B-ETI-0 

INVENTUR und BEWERTUNG des TEILE-LAGERS

Rechtsgrundlagen ................................................  1

Inventur-Zähllisten .............................................  1
Inventur-Bestände des Teile-Lagers erfassen .....................  2
    Teile-Positionen in Aufträgen ...............................  2
    Fehlbestände ................................................  2

Inventur-Differenzen ............................................  3
    Inventur-Differenzen - Zwischen-Bericht .....................  3
    Inventur-Differenzen - Abschluß-Bericht .....................  3
    Inventur-Differenzen - Bestands-Vortrag .....................  4
    Inventur-Differenzen - Bewertung ............................  4

Teile-Lagerwerte ................................................  5
    Basis des Wert-Ansatzes .....................................  6
    Bewertung von Alt-Beständen .................................  7

Teile-Schläferliste (Teile ohne Bewegung nach MM.JJJJ) ..........  8
    das Verkaufs-Datum 00.JJJJ ..................................  9


Eine Kurzübersicht der einzelnen Arbeitsschritte zu einer solchen
Inventur liefert der Artikel B-ETJ.

 
 
                                                             B-ETI-1 

INVENTUR und BEWERTUNG des TEILE-LAGERS

Rechtsgrundlagen

Nach den Par. 240, 241 HGB gehört es zu den Pflichten eines
jeden Kaufmanns, mindestens einmal jährlich seine Vermögens-
Gegenstände in einem Inventar aufzustellen. Bei der Aufstellung
des Inventars für den Schluß eines Geschäftsjahres bedarf es
einer körperlichen Bestandsaufnahme für diesen Zeitpunkt nicht,
soweit durch Anwendung eines den Grundsätzen ordnungsgemäßer
Buchführung entsprechenden anderen Verfahrens gesichert ist,
daß der Bestand auch ohne die körperliche Bestandsaufnahme für
diesen Zeitpunkt festgestellt werden kann.

Wenn also durch geeignete Bestands-Fortschreibung die
erforderliche Zuverlässigkeit gewährleistet ist, kann die
körperliche Bestandsaufnahme auch vor dem Inventur-Stichtag
erfolgen. An der Pflicht, einmal jährlich die Bestände
körperlich (z.B. durch Zählen) festzustellen, ändert sich
dadurch nichts.
 
 

Inventur-Zähllisten

Eine Teile-Inventur beginnt mit dem Druck einer Inventur-
Zählliste. Über Programm Nr. 87, Abruf-Ziffer 7.1 können Sie
eine solche Liste abrufen. Dabei steht Ihnen eine Sortierung
nach fortlaufender Teile-Nr. oder wahlweise nach Lagerorten zur
Verfügung. Die Listung kann in beiden Fällen auf einen Bereich
von Teile-Nrn. bzw. Lager-Orten begrenzt werden, z.B. um
Stichproben oder Zwischen-Inventuren zu unterstützen. Zu diesem
Zweck kann der aktuell von moto-concept geführte Lagerbestand
zur schnellen Kontrolle vorgetragen werden.

Für die einmal jährlich fiskalisch vorgeschriebene körperliche
Bestandsaufnahme empfehlen wir, auf diesen Vortrag zu verzichten,
da eine in allen Positionen durch Zählung mit Handeintrag
versehene Aufstellung i.d.R. eine größere Glaubwürdigkeit
genießt. Jedenfalls kann lediglich seitenweises Abhaken einer
maschinell erstellten und mit vorgetragenen Beständen
ausgestatteten Liste dazu führen, daß eine Betriebs-Prüfung
diese Form als Bestandsaufnahme (mit allen Konsequenzen)
verwirft.

 
 
                                                             B-ETI-2 

Inventur-Bestände des Teilelagers erfassen

Das Programm zur Erfassung der festgestellten Bestände erreichen
Sie unter der Programm-Nr. 77. In der Grundeinstellung des
Programms werden die Teile Ihrer Lager-Kartei nach fortlaufender
Teile-Nr. aufgeblättert. Das Aufblättern kann auf die Gesamt-
Preisliste ausgedehnt oder auf den Lager-Ort umgeschaltet werden.
Damit kann eine Zählliste sowohl nach lfd. Teile-Nr. als auch
nach Lager-Orten organisiert und erfaßt werden, ohne daß zu
jeder Position die mitunter recht lange Teile-Nr. geschrieben
werden muß.

