/pgoffice H2U330 09.12.2016

U-330-0

`H2U330/2016DEC08`


Sehr geehrte Damen und Herren,


Sie erhalten hiermit die nächste Programm-Ergänzung zu moto-concept,
mit der bestehende Funktionen ergänzt oder auch im Detail verbessert
werden. Wir wünschen uns, daß möglichst viele davon Nutzen haben.

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* Bitte nehmen Sie sich die Zeit, diesen Text sorgfältig zu lesen. *
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moto-concept Version 33.0 bringt diese Ergänzungen + Verbesserungen:


      - moto-concept und die GDPdU

      - BMW Import ET-Preislisten
      - Husqvarna ET-Preislisten und Teile-Order
      - KTM ET-Preislisten und Teile-Order
      - Leeb Import ET-Preislisten
      - Mercury (Marine Power) Import ET-Preislisten
      - Paaschburg & Wunderlich Import ET-Preislisten
      - Suzuki Mehrfachumschlüsselungen verbessert

      - zur effizienten Versorgung einer Finanzbuchhaltung
      - Inventur mit moto-concept
      - technische Empfehlung

      - Bitte notieren Sie unsere Seminar-Einladungen
        (für Suzuki-Händler zusätzlich in Bensheim)

Alternativ zur Diskette finden Sie deren Inhalt auch im Internet
unter www.pgoffice.net; aktuell; Avis zu moto-concept; Handbuch


Mit freundlichen Grüßen

Ihr pgoffice team



Dieses Blatt wollen Sie bitte gegenzeichnen (Firmenstempel/Datum)
und für unsere Dokumentation mit der Diskette an uns zurücksenden.

U-330-1

`Vorbereitung und Programm-Übernahme`

Beginnen Sie unbedingt mit einer Daten-Sicherung. Und erst dann (!!) sollten Sie den neuen Programmstand übernehmen. Schließen Sie moto-concept an ALLEN Arbeitsplätzen vollständig ab und sorgen Sie dann bitte dafür, daß während der Programm-Übernahme KEIN anderer Arbeitsplatz mit moto-concept gestartet/betrieben wird als der am sog. moto-concept Server (Haupt-Gerät, Leit-Rechner).

`Systeme moto-concept /pgobasic und /pgoffice - die Klassiker`

Bringen Sie diesen Rechner in den Zustand wie VOR dem Start von moto-concept. Die letzte Anzeige auf dem Bildschirm sollte sein: C:> Bei MS Windows bietet die (DOS)Eingabeaufforderung entsprechendes. Verwenden Sie die DISKETTE nur im sog. moto-concept Server. Laden Sie nun bitte diese Diskette; tippen Sie exakt (!): A:PGOGEN <Enter> Bitte achten Sie darauf, dass Sie kein Leerzeichen einfügen; das zweite Zeichen ist ein Doppelpunkt. Ihr Computer beginnt mit einer Lese-Prüfung der Diskette, um bei einer Beeinträchtigung durch den Transport abbrechen zu können (Entladen und <Ctrl>+C bzw. <Strg>+C).

`moto-concept /pgoffice pro windows - die grafische Variante`

******************************************************************** Systeme moto-concept /pgoffice pro windows erhalten ebenfalls eine Diskette. Auch hierbei muss moto-concept an ALLEN Arbeitsplätzen so lange ruhen, bis die Programmpflege abgeschlossen ist. Laden Sie die Diskette an dem Rechner, der die moto-concept Installation trägt. Weiter geht's mit Arbeitsplatz (Doppelklick) Diskette A: (Klick) PGSETUP (Klick) ********************************************************************

`moto-concept - alle Systeme`

Danach starten Sie bitte moto-concept zunächst nur am Hauptgerät/T1.

Bei Unstimmigkeiten erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis, den
Sie uns dann bitte wissen lassen - am besten per Fax an 0202/528296.

Nach erfolgreichem Programm-Ende empfehlen wir dringend eine erneute
Daten-Sicherung, besser sogar zwei, damit bald sämtliche Datenträger
in Ihrem Haus die neuen Aufzeichnungen führen. Und danach dürfen nun
auch andere Computer wieder moto-concept anfordern.

