28-0 

TEXT-BAUSTEINE entwerfen und drucken

Text-Bausteine - Blocks .........................................  1

Text-Zeilen und -Spalten ........................................  2

Text-Gestaltung .................................................  2
    Leerzeilen ..................................................  3
    Blattwechsel ................................................  3

Adress-Einfügung ................................................  4
    Name und Anrede .............................................  4
    dynamisches Datum ...........................................  5
    Kunden-Nr., Fahrzeug-Ident-Nr. ..............................  5
    linker Rand .................................................  5

Musterbrief zur TÜV-Erinnerung ..................................  6
    Baustein-Kombinationen ......................................  7

Druck-Abrufe und andere Dienste .................................  8

Tips:
    Werbe-Aussendungen ..........................................  9
    besondere Papierformate, Postkarte adressieren ..............  9

 
 
                                                                28-1 

TEXT-BAUSTEINE entwerfen und drucken

Die hier vorgestellte Textverarbeitung versteht sich nicht als
Konkurrenz zu heute marktgängigen Textsystemen; vielmehr soll
sie Gelegenheit bieten, einfache und kurze Textpassagen
aufzuzeichnen, z.B. interne Merklisten und
Schlüsselverzeichnisse.

Sie zeichnet sich aus durch vollständige Integration in
moto-concept und Schlichtheit in der Bedienung. Sie taugt auch
zur Erstellung einfacher Serienbriefe, wie z.B. TÜV-Erinnerungen
o.dergl.). Wem die hier gebotenen Möglichkeiten gedruckter
Darstellung nicht genügen, sei verwiesen auf die Möglichkeiten
des Daten-Exports im Chefzahlen-Menu unter Programm-Nr. 18;
hier können Adressen aus der moto-concept Datenbank an andere
Textverarbeitungs-Systeme bereitgestellt werden.

Sie erreichen dieses Programm über die Programm-Nr. 28 bzw. 88.
 
 

Text-Bausteine - Blocks

Die hier aufzuzeichnenden Texte werden unter von Ihnen frei
wählbaren Namen abgelegt, die als Block oder Text-Baustein
bezeichnet werden. Verwenden Sie zur Vergabe solcher Baustein-
Namen nach Möglichkeit nur einfache Buchstaben und Ziffern,
und verzichten Sie auf Interpunktions- und Sonderzeichen.

Typische Baustein-Namen sind GEBURT für ein Schreiben mit
Geburtstags-Grüßen, TUEV für eine Erinnerung an TÜV-Fälligkeit.
Statt MAHN-1 sollten Sie MAHN1 bevorzugen, falls Sie ein
Standard-Schreiben z.B. für eine Mahnung entwerfen wollen.

Einen neuen Textbaustein legen Sie an, indem Sie dessen
Baustein-Namen vorgeben; das Programm sollte den Baustein-
Namen als frei melden und Ihnen  +:einrichten  anbieten.
Bestehende Bausteine können in analoger Weise aufgerufen
werden, um sie nachzubearbeiten oder zu löschen. In Baustein-
Namen verwendete Buchstaben werden generell in große Buchstaben
übersetzt.

 
 
                                                                28-2 

Text-Zeilen und -Spalten

Der Text zu einem Text-Baustein wird in Zeilen organisiert.
Zu jeder Zeile wird eine 6-stellige Zeilen-Nr. vergeben.
Am Ende eines Textes erzeugt das Programm automatisch neue
Zeilen-Nrn. im Hunderter-Sprung per <Enter> bzw. <Return>.

Dieses Konzept der Zeilen-Nrn. erlaubt das gezielte Ansprechen
bestimmter Zeilen und erforderlichenfalls nachträgliches
Einfügen, so daß Sie auch sprechende Zeilen-Nrn. verwenden
können (beispielsweise durch rückwärts geschriebenes Datum
wie 001231 für Silvester 2000).

Im übrigen schreiben Sie in die einzelnen Zeilen den
aufzuzeichnenden Text; das Programm verzichtet auf
Silbentrennung ebenso wie auf automatischen Zeilenumbruch.

Verwenden Sie für den Druck dieser Texte dieselbe Drucker-
Einstellung wie für andere Drucke (Windows: Universal/Nur Text),
so vermeiden Sie mögliche Unstimmigkeiten durch
Proportionalschrift: Sie wählen eine Schriftart mit gleich
breiten Zeichen und so gelingen auch tabellarische Darstellungen
problemlos durch entsprechendes Untereinanderschreiben.
 
 

Text-Gestaltung

Außer der 1:1-Wiedergabe des von Ihnen hinterlegten Textes
bieten die Programme zum Druck-Abruf einige Gestaltungs-
Möglichkeiten. Sie stellen die zugehörigen Anweisungen einfach
wie Text in die jeweiligen Zeilen: Zur Unterscheidung von
regulärem Text werden diese Anweisungen mit dem Zeichen
^ eingeleitet; es folgen ggf. weitere Buchstaben oder Ziffern,
die die eigentliche Gestaltungs-Anweisung bedeuten, und das
Ganze sollte am Ende mit einem oder mehreren Leerzeichen
abgeschlossen werden. Es können also eine oder mehrere solche
Gestaltungs-Anweisungen mit regulärem Text vermischt in der
selben Zeile stehen.

 
 
                                                                28-3 

Leerzeilen

Findet das Erfassungs-Programm für die Text-Bausteine eine
vollständig leere Zeile