen und
analoge Archivierung über mindestens zehn Jahre Sorge zu tragen.

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`GDPdU / GoBD (Forts.)`

Als kritisch können allerdings die Belege betrachtet werden,
die nie in Papierform bei Ihnen eingegangen sind, sondern
ausschließlich in elektronischer Form existieren, bspw. Rechnungen
der Telekom, von Internet-Providern und (zunehmend) Lieferern,
die inzwischen den Weg via Email und (PDF) Anhang wählen.

Es genügt hier im Zweifelsfall nicht, dass Sie diese Belege in
Ihrem Hause drucken, denn dieser Druck repräsentiert nicht das
Original.

Das Original ist die Email und ihr Anhang, denn dieser kann
Signaturen tragen, die vor inhaltlichen Verfälschungen schützen
und sichern helfen sollen. Kurz: Diese elektronischen Originale
müssen Sie sichern und über einen Zeitraum von zehn Jahren
vorhalten. (Für Rechnungen der Telekom sind Sonderregelungen
bekannt, die aber sicher nicht auf alle anderen Ersteller
elektronischer Rechnungen blanko ausgedehnt werden. Sie sind nur
dann auf der sicheren Seite, wenn Sie eine lückenlose Sicherung
mit doppelter Absicherung betreiben.) Dieser letzte Punkt
betrifft nicht moto-concept, gehört aber zu einer sinnvollen
Betrachtung der ab 01.01.2017 geltenden GDPdU untrennbar hinzu.

Diskutieren Sie dieses Thema gern auch mit Ihrem Steuerberater,
und legen Sie ihm dazu unseren Entwurf vor. Dies soll Sie
zusätzlich schützen, falls wir ein wichtiges Detail zu erwähnen
vergessen haben sollten.

Nach unseren Erfahrungen dürften 40 MB als Größe der Archiv-Datei
für ein Volumen von ca. 2 Jahren ausreichen. Ein Erweiterungs-
Schritt nach dem vorgestellten Leitfaden versucht eine Erweiterung
in Schritten von 20 MB. Bestimmen Sie also selbst die von Ihnen
gewünschte Archiv-Größe (=Berichtstiefe), aber verlassen Sie sich
nicht auf die Technik Ihres augenblicklich verwendeten Servers.
Die kann ausfallen, und dann "rettet" Sie nur eine intakte
Datensicherung.

Daraus folgt unvermeidlich, dass SIE für den Alltag eine tägliche
Datensicherung vorsehen müssen, wenn SIE den ab 01.01.2017
geltenden Ansprüchen genügen wollen.

moto-concept ist gerüstet.

U-331-5

`GDPdU / GoBD (Forts.)`

Ein Hinweis zur Archiv-Auskunft: Sie können das Archiv aufblättern nach Kunden, Fahrzeugen oder Lieferern (GA/KA). Die Funktion ?:Recherche/Dok bietet darüberhinaus die Option 5:Beleg-Suche nach Beleg-Nr./-Datum. Als Beleg-Nr. geben Sie eine Rechnungs-, Gutschriften- oder Quittungs-Nr. vor; das Programm durchsucht das Archiv dann unabhängig von Kunden- oder Fahrgestell-Nr. (VIN) - das kann bei größeren Archiven etwas dauern - und hält dann bis zu dreimal an (falls die Nr. sowohl für eine Rechnung, eine Gutschrift und für eine Quittung belegt wurde und bietet Gelegenheit zum Nachdruck.

`das aktuelle moto-concept Handbuch`

Das aktuelle moto-concept Handbuch finden Sie im Internet unter

        http://pgoffice.com/DEH2.HTM

bzw.

        http://pgoffice.net/DEH2.HTM

Wir bitten Sie, dieser aktuellen Fassung den Vorzug zu geben.
Damit entfällt für Sie die Pflege einer Kopie in Ihrem
Computer-System.

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`moto-concept und die Kasse`

moto-concept sieht keine Einstellungen vor hinsichtlich
einer besonderen Programmierung durch den Anwender, z.B. zum
Trainieren von Verkäufern. Aus eben diesem Grund gibt es
dafür auch keine Anleitung oder Benutzerhandbuch, auch keine
Richtlinien oder Protokolle.

Mit der Bereitstellung einer neuen Programm-Fassung Ende 2016
haben wir die einzige hier möglicherweise relevante Option,
nämlich den Synchron-Druck ohne Archivierung des Kassenbons,
aufgehoben: ALLE Kassenbons werden archiviert.

Auch vor dieser Änderung wurden alle von moto-concept
erstellten Quittungsbons in den Kassen-Bericht gestellt. Der
Archiv-Bestand wird bei festem Volumen umlaufend beschrieben;
soll der die aufbewahrungspflichtigen Belege begleiten, kann
eine dem Belegaufkommen angemessene Größe angelegt werden.

Im übrigen betonen wir den Wert regelmäßiger Datensicherung,
und wegen der Grenzen der verwendeten Technik die
Unverzichtbarkeit der Original-Dokumente; das Archiv
unterstützt mit Suchfunktionen deren Auffindbarkeit
(z.B. Kunde oder Fahrzeug zur Beleg-Nr.)

