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U-323-2
Filtern nach BDSG-Kriterien - Kunden-Kontakt
Zum Jahreswechsel 2012/2013 wird es ernst, und der Datenschutz
schlägt zu. Bekanntlich sollen Sie zu den Adressen Ihrer Kunden
erfassen und würdigen, ob bzw. auf welche Art diese Informationen
auch werblicher Art zu erhalten wünschen. Diese Information darf
nicht älter als drei Jahre sein; nach Ablauf einer solchen Frist
verliert eine Zustimmung ihre Gültigkeit.
Im Änderungsdienst zu den Kunden-Adressen (Programm Nr. 21) finden
Sie dazu seit längerem die Option 4:KK (Kunden-Kontakt), mit der Sie
diese Daten erheben. Mit dem Programmstand 32.3 bietet moto-concept
die Möglichkeit, Briefe, Etiketten und andere Statistik nach diesen
Kriterien gefiltert abrufen zu können.
Dazu wurden die Filterkriterien beim Abruf von Kunden-Daten
(Programm Nr. 81 bzw. 11) um zwei Optionen erweitert:
KK-Datum spezifiziert Monat und Jahr der Zustimmung des Kunden und
der Eintrag unter 'fuer' eine Variante des gestatteten Nachrichten-
Weges. Wollen Sie Adressen nach dem KK-Datum (Datum der Zustimmung)
selektieren, z.B. im Monat 12.2012, so korrespondiert dies mit einem
Datum 12.2009 oder danach, zu dem Sie die Zustimmung des Kunden
erhalten haben.
Geben Sie also in diesem Beispiel das KK-Datum 12.2009 als Filter-
Kriterium vor, so werden lediglich diejenigen Adressen selektiert,
die ein KK-Datum 12.2009, 01.2010, 02.2010 ff. führen. Adressen mit
weiter zurückliegendem KK-Datum oder gänzlich leerem Eintrag
(00.0000) werden so ausgeschlossen.
Dies gilt auch für Adress-Listen und Umsatz-Statistiken, und aus
diesem Grunde wurde das Filtern nach KK-Datum als Option ausgelegt.
Sollte sich die Rechtslage ändern, die Frist von drei Jahren z.B.
auf zwei Jahre verkürzt oder auf vier Jahre verlängert werden, kann
dieses Verfahren beibehalten werden und das bei Ihnen zum Abruf
einzutragende Datum verschöbe sich auf 12.2010 im Falle einer
Zweijahresfrist bzw. auf 12.2008 im Fall einer auf vier Jahre
verlängerten Frist, solange das im Beispiel gebotene Datum 12.2012
als tatsächlicher Termin des Adress-Abrufs beibehalten wird.
Für spätere Zeiträume selektieren Sie typischerweise denselben
Monat, d.h. der Monat des Abrufs und der im KK-Datum zum Filtern
benannte Monat sind gleich, und die Jahreszahl unter Filter ist die
Jahreszahl des Abrufs abzüglich 3 (Gültigkeitsdauer der Zustimmung).
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