Die mit diesem Programm erfaßten tatsächlichen Bestände werden
mit den bisher von moto-concept geführten Lager-Beständen
verglichen und automatisch zur Bestimmung von Inventur-
Differenzen verwertet. Der Abruf einer entspr. Druck-Auswertung
wird weiter unten beschrieben.

TIP: Die Möglichkeit, neue Teile-Karteikarten anzulegen, ist
integriert. Außer den Inventur-Beständen können die in der
Anzeige davorstehenden Angaben Erlös-Schlüssel und Lager-Ort in
einem Arbeitsgang aktualisiert werden. Diese Begriffe sind auch
auf der Zählliste vorgetragen. Zur Überarbeitung von Mindest-
Beständen finden Sie im Programmbereich Teile-Disposition
(Programm-Nr. 38.7) darauf besonders spezialisierte
Funktionen.
 
 

Teile-Positionen in Aufträgen

Teile, die in laufenden Aufträgen Verwendung finden, sind zwar
dem jeweiligen Auftrag zugewiesen, werden aber auf den Bestands-
und Zähl-Listen ausgewiesen, wenn der Auftrag noch nicht
fakturiert ist. Dies kann zu Zähl-Differenzen oder zu
Fehlbeständen führen.

Bitte prüfen Sie regelmäßig Ihren Auftrags-Bestand und löschen
Sie nicht mehr aktuelle Aufträge. Noch nicht abgerechnete
Auftrags-Positionen gehören zu Ihrem Betrieb.
 
 

Fehlbestände

Klären Sie unabhängig von der Bestands-Zählung etwa notierte
Fehlbestände, z.B. durch Abruf eines Teile-Sortiments per
Programm Nr. 87.1 und Option  Druck-Umfang: 3:Pos.m.Fehlbest.
Korrigieren Sie diese Teile per Programm 77 auf die Menge 0.

 
 
                                                             B-ETI-3 

Inventur-Differenzen

Die mit der Erhebung der Bestände per Programm Nr. 70.77
ermittelten Abweichungen der Inventur von den bisher von
moto-concept geführten Mengen können dokumentiert werden. Dazu
finden Sie in den Chef-Zahlen unter der Programm-Nr. 17.7.1
Gelegenheit zum Abruf.

Die Auswertung kann wahlweise nach lfd. Teile-Nr. oder über
einen Bereich von Lager-Orten abgerufen werden, etwa um sensible
Bereiche eines Ladengeschäfts separat auszuwerten. Eine
Lieferanten-Nr. kann als Filter vorgegeben werden; geben Sie
eine Lieferanten-Nr. mit negativem Vorzeichen ein, so erscheinen
im ausgewählten Bereich der Teile-Nrn. bzw. der Lager-Orte nur
die Teile-Positionen, die NICHT mit dieser Lieferanten-Nr.
ausgestattet sind.

Der Druck-Umfang der Differenzen-Liste kann bestimmt werden zu:

        - keine Einzel-Positionen
        - Positionen mit Zuwachs
        - alle Positionen
        - Positionen mit Fehlbestand
        - Positionen mit Abweichung (Zuwachs/Fehlbestand)
 
 

Inventur-Differenzen - Zwischen-Bericht

Zu einer Orientierung vorab bei noch nicht abgeschlossener
Inventur kann diese Auswertung jederzeit als Zwischen-Bericht
abgerufen werden. Die bisher notierten Differenzen bleiben im
System gespeichert und werden fortgeschrieben.
 
 

Inventur-Differenzen - Abschluß-Bericht

Der Abschluß-Bericht beendet die Ermittlung der Inventur-
Differenzen, d.h. mit dem Druck der Abweichungen werden die
internen Differenzen-Speicher gelöscht.

Ein Abruf des Abschluß-Berichts kann auch vor Erfassung von
Inventur-Beständen per Programm Nr. 77 sinnvoll sein, um evtl.
alte Differenzen sicher aus dem Vortrag zu entfernen. In einem
solchen Fall wählen Sie als Option zum Druck-Umfang bitte:
0:KEINE Einzel-Positionen.

