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WERKSTATT-TERMINPLANUNG

der organisatorische Rahmen .....................................  1
Werkstatt-Auslastung pro Kalendertag ............................  1

Werkstatt-Termin erfassen .......................................  2
Termin-Zeilen zum Werkstatt- bzw. Kunden-Auftrag erfassen .......  2

Kunden stärker an Termin-Absprachen binden ......................  3
Terminplan-Zeiten und Aufträge aufheben .........................  3

Werkstatt-Kapazitäten vortragen .................................  4

Auswertungen zur Terminplanung ..................................  4
 

 
 
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WERKSTATT-TERMINPLANUNG

der organisatorische Rahmen

Das Organisations-Programm für Ihre Werkstatt-Termine erreichen
Sie über Programm-Nr. 49. Die Konzeption zielt darauf ab, daß
Sie mit diesem Programm auch telefonische Anfragen bedienen
können.

Das Programm beginnt mit der Frage nach dem betreffenden Kunden,
und Sie haben die Möglichkeit, in Ihrer Kartei bereits bekannte
Kunden analog zum Programm Nr. 21 aufzurufen bzw. eine neue
Kunden-Karteikarte anzulegen. Darüberhinaus ist es möglich, auch
OHNE Kunden-Nr. eine Art Roh-Planung zu besorgen.

Im nächsten Schritt erfragt das Programm das Fahrzeug, für
welches ein Werkstatt-Durchgang geplant werden soll; auch hier
ist vorgesehen, eine Roh-Planung OHNE Fahrzeug einrichten zu
können.
 
 

Werkstatt-Auslastung pro Kalendertag

Im dritten Schritt zeigt Ihnen das Programm die bisher geplante
Werkstatt-Auslastung pro Kalendertag. In diesem Zusammenhang
ist es wichtig zu wissen, daß die zur Planung verwendeten Zeit-
Einheiten von Ihnen frei gewählt werden können; Sie können also
nach Belieben in Minuten oder mit Arbeitswerten zu 5, 6, 10...
Minuten kalkulieren, allerdings müssen Sie sich einmal auf die
Verwendung einer dieser Möglichkeiten festlegen. M.a.W.: gleich-
gültig für welche Zeit-Einheit Sie sich entscheiden, fortan sind
ALLE Zeit-Kalkulationen in dieser Einheit zu notieren.

Das Programm zur Anzeige der Werkstatt-Auslastung liefert pro
Kalendertag die Angabe des Wochentags, die bereits geplanten und
die noch freien Zeit-Einheiten für den betreffenden Tag. Sie
können für jeden Tag vorab das für diese Art von Werkstatt-
Planung verfügbare Volumen an Arbeitszeit vorgeben (*:Max/Tg).
Achten Sie bitte darauf, daß Sie keinesfalls mehr als 3/4 (75%)
der maximal verfügbaren Monteur-Kapazitäten für diese Planung
ansetzen, um noch auf Unvorhergesehenes kurzfristig reagieren
zu können.

Mit der Funktion  +:neuer Termin  ergänzen Sie den Termin-Plan
um eine neue Zeile; mit der Funktion -:Termin-Uebersicht können
Sie die bereits geplanten Vorgänge aufblättern.
 

 
 
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Werkstatt-Termine erfassen

Unter dem ausgewählten Datum (Termin) benötigt das Programm in
jedem Fall eine Auftrags-Nr.; bei Bedarf können Sie auch eine
neue Auftrags-Nr. belegen. Zu jeder Termin-Zeile können Sie
kurze Notizen in Stichworten ablegen, Sie können sofort oder
später einen hierfür verantwortlichen Monteur bestimmen, sowie
das benötigte Zeit-Volumen für die geplante Tätigkeit fest-
halten.

Auf diese Weise trägt Ihnen das Programm die bereits verplanten
Zeiten für jeden Kalendertag und für den einzelnen Monteur
zusammen, so daß weitere Planungen an der noch übrigen zur
Verfügung stehenden Zeit-Kapazität orientiert werden können.
 
 

Termin-Zeilen zum Werkstatt- bzw. Kunden-Auftrag erfassen

Wird mit einer neuen Termin-Zeile eine neue Auftrags-Nr. ver-
geben, so wird ein Werkstatt-Auftrag vorbereitet, falls Sie im
Vorlauf (2.Schritt) ein Fahrzeug eingestellt haben, anderenfalls
wird ein Kunden-Auftrag vorbereitet.

