45-0 

Beispiele zur AUFTRAGS-BEARBEITUNG

Teile-Verkauf und -Umtausch .....................................  1

Teile-Order aus Kunden-Auftrag oder Kassa-Barverkauf ............  2

Verrechnung einer Anzahlung, Brutto-Preisangaben ................  3

Fahrzeug-Finanzierung mit Teilzahlung durch Kunde ...............  4

Nachkalkulation zu Verkauf und Hereinnahme von Fahrzeugen .......  6

Abrechnung einer Fahrzeug-Hereinnahme ...........................  7

 

 
 
                                                                45-1 

Beispiele zur AUFTRAGS-BEARBEITUNG

Teile-Verkauf und -Umtausch

Die obere Zeile zeigt einen regulären Teile-Verkauf:

Pos-Nr. 0010
Zeilen-Typ T    Teile-Position
Teile-Nr.       0PP-351718-095
Bezeichnung     ZUG 95MM
Menge           2,00
Einzelpreis     18,00
Positionspreis  36,00
Teile-Art/MwSt. 1 (voller USt-Hebesatz)

Die Zeile darunter behandelt einen Teile-Umtausch (Rücknahme
eines zuvor wie 0010 verkauften Zuges, der sich als zu kurz
erwies). Durch das negative Vorzeichen bei der Menge wird der
Lager-Bestand wieder erhöht und dem Kunden der zuvor bezahlte
Preis durch Verrechnung gutgeschrieben.

Dabei kann es vorkommen, daß der Auftragswert unter 0,00
(negativ) abschließt, also Geld herausgegeben wird, wenn das
neu verkaufte Teil weniger kostet als die Rücknahme.

 

 
 
                                                                45-2 

Teile-Order aus Kunden-Auftrag oder Kassa-Barverkauf

Können Sie einmal ein gewünschtes Teil nicht ab Lager liefern,
dokumentieren Sie die verhandelte Position mit der ermittelten
Teile-Nr., Teile-Bezeichnung und Preis; notieren Sie die Menge
zu 0,00 (Null), bis das Teil verfügbar wird.

Der untere Bildschirm zeigt die in diesem Zusammenhang gleich
besorgte Teile-Disposition, d.h. Vormerkung zur Bestellung.
Diese Programmfunktion aktivieren Sie mit der Funktionstaste -
<Tasten F3, F7, F11> oder Mausklick auf die Offerte -:bestellen.

moto-concept trägt die Telefon-Nr. des Kunden wenn möglich aus
dessen Karteikarte vor, damit das Wareneingangs-Protokoll eine
schnelle Informations-Weitergabe (das Teil ist da) fördert.

Verlangen Sie in solchen Fällen eine Anzahlung, so "verkaufen"
Sie eine entsprechende Teile-Position, hier z.B. die Teile-Nr.
#ANZT mit einem angemessenen Betrag, die Sie bei Lieferung des
Teils wie einen Umtausch verrechnen. Siehe nächstes Beispiel.
 

 
 
                                                                45-3 

Verrechnung einer Anzahlung, Brutto-Preisangaben

Kommt das für einen Kunden bestellte Teil zur Lieferung,
weist das Wareneingangs-Protokoll Sie darauf hin, welcher
Kunde auf diese Ware wartet. (vgl. vorheriges Beispiel).

Eine zuvor geleistete Anzahlung wird in exakt gleicher
Weise verechnet wie ein Teile-Umtausch (Menge mit negativem
Vorzeichen und Anzahlungs-Position über fiktive Teile-Nr.,
z.B. #ANZT).

Verzichten Sie nicht auf die Verrechnung der Anzahlung in
einer eigenen Position, d.h. keinesfalls sollten Sie den
Teile-Preis um die bereits erhaltene Anzahlung kürzen.
Damit ruinieren Sie nur sämtliche Statistik: Sie haben ja
(hoffentlich) den vollen Teile-Preis erhalten, wenn auch
in zwei Etappen. Das sollte dann auch so abgerechnet (und
die Teile-Nr. #ANZT entsprechend wieder entlastet) werden.