 
 
                                                             B-ETI-4 

Inventur-Differenzen - Bestands-Vortrag

Die Berichts-Art  *:Bestands-Vortrag  bietet einen Service
besonderer Art: Der gesamte Lagerbestand wird als Inventur-
Fehlbestand vorgetragen, und die Angabe des Lagerbestands in der
Karteikarte wird gelöscht. Dieser (Fehl-) Bestands-Vortrag
erzwingt die Erfassung aller gezählten Mengen per Programm
Nr. 77, denn nur so kann die zunächst in voller Höhe
vorgetragene Inventur-Differenz abgetragen und zurück in den
ausgewiesenen Lagerbestand gebracht werden. Sämtliche irrtümlich
nicht gezählten/nicht erfaßten Mengen bleiben (z.B. in einem
Zwischenbericht) als Fehlbestand angezeigt. Es können auf diesem
Wege Bestände aus mehreren Teilmengen zusammengetragen werden,
z.B. wenn die gleiche Ware an verschiedenen Plätzen (ET-Lager,
Verkaufsraum) plaziert und aus diesem Grunde separat erfaßt
wird (zur Addition ist der gezählten Menge das Vorzeichen +
voranzustellen). Zum Druck-Umfang sind nur die Spezifikationen:
keine, alle, bzw. Positionen mit Abweichung hier sinnvoll, und
auch die angebotene Gliederung sollte abgewählt (0) werden.

ACHTUNG: Zuvor Daten sichern, denn versehentlich doppelter Abruf
nullt sowohl die Einträge Lagerbestand als auch die Differenzen-
Speicher in allen betroffenen Karteikarten.
 
 

Inventur-Differenzen - Bewertung

Die Inventur-Differenzen können wie die Lager-Bestände bewertet
werden nach:

        - dem mittleren Einkaufs-Preis
        - dem letzten Einkaufs-Preis
        - dem niedrigeren der beiden vorgenannten EKP
        - der Listenpreis-Empfehlung des Herstellers
        - der Verkaufs-Preisliste Ihrer Kalkulation

Ferner erlaubt eine Option Gliederung, die dargestellten Teile-
Positionen mit einer Summe, u.a. nach Erlös-Art, Produktklasse,
Teile-Art ... verdichtet zu beurteilen.

Wünschen Sie mehrere verschiedene Gliederungen, können Sie bei
den wiederholten Abrufen auf Einzel-Positionen verzichten
(Druck-Umfang). Rufen Sie diese Auswertungen jeweils als
Zwischen-Bericht ab. Verwenden Sie den Abruf des Abschluß-
Berichts zuletzt separat, wenn Sie die Differenzen-Speicher
sicher löschen wollen.

 
 
                                                             B-ETI-5 

Teile-Lagerwerte

Zur Bewertung des Teile-Lagers bietet moto-concept eine
gedruckte Aufstellung, die Sie unter den Chef-Zahlen per
Programm Nr. 17 (Ziffer 8) abrufen können. Die Auswertung
ist möglich nach Teile-Nr. oder Lager-Ort; sie kann auf einen
Teilbereich (von..bis Teile-Nr. bzw. Lager-Ort) eingegrenzt
werden. Eine Lieferanten-Nr. kann als Filter vorgegeben werden;
geben Sie eine Lieferanten-Nr. mit negativem Vorzeichen ein,
so erscheinen im ausgewählten Bereich nur diejenigen Teile-
Positionen, die NICHT mit dieser Lieferanten-Nr. ausgestattet
sind.

Anders als bei den Zähl-Listen (die auch solche Positionen
führen müssen, die nachweisen, daß zu einer bestimmten Teile-Nr.
derzeit KEIN Bestand existiert) kann hier die Auswertung auf
tatsächliche Bestände ausgelegt werden:

        - keine Einzel-Positionen (nur Summen)
        - Positionen mit Bestand
        - alle Positionen
        - Positionen mit Fehlbestand
        - Positionen mit Bestand oder Fehlbestand
        - Positionen ohne Bestand (zur Recherche)

Zur Bewertung der Lager-Bestände wählen Sie zwischen (s.a.
Basis des Wert-Ansatzes auf der folgenden Seite):

        - dem mittleren Einkaufs-Preis
        - dem letzten Einkaufs-Preis
        - dem niedrigeren der beiden vorgenannten EKP
        - der Listenpreis-Empfehlung des Herstellers
        - der Verkaufs-Preisliste nach Ihrer Kalkulation

Eine Gliederung nach Erlös-Art, Produktklasse, Teile-Art, Rabatt-
Gruppe und Verkaufs-Datum (Monat letzter Bewegung) bietet eine
nach diesen Kriterien verdichtete Beurteilung der Bestände
insgesamt.