Das Programm zur Auftrags-Bearbeitung (Programm Nr. 44 oder 45)
bietet mit der Funktion *:Auftr.Typ/Storno die Möglichkeit,
den Auftrags-Typ nachträglich zu wechseln, so daß ein Kunden-
Auftrag noch später zu einem Werkstatt-Auftrag erweitert werden
kann und umgekehrt.

Nach Abschluß der Terminplan-Zeile leitet Sie das Programm über
in die Auftrags-Verwaltung und schlägt den erwähnten Auftrag
auf, so daß Sie unmittelbar nach einem Telefonat diesen Auftrag
bei Bedarf ergänzen können: um die Angabe des Auftrag-Annehmers,
Anlage einer neuen/provisorisch ausgefüllten Kunden-Karteikarte
und um hier im Volumen nicht beschränkte weitere Notiz-Zeilen.
 

 
 
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Kunden stärker an Termin-Absprachen binden

Die prompte Vergabe einer Auftrags-Nr. soll Ihnen speziell bei
fernmündlichen Termin-Absprachen die Möglichkeit eröffnen, den
Kunden mit dieser konkreten Angabe (Auftrags-Nr.) stärker zu
binden und damit die Wahrscheinlichkeit zu fördern, daß er
den besprochenen Termin auch einhält.

Darüberhinaus ist Ihnen mit der Eröffnung eines Auftrags zu
jeder Terminplan-Zeile die Möglichkeit geboten, alle relevanten
Details etappenweise zusammenzutragen, etwa die Fahrzeug-Daten
erst dann in den Auftrag zu ergänzen, wenn das Fahrzeug zum
Termin vorgestellt wird (Erweitern des Kunden-Auftrags zum
Werkstatt-Auftrag durch die Funktion  *:Auftr.Typ/Storno).
Außerdem wird beim Aufblättern der Aufträge ein bestehender
Termin-Eintrag angezeigt.
 
 

Terminplan-Zeiten und Aufträge aufheben

Dieses Verfahren hat natürlicherweise zur Konsequenz, daß mit-
unter Aufträge vorbereitet und angelegt werden, die später nicht
vom anfragenden Kunden honoriert werden. Ein regelmäßiges
Sichten der aktuell eingerichteten Aufträge per Programm Nr.48
Ziffer  1:Auftrags-Uebersicht  zur Bereinigung des Auftrags-
bestandes sei in regelmäßigen Abständen empfohlen. Mit dem
Löschen eines Auftrags (Abrechnung oder Storno) werden auch
die mit diesem Auftrag verbundenen Terminplan-Zeilen aufgehoben.
 

 
 
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Werkstatt-Kapazitäten vortragen

Die pauschalen Vorgaben der planbaren Werkstatt-Zeiten (Kapazi-
tätsvorgaben) erreichen Sie mit der Funktion  ?:Recherche/Dok
aus der Tages-Übersicht oder der Anzeige der Werkstatt-Termine,
und zwar über die Option  9:Werkstatt-Kapazitäten vortragen.
Hier halten Sie fest, in welcher Zeit-Einheit Sie Ihre Termin-
Planung betreiben wollen.

In der Matrix notieren Sie je Wochentag und Monat eine planbare
Zeit-Vorgabe i.S. geschätzter verfügbarer Werkstatt-Kapazitäten,
die über die Monate saisonale Unterschiede zu berücksichtigen
zuläßt und ebenso unterschiedlich lange Geschäftszeiten für
unterschiedliche Wochentage. Der Eintrag Stdd.-Vorgabe/Tag:
stempelt die hier eingegebene Zeit-Vorgabe pauschal in alle
Tages-Vorgaben MO-FR und setzt die Vorgaben SA-SO zu Null.

In der Tages-Uebersicht können Sie mit der Option *:Max/Tg für
jedes konkrete Kalender-Datum eine eigene verfügbare Kapazität
vorgeben.
 
 

Auswertungen zur Terminplanung

Ebenfalls über die Option ?:Recherche/Dok finden Sie Gelegenheit
zum Abruf der Auswertungen Termin-Uebersicht, Auftrags-Planung
und Personal-Einsatz, in denen die bisher geplanten Werkstatt-
Zeiten nach Datum (Termin), Auftrags-Nr. bzw. Personal-Nr. des
verantwortlichen Monteurs zusammengefaßt dargestellt werden.

Diese Auswertungen erreichen Sie auch aus dem Chefzahlen-Menu
zum Thema Umsatz/Zeiten des Personals (Programm-Nr. 15).