24 h moto-concept /pgoffice pro windows  -------->  www.pgoffice.com

U-330-2

`moto-concept und die GDPdU`

Aus Gesprächen mit unserem Steuerberater haben wir dies erfahren:
moto-concept /classic (alle Versionen) ist grundsätzlich
GDPdU-tauglich. Allerdings steht es in Ihrem Ermessen und
damit auch in Ihrer Verantwortung, die erforderlichen
Speicherkapazitäten bereitzustellen. Im Einzelnen:

Rechnungen sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Diese Vorschrift
ist nicht neu; sie wird ab 01.01.2017 auch für Ihre elektronisch
erzeugten technischen Vorgänger obligatorisch. D.h.:
Ihr von moto-concept versorgtes Archiv muss hinreichend groß
eingerichtet sein, um dieses Volumen aufnehmen zu können.

Gutschriften stehen den Rechnungen exact gleich. Da moto-concept
auch diese archiviert, ist auch hier die GDPdU-Tauglichkeit
gegeben.

Quittungen waren bisher im Sinne einer Bar-Kasse gelegentlich
anders angesehen und behandelt worden. Damit ist ab 01.01.2017
Schluß: Auch die Quittungen aus Ihrem Bon-Drucker gelten
zweifelsfrei verbindlich als aufbewahrungspflichtige Belege,
und sie sind wie Rechnungen und Gutschriften zu archivieren.
(Quittungen sind nichts anderes als Rechnungen, die gleichzeitig
zusätzlich als bezahlt bestätigt = quittiert wurden.)

moto-concept verfügt mit der Programm-Nummer 94.46 an allen
Arbeitsplätzen über die Wahlmöglichkeit, Quittungen überhaupt zu
archivieren, alle, ausser Barverkauf zu archivieren oder ALLE zu
archivieren. Nur noch die Option ALLE einzustellen ist ab dem
01.01.2017 zulässig.

Das Programm wurde angepaßt, nur noch so (ALLE) zu verfahren.

Damit entsteht bei dem einen oder anderen Händler zusätzlicher
Kapazitätsbedarf im Archivbestand, wenn die Barverkaufs-
Quittungen zu den bisher archivierten Beleginhalten hinzukommen.
Oder kurz: moto-concept ist GDPdU-tauglich; die Sorge richtet
sich darauf, dass SIE es auch sind - also ein hinreichend großes
Archiv sowohl vorsehen, wie auch regelmäßig sichern.

Wir empfehlen daher, dass Sie zusätzlich nach jedem
Jahres-Abschluß (Inventur) eine zweifache Datensicherung aus
moto-concept fertigen und diese dauerhaft, also für die Dauer
von mindestens zehn Jahren als Datenträger aufzubewahren
praktizieren.

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`GDPdU (Forts.)`

Zur Erweiterung der Archivdatei finden Sie am Ende dieses
Artikels einen Leitfaden, wie Sie das von moto-concept /classic
versorgte Archiv erweitern können. Unter der Programm-Nummer

        94 Sonderfunktionen
        94 techn. Optionen
        94 Datenbank-Kapazität

erreichen Sie ein Programm, dem Sie unter Filename aufgeben:

        ZH2ARC  (Enter)

Sie sollten eine Anzeige erhalten, die in der Spalte unter
Filesize mindestens eine Zahl von 160000 ausweist. Dies soll
sicherstellen, dass das Archiv Belege über einen Zeitraum von
mindestens 2 Jahren aufnehmen kann. Jede Zahl größer ist im
Zweifel besser. Wir können aus unserem Büro weder abschätzen,
wie viele Belege Sie pro Jahr fertigen, noch einschätzen, mit
welchem Umfang durschnittlich pro Rechnung, Gutschrift oder
Quittung zu rechnen wäre. (Vermutlich wissen Sie dies selbst
nicht genau.)

Wir gehen also davon aus, dass eine Archiv-Kapazität für
2 .. 3 Jahre hinreichend bemessen ist, wenn Sie mindestens
einmal jährlich eine Datensicherungskopie und ein Doppel davon
fertigen und sicher archivieren. D.h. diese Datenträger
(CD, USB-Stick usw.) stehen für den Alltagsbetrieb sodann
zehn Jahre lang nicht zur Verfügung.

Wir gestatten uns den Hinweis, dass moto-concept /new engine,
das Warenwirtschafts-System im Browserfenster, ein unbegrenzt
konzipiertes Archiv vorsieht, so dass dessen GDPdU-Tauglichkeit
damit sichergestellt ist. Allerdings gilt auch für dieses Produkt,
dass Sie um eine regelmäßige Datensicherung nicht herumkommen,
denn die technische Havarie Ihres Computersystems kann Sie vom
Vorwurf einer versäumten Aufbewahrungspflicht in Bezug auf die
elektronischen Belege nicht entlasten.