 

 
 
                                                               45-3a

Verrechnung einer Anzahlung, Brutto-Preisangaben (Forts.)

Übrigens: Anzahlungen werden üblicherweise brutto (d.h.
incl. MwSt) ausgehandelt; tippen Sie den Einzelpreis also
brutto, schließen aber statt mit <Enter> oder <Tab> mit
der Funktionstaste + <F4, F8 oder F12> ab.

moto-concept rechnet dann den entsprechenden Nettopreis aus;
schlimmstenfalls entsteht ein Rundungsfehler von 0,01.

Sie können auch die fiktive Teile-Nr. #ANZT mit einem
Verkaufspreis, z.B. 20,00, 25,00 oder 50,00 (brutto)
ausstatten. Wählen Sie den Preis so, daß durch die Netto-
Rückrechnung keine Rundungsfehler entstehen, und steuern
Sie den abzurechnenden Anzahlungs-Betrag über die Menge,
also z.B. 4 x 25,00 für 100,00 Anzahlung gesamt. Dann zeigt
Ihnen der (Fehl-) Bestand in der Teile-Karteikarte indirekt,
wieviele Anzahlungen Sie derzeit betreuen.
 

 
 
                                                                45-4 

Fahrzeug-Finanzierung mit Teilzahlung durch Kunde

Stellen Sie dem Kunden eine Rechnung über seine geleistete
Anzahlung. Zahlt er sogleich, können Sie den erhaltenen Betrag
auf der Rechnung quittieren. Damit erhält der Kunde den ihm
zustehenden Beleg für die Anzahlung.

Ggf. vergeht etwas Zeit, bis das gewünschte Fahrzeug geliefert
wird. Solange "parkt" die geleistete Anzahlung auf der Kartei-
karte einer (fiktiven) Teile-Nr., z.B. #ANZF.

Stellen Sie später die Fahrzeug-Rechnung an ein Finanzierungs-
Institut, wird dort die Kunden-Anzahlung mit eigener Position
in Abzug gebracht.
 

 
 
                                                                45-5 

Fahrzeug-Finanzierung mit Teilzahlung durch Kunde (Forts.)

Beachten Sie die Auftrags-/Rechnungs-Adresse für den künftigen
Fahrzeug-Eigentümer.

Das Fahrzeug erzielt so den vollen Umsatz, wie er später in
Umsatz-Berichten bzw. zur Nachkalkulation auszuweisen ist.

Das Anzahlungs-Verrechnungskonto führt die Karteikarte zur
(fiktiven) Teile-Nr. #ANZF. Die hier in ABZUG gebrachte Position
kompensiert den Vortrag aus der oben dargestellten Abrechnung
mit dem Kunden.
 

 
 
                                                                45-6 

Nachkalkulation zu Fahrzeug-Verkäufen

Mit dem Verkauf eines Fahrzeugs verlieren die Daten seiner
Karteikarte unter der Regie des Programms Nr. 24 ihre
Bedeutung. Die hier vorgetragenen Daten werden aktualisiert und
der Umsatz-Statistik unter den Chef-Zahlen 14.5 zugeleitet.

Dort erscheint unter anderem auch der tatsächlich erzielte
Verkaufs-Preis, sofern er von der ursprünglich angestrebten
Preis-Stellung der Bestands-Karteikarte abweichen sollte. Durch
mehrfache Hereinnahme (Ankauf Neu-Fahrzeug, Inzahlungnahme
oder Agentur-Hereinnahme) und anschließende Veräußerung können
auch im selben Jahr mehrere Verkaufs-Vorgänge zur selben
Fahrzeug-Ident-Nr. entstehen mit der Konsequenz, daß Sie unter
den Chef-Zahlen Nr. 14.5 in der Umsatz-Statistik (Ziffer 5)
wie auch in der Nachkalkulation zu einer Ident-Nr. mehrere
Eintragungen finden können. Sie erhalten damit Gelegenheit,
die Nachkalkulation (Ziffer 6) bezüglich des Neu-Fahrzeug-
Verkaufs z.B. hinsichtlich des Hersteller-Bonus und davon
separat ein späteres Gebraucht-Fahrzeug-Geschäft hinsichtlich
der Finanzierung o.dergl. getrennt zu würdigen. Dementsprechend
differenziert berichtet dann auch die Auswertung der Fahrzeug-
Nachkalkulation (Ziffer 7).

