44-G-1
Anmerkungen zur GDPdU
Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) enthalten Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen. Die GDPdU wurden durch die GoBD zum 01.01.2015 abgelöst. Die Kern-Datenbank moto-concept besteht aus insgesamt vier Datenbeständen: ZH2*.PGO; diese Bestände sind wechselweise aufeinander angewiesen, d.h. nur mit gleichem Terminstand miteinander brauchbar. ** Bis vor Version 34.0. Ab moto-concept Version 34.0 können ** Sie diese Journale auch rückdatieren und taggenau eingrenzen. ** Voraussetzung dafür ist, dass moto-concept mit diesen ** Aufzeichnungen ab Einsatz der Version 34.0 beginnt. Kassen-Bericht, Rechnungs-Journal sowie die anderen Journale stehen nach dem Löschen (Datenfreigabe) dann maschinell lesbar nicht mehr zur Verfügung. Das ist der Grund, warum wir uns so feierlich darum bemühen, deren Druck sicherzustellen. Hier ist also die Papierform unverzichtbar, sie gestattet den Einstieg ins Archiv, über den der Einzelnachweis jedes Beleges geführt werden kann. Das Archiv sollte ein Volumen von 10 Jahren oder mehr abdecken, so dass eine Datensicherung einmal pro Jahr (mindestens zwei Abzüge) eine plausible Sicherheit für die GDPdU bieten sollte; in Ernstfällen hilft die Überlappung mit den Vorjahren. Das Archiv wird wie eine Walze umlaufend mit aktuellen Daten beschrieben. Am Archiv-Ende überschreibt das Programm in der Folge so zuerst die ältesten Aufzeichnungen mit neuen Daten. Das Archiv kann erweitert werden, allerdings setzt das Programm seine aktuellen Aufzeichnungen an derselben Stelle fort, so dass der Effekt des längeren Umlaufs erst in der nächsten Runde zum Tragen kommt. Für Ihre geschäftlichen Belange ist eine höhere Aktualität erforderlich, so dass Sie um eine tägliche Datensicherung auf mindestens drei zyklisch verwendete Datenträger nicht herumkommen düften. Zurück zur GDPdU: Wir empfehlen daher, die Aufbewahrung der oben benannten PAPIERENEN Journale incl. Kassenblätter; diese Papiere belegen die Lückenlosigkeit der Belegnummern; sie gestatten, den jeweils betrachteten Vorgang nach Datum einzugrenzen und auf den Geschäftspartner bzw. dessen Fahrzeug zu beziehen. Das Archiv erlaubt, über die Belegnummer den zugehörigen Beleg detailiert anzusehen und/oder zu reproduzieren. (Für länger zurückliegende Zeiträume, die mit dem aktuellen Archiv nicht (mehr) abgedeckt sind, sichern Sie den aktuellen Datenbank-Stand (zur Sicherheit zweimal) und laden einen älteren Stand zurück; das heißt Daten-Restauration, und danach können Sie ältere Archiv-Stände einsehen. Zum Schluß restauriren Sie Ihre aktuelle Datenbank wieder von einer zuvor gefertigten Sicherungskopie.)