Unabhängig von moto-concept fügen wir noch einen weiteren Hinweis
an, der Ihre Eingangsbelege betrifft. Sie sind nicht verpflichtet,
auf Papier erhaltene Belege zu scannen; erst wenn Sie dies tun,
begeben Sie sich in die Pflicht, für unverfälschtes Scannen und
analoge Archivierung über mindestens zehn Jahre Sorge zu tragen.

U-330-4

`GDPdU (Forts.)`

Als kritisch können allerdings die Belege betrachtet werden,
die nie in Papierform bei Ihnen eingegangen sind, sondern
ausschließlich in elektronischer Form existieren, bspw. Rechnungen
der Telekom, von Internet-Providern und (zunehmend) Lieferern,
die inzwischen den Weg via Email und (PDF) Anhang wählen.

Es genügt hier im Zweifelsfall nicht, dass Sie diese Belege in
Ihrem Hause drucken, denn dieser Druck repräsentiert nicht das
Original.

Das Original ist die Email und ihr Anhang, denn dieser kann
Signaturen tragen, die vor inhaltlichen Verfälschungen schützen
und sichern helfen sollen. Kurz: Diese elektronischen Originale
müssen Sie sichern und über einen Zeitraum von zehn Jahren
vorhalten. (Für Rechnungen der Telekom sind Sonderregelungen
bekannt, die aber sicher nicht auf alle anderen Ersteller
elektronischer Rechnungen blanko ausgedehnt werden. Sie sind nur
dann auf der sicheren Seite, wenn Sie eine lückenlose Sicherung
mit doppelter Absicherung betreiben.) Dieser letzte Punkt
betrifft nicht moto-concept, gehört aber zu einer sinnvollen
Betrachtung der ab 01.01.2017 geltenden GDPdU untrennbar hinzu.

Diskutieren Sie dieses Thema gern auch mit Ihrem Steuerberater,
und legen Sie ihm dazu unseren Entwurf vor. Dies soll Sie
zusätzlich schützen, falls wir ein wichtiges Detail zu erwähnen
vergessen haben sollten.

Nach unseren Erfahrungen dürften 40 MB als Größe der Archiv-Datei
für ein Volumen von ca. 2 Jahren ausreichen. Ein Erweiterungs-
Schritt nach dem vorgestellten Leitfaden versucht eine Erweiterung
in Schritten von 20 MB. Bestimmen Sie also selbst die von Ihnen
gewünschte Archiv-Größe (=Berichtstiefe), aber verlassen Sie sich
nicht auf die Technik Ihres augenblicklich verwendeten Servers.
Die kann ausfallen, und dann "rettet" Sie nur eine intakte
Datensicherung.

Daraus folgt unvermeidlich, dass SIE für den Alltag eine tägliche
Datensicherung vorsehen müssen, wenn SIE den ab 01.01.2017
geltenden Ansprüchen genügen wollen.

moto-concept ist gerüstet.

U-330-5

`GDPdU (Forts.)`

Ein Hinweis zur Archiv-Auskunft: Sie können das Archiv aufblättern nach Kunden, Fahrzeugen oder Lieferern (GA/KA). Die Funktion ?:Recherche/Dok bietet darüberhinaus die Option 5:Beleg-Suche nach Beleg-Nr./-Datum. Als Beleg-Nr. geben Sie eine Rechnungs-, Gutschriften- oder Quittungs-Nr. vor; das Programm durchsucht das Archiv dann unabhängig von Kunden- oder Fahrgestell-Nr. (VIN) - das kann bei größeren Archiven etwas dauern - und hält dann bis zu dreimal an (falls die Nr. sowohl für eine Rechnung, eine Gutschrift und für eine Quittung belegt wurde und bietet Gelegenheit zum Nachdruck.

`das aktuelle moto-concept Handbuch`

Das aktuelle moto-concept Handbuch finden Sie im Internet unter

        http://pgoffice.com/DEH2.HTM

bzw.

        http://pgoffice.net/DEH2.HTM

Wir bitten Sie, dieser aktuellen Fassung den Vorzug zu geben.
Damit entfällt für Sie die Pflege einer Kopie in Ihrem
Computer-System.