Die Daten der ursprünglichen Karteikarte finden Sie noch per
Programm Nr. 24, allerdings nur noch bei vollständiger
Vorgabe der Fahrzeug-Ident-Nr. Dazu erhalten Sie den Hinweis,
daß dieses Fahrzeug inzwischen zum Kunden-Fahrzeug geworden
ist, d.h. regulär per Programm Nr. 22 betreut wird. In der
Anzeige des Programms 22 finden Sie das Fahrzeug verbunden
mit dem Käufer aus der letzten Rechnung; das Rechnungs-Datum
ist als Verkaufs-Datum eingetragen.

Die Anzeige des Programms 24 verliert insofern ihre Relevanz,
zum einen, weil für Kunden-Fahrzeuge das Programm Nr. 22
vorgesehen ist, zum anderen, weil mehrere Verkaufs-Vorgänge in
EINER Karteikarte aus technischen Gründen nicht vernünftig
dargestellt werden können. Die differenzierte Würdigung eines
oder mehrerer Verkaufs-Vorgänge zu Fahrzeugen obliegt daher dem
Chefzahlen-Programm Nr. 14.5.
 

 
 
                                                                45-7 

Abrechnung einer Fahrzeug-Hereinnahme

Generell sei empfohlen, für Fahrzeug-Verkäufe und -Hereinnahmen
separate Aufträge anzulegen und dazu dementsprechend separate
Rechnungen zu erteilen.

Zur besonderen Beachtung:

Inzahlungnahmen werden von der Auftrags-Summe in Abzug gebracht.
Nach den Regeln der DIFFERENZ-BESTEUERUNG erfolgt kein MwSt-
Ausweis (brutto=netto).

Hereinnahmen in AGENTUR werden technisch ebenso erfaßt, jedoch
am Ende der Positionszeile mit A (nicht D) gekennzeichnet. Die
Auftrags-Summe wird NICHT vermindert.

Bei der Hereinnahme von GEBRAUCHT-FAHRZEUGEN von Firmen-Kunden
(Fahrschulen etc.) sollten Sie darauf achten, daß der
Fahrzeuggeber Ihnen gleichlautend und an Ihre Geschäfts-Adresse
gerichtete Rechnung stellt, um Diskussionen um den
rechtsgültigen Vorsteuer-Abzug vorzubeugen. Die dazu von Ihnen
mit moto-concept gleichlautend erstellte (Ab-) Rechnung über die
Hereinnahme ergänzen Sie um den Kommentar-Hinweis:

        PRO-FORMA-RECHNUNG
        NUR FÜR INTERNE BUCHUNGSZWECKE
        BERECHTIGT NICHT ZUM VORSTEUER-ABZUG
 

 
 
                                                               45-7a

Abrechnung einer Fahrzeug-Hereinnahme (Forts.)

Auch für Inzahlungnahmen stellen Sie dem Kunden eine RECHNUNG,
ggf. mit negativem Vorzeichen.

Diese Vorgehensweise erlaubt das Saldieren von Fahrzeug-Verkäufen
und -Inzahlungnahmen in einem Auftrag und dementsprechend in
einer Rechnung (obwohl wir stets separate Abrechnung empfehlen).

Separate Abrechnung ist bei Geschäftskunden guter Ton, bei
Agentur-Geschäften unverzichtbar. Warum dann nicht immer so
verfahren? Geübte gleiche Abläufe schaffen Sicherheit.