HINWEIS: Zur Gliederung nach dem Datum der letzten Teile-
Bewegung (Faktura/Gutschrift) s.a. Teile-Schläferliste.

 
 
                                                             B-ETI-6 

Basis des Wert-Ansatzes

In der Mehrheit der Fälle dürfte das Teilelager mit dem
mittleren Einkaufspreis vernünftig bewertet werden.

Das Niederstwertprinzip (Par. 6 Abs. 1 EStG, 253 HGB) kann auch
den Wertansatz zum letzten (d.h. aktuellen) Einkaufspreis
begründen, wenn dieser den mittleren Einkaufspreis
unterschreitet. Kaufmännische Vorsicht erkennt hier die Vernunft,
einen inzwischen überholten und dadurch zu hohen Wertansatz zu
vermeiden.

Aber auch eine Bewertung zu Verkaufs-Preisen bzw. zu empfohlenen
Hersteller-Listenpreisen kann (bei einer begründeten pauschalen
Wertberichtigung) sinnvoll sein.

Bei Sortimenten, bei denen in jüngster Zeit starke Preis-
Veränderungen vorkamen, kann auch die Bewertung zu aktuellen
Einkaufs-Preisen begründet sein, etwa wenn kürzlich ein neues
Rabatt-System vereinbart wurde.

Gehen Sie in einem solchen Fall wie folgt vor: Tragen Sie unter
dem/den betr. Lieferanten zunächst die aktuellen Rabatte ein.
Insbesondere, wenn Sie abhängig von der Bestell-Fristigkeit
unterschiedliche Bezugs-Rabatte erhalten, kommt dem Rabattsatz
in der Rubrik Kalkulation (Kalk) besondere Bedeutung zu. Tragen
Sie hier einen durchschnittlichen Bezugs-Rabatt ein. Diesen
Bezugs-Rabatt können Sie auf die gegenwärtigen Listenpreise
anwenden und zur Ermittlung des aktuellen Einkaufspreises
heranziehen; verwenden Sie für das betr. Sortiment Programm
Nr. 87 (Ziffer 6). Es bleibt hier Ihrer Beurteilung überlassen,
ob sich dieser kalkul. Mischrabatt mehr dem (für Sie
günstigeren) Rabatt für Monats-/Vorrats-Bestellungen oder einem
(geringeren) Rabatt für Tages-/Eil-Bestellungen nähert;
schließlich sollten Sie am besten beurteilen, in welchem
Verhältnis sich diese Bezugs-Konditionen mischen.

Da moto-concept unter dem aktuellen Einkaufspreis stets den
jeweils letzten Einkaufspreis notiert, dieser aber aufgrund
stark verschiedener Rabatte je nach Bestell-Fristigkeit
entsprechend deutlich variieren kann, ist vor der Bewertung
eines Sortiments zu aktuellen Einkaufs-Preisen generell eine
Ordnung per Programm Nr. 87 (Ziff.6) zu bedenken.

 
 
                                                             B-ETI-7 

Bewertung von Alt-Beständen

Der Bewertung des Teile-Lagers (Chefzahlen 17.8.8) kann eine
Gliederung nach letztem Verkaufs-Datum angefügt werden.
Sämtliche zuvor einzeln bewerteten Positionen werden hier quer
summiert nach dem Monat ihres letzten Verkaufs. Umgekehrt
bedeutet dies, welche Lagerwerte nach dem angegebenen Monat
nicht mehr umgesetzt wurden. Bezüglich einer sinnvollen
Abwertung auf der Basis dieser Summen empfehlen wir den Rat des
Steuerberaters.

Die mit dem Datum 00.0000 ausgewiesenen Bestände können nicht
generell abgewertet werden; die hier fehlende Angabe eines
Verkaufs-Datums kann Ursache sowohl darin haben, daß soeben
bezogene Teile noch nicht verkauft wurden, wie auch, daß diese
Teile seit Verwaltung mit moto-concept immer noch keinen
Abnehmer fanden. Hier bietet evtl. Abhilfe der Druck eines
Teile-Sortiments (Programm Nr. 87, Ziffer 1) bzw. einer Teile-
Schläferliste (Chefzahlen Nr. 17, Ziffer 8.6) und einmaliges
"Durchforsten" der hier mit Vk-Dt 00.0000 ausgewiesenen
Positionen: Tragen Sie bei den bekanntermaßen lange lagernden
Teilen (per Programm Nr. 27. bzw. Nr. 57) das Datum der
Übernahme (Start-Datum) von moto-concept ein, so können Sie
zukünftig Teile mit Datum 00.0000 generell als neu in Ihrem
Sortiment annehmen.