U-330-6

`BMW`

Nach Übernahme einer oder mehrerer Preislisten-Bestände wird der aktuelle Vortragsbestand gelöscht, um theoretisch mögliche erneute Verarbeitung älterer Bestände sicher auszuschließen.

`Husqvarna`

moto-concept kann auch die Preisliste dieses Lieferanten übernehmen. Teile-Bestellungen (ET-Order) können ebenfalls übermittelt werden. Details dazu finden Sie im moto-concept Handbuch, Anhang A unter dem Stichwort Husqvarna bzw. im Internet unter http://pgoffice.net/DEH2AHSB.HTM

`KTM`

KTM bietet eine ET-Preisliste in einem überarbeiteten Datenformat,
die inzwischen auch stabilisiert erscheint. moto-concept kann
dieses Datenformat verarbeiten und die Preisliste übernehmen.

Bestellungen (ET-Order) können von moto-concept bereitgestellt
werden, sodass eine elektronische Übermittlung auch hier im
neuen Format für KTM zur Verfügung steht.

Details dazu finden Sie im moto-concept Handbuch, Anhang A
unter dem Stichwort KTM bzw. im Internet unter

        http://pgoffice.net/DEH2AKTM.HTM

U-330-7

`Leeb`

Für die Firma Leeb haben wir den System-Schlüssel 029 vorgesehen. Zu diesem System-Schlüssel bietet moto-concept nun die Spezifikation einer Datenstruktur für den Import von ET-Preislisten. Diese können auch nach Marken gefiltert importiert werden. Details dazu finden Sie im moto-concept Handbuch, Anhang A unter dem Stichwort Leeb bzw. im Internet unter http://pgoffice.net/DEH2AZUB.HTM

`Mercury (Marine Power)`

Mercury bietet eine ET-Preisliste in einem überarbeiteten Datenformat. moto-concept kann dieses Datenformat verarbeiten und die Preisliste übernehmen.

`Paaschburg & Wunderlich`

moto-concept kann auch die Preisliste dieses Lieferanten Übernehmen. Details dazu finden Sie im moto-concept Handbuch, Anhang A unter dem Stichwort Paaschburg bzw. im Internet unter http://pgoffice.net/DEH2AZUB.HTM

`SUZUKI`

Die Übernahme von Mehrfach-Umschlüsselungen wurde im Detail
verbessert.

F-H2X-4

`Archiv und Berichts-Tiefe`

Um der Aufbewahrungspflicht laut GDPdU ab 01.01.2017 zu genügen, benötigt moto-concept ein entsprechend groß angelegtes Archiv. Mit jeder Erweiterung wird das Archiv um 80000 Zeilen (ca. 20 MB) erweitert, was nach unseren Schätzungen etwa der Bedarf für ein Jahr Rechnungs-Archivierung sein müsste.

`Wann und Wo`

Bitte beachten Sie, dass VOR der Erweiterung Ihrer Datenbank ALLE beteiligten Computer moto-concept beendet haben müssen, dass keine Druckauswertungen mehr angefordert sein dürfen, und dass ferner bis zum vollständigen Abschluss des Erweiterungs- Programmes keine Nebenstellen angemeldet werden dürfen. Dieses Programm arbeitet exclusiv am Haupt-Bildschirm/Server T1. Wegen der zu erwartenden Laufzeit dieses Programmes empfehlen wir, diesen Sonder-Programmlauf möglichst außerhalb der Geschäftszeit bzw. am Wochenende zu disponieren.

`ARCHIV erweitern`

Bitte wählen Sie am moto-concept Server aus dem Haupt-Menu:

          90:Sonder-Funktionen <Enter>
          94:System-Optionen   <Enter>
          95:Registrierung     <Enter>

Kennwort: BOSS  <Enter>        (ohne Anzeige)

Bestätigen Sie die Anzeige mit +:OK, gelangen Sie zu einem neuen
Menu. Hier wählen Sie bitte:

          24:expand ZH2ARC

`Registrierung und Freischaltung`

Sollten Sie (am Haupt-Bildschirm T1) nicht in das zweite Menu
gelangen, benötigen Sie eine (neue) Freischaltung. Dazu wählen
Sie bitte wieder die Registrierung und faxen uns deren
Bildschirm-Ausdruck mit Ihren Registrierungs-Daten.
Sie erhalten dann umgehend die Daten zu Ihrer Freischaltung.