Alle Journale, Kassen-Bericht, Rechnungs-Journal, das über
Interne Rechnungen und das über Gewährleistungs-Anträge,
können jederzeit abgerufen werden als Zwischen-Bericht mit
Fortschreibung oder als Abschluss-Bericht; im letztgenannten
Fall werden die so dokumentierten Journal-Positionen in der
moto-concept Datenbank gekennzeichnet, und nur diese können
gelöscht werden, nachdem der Anwender bestätigt, über eine
technisch einwandfreie gedruckte Fassung zu verfügen.
Für diese Belege gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist.

Als Verfahrens-Dokumentation sehen wir das integrierte
Handbuch an, welches zu jedem Arbeitsbereich per Mausklick,
aus jedem Menu mit einer vorangestellten Gesamt-Übersicht
aufgerufen werden kann; dazu gibt es einen Schlagwort-Index.

U-331-7

`moto-concept und Datenträger-Überlassung`

Zum Daten-Export liegt uns vor die Ankündigung eines
XML-formatierten Bestandes, dessen Spezifikation per 2020
angekündigt wird. Bis zur dann ermöglichten Realisierung
dieser Schnittstelle werden wir uns/Sie sich begnügen müssen
mit der Ausgabe von Buchungssätzen in einem so genannten
Datev-Format, in dem moto-concept über alle Umsätze des
Verkaufs berichtet, also über Quittungen, Rechnungen und
Gutschriften; andere Buchungen besorgt moto-concept nicht.

Zur Einrichtung dieser Schnittstelle verweisen wir ebenfalls
auf das online verfügbare Handbuch, dort die Kapitel
Daten-Bereitstellung an FiBu/Datev (unter Chef-Zahlen) und
Hinweise zu einer effizienten Versorgung der Buchführung
(unter Monats- und Jahres-Abschluss); die zur Abstimmung mit
dem jeweils verwendeten Kontenplan bemühten Steuerberater
zeigten sich hier allerdings eher zurückhaltend, die Gründe
dafür sind uns nicht bekannt.

Wir empfehlen die Einrichtung dieser Schnittstelle seit Jahren.
Es ist an der Zeit, Ihren Steuerberater damit zu betrauen,
diese auch zu nutzen - vielleicht sparen Sie sogar Geld dabei.

Und mit dem neuen moto-concept /new engine transportiert diese
Daten-Schnittstelle auch die besonderen Merkmale zum SKR51.

moto-concept bucht in Klasse 3 (Bestände), Klasse 7 (verr. AHK)
und in Klasse 8 (Verkaufserlöse); insbesondere in die Klasse 7
zu buchen ist dem Steuerberater allein aus den Faktura-Belegen
unmöglich. moto-concept leistet vergleichbares im Erlös-Bericht.

U-331-8

`technische Empfehlung`

Gelegentlich werden wir gefragt, worauf denn bei demnächst
anzuschaffenden Computer-Systemen zu achten sei.

Mit dem weiteren Ausbau von moto-concept /pgoffice pro windows,
der stetig mehr und mehr grafische Eigenschaften aktuell
angebotener Computer-Systeme nutzt, stellen wir fest, daß die
heute übliche Takt-Frequenz bei rund 3.0+ GHz ausreicht,
wir empfehlen heute gängige Quad-Core Prozessoren.
Ebenfalls ausreichend sind auch die heute angebotenen
Plattenkapazitäten.

Die Ausstattung mit Arbeitsspeicher (RAM) kann bei bestimmten
Verarbeitungsstrategien spürbaren Einfluß auf die Systemleistung
(Gesamt-Durchsatz) nehmen. Dies gilt nicht nur für Tabellen-
Verarbeitung und bebilderte elektronische Kataloge; wir
rechnen mit ähnlichen Effekten bei künftigen Programm-Fassungen
moto-concept, insbesondere moto-concept /new engine.
Der Mehrpreis von wenigen 10 Euro für eine Erweiterung des
RAM-Speichers von inzwischen üblichen 4 GB auf 8 GB oder auch
darüber hinaus kann sich lohnen. Bei RAM-Speichern zeigte sich
in der Praxis, dass eine Grund-Ausstattung mit gleichartigen
Speicher-Bausteinen von Anfang an in der Regel stabiler und
zuverlässiger arbeitet als später nachgerüstete Bausteine
anderer Hersteller oder Chargen.

Für Bildschirme dürfte heute ein Flach-Bildschirm (TFT) mit
einer Auflösung von 1920x1280 Pixel (27"+) üblich sein.
Für moto-concept /new engine empfehlen wir 1920x1280 Pixel.

Speziell bei intensivem Gebrauch bebilderter Kataloge kann sich
diese Investition lohnen. Prüfen Sie allerdings durch eine
Vorführung, ob sich deren Bilddarstellungen auch bei Kunstlicht
bzw. ungünstigen Lichtverhältnissen ermüdungsfrei betrachten
lassen und dass die gebotene Schrift nicht zu klein wird. Mit den
hohen Auflösungs-Formaten sollte auch die Bildschirm-Diagonale
angemessen mitwachsen (deutlich über 22" hinaus, z.B. 27").

Zuletzt empfehlen wir, Systeme MS Windows 95/NT..XP auf Sicht
abzulösen, da in künftigen Entwicklungen benötigte Komponenten
von Microsoft hier nicht (mehr) gepflegt werden.
Für neue Systeme sollten Sie gegenwärtig MS Windows 10
(typisch 64bit) vorsehen.