Ab Version 08.3 trägt moto-concept bei neu angelegten Teilen
ohne Verkaufs-Datum das lfd. Jahr des System-Datums ein und
stellt den Monat zu Null. Der Monat 00 hält für später die
Aussage fest, daß bisher noch keine Bewegungen notiert wurden
(sonst wäre ja ein vollständiges Datum MM.JJJJ eingetragen).
Die Angabe einer Jahreszahl erlaubt aber in späteren Jahren
eine bessere Feststellung, wie lange ein Teile-Bestand bereits
(mindestens) ruht - bleibt zu hoffen, daß dies nur für wenige
Teile-Positionen mit Bestand zutrifft.

 
 
                                                             B-ETI-8 

Teile-Schläferliste

Die Teile-Schläferliste ist eine besondere Darstellung Ihrer
Lagerkartei, um lange ruhende Teile-Positionen zu ermitteln,
etwa zur Sortiments-Bereinigung oder zur qualifizierten
Begründung von Abschreibungen.

Die Teile-Schläferliste erreichen Sie unter den Chefzahlen unter
der Programm-Nr. 17, Ziffer 8.6. Deren Abruf und Druck
(Druck-Umfang, Bewertung, Gliederung) erfolgen analog zur
Auswertung der Teile-Lagerwerte (s.vor). Zusätzlich geben Sie
Monat und Jahr vor, um nur solche Teile auszufiltern, die NACH
diesem Monat keine Bewegung (Faktura oder Gutschrift) mehr
erfahren haben.

Entschließen Sie sich, auf der Schläferliste ausgewiesene Teile
abzuwerten, so ist deren neu angesetzter Wert bitte in die
Lagerkartei zu übernehmen (z.B. per Programm Nr. 27 bzw. 57),
und zwar als neuer mittlerer Einkaufs-Preis. Kommt es dann zu
einem späteren Zeitpunkt (doch) zu einem Verkauf, weisen der
Umsatz-Bericht zu den Teilen bzw. der Erlös-Bericht auch den
richtigen (höheren) Roh-Erlös aus.
 
 

Teile ohne Bewegung nach: DATUM

moto-concept schlägt eine Termingrenze vor, die solche Teile
auswählt, die seit einem Jahr nicht mehr bewegt wurden (lfd.
Monat des System-Datums und Vorjahr). Sie können dieses Datum
jederzeit übersteuern, indem Sie wie üblich mit der Taste ^
von der Teile-Nr. bzw. vom Lager-Ort eine Bildschirm-Station
zurückgehen und dort das von Ihnen bestimmte Datum eintragen.
Dieses Datum bezeichnet den Monat, in dem die darzustellenden
Teile letztmalig bewegt worden sein dürfen. Solche Teile, die
in einem folgenden Monat verkauft oder gutgeschrieben wurden,
werden aus dieser Auswertung ausgeschlossen.

 
 
                                                             B-ETI-9 

das Verkaufs-Datum 00.JJJJ

Neu angelegte Teile werden hier mit dem Jahr aus dem System-
Datum, jedoch Monat 00, gekennzeichnet, sofern Sie dieses Datum
nicht übersteuern. Dies unterstützt unsere bisherige Empfehlung,
so zu verfahren, um in späteren Jahren nicht diverse Teile-
Karteikarten ohne Datum (00.0000) zu versammeln, sondern
zumindest eine Aussage über das Jahr zu ermöglichen, in dem eine
bestimmte Lager-Karteikarte angelegt wurde, ohne daß zu diesem
Teil je eine spätere Bewegung aufgezeichnet wurde. M.a.W.: Das
Datum 00.JJJJ zeigt besser als 00.0000, seit wann eine Teile-
Position (mindestens) ruht. Dagegen kann das Verkaufs-Datum
00.0000 nicht klären helfen, ob für ein bestimmtes Teil der
Lagerbestand gestern oder bereits vor mehreren Jahren
festgestellt wurde, ohne daß seither Bewegungen stattgefunden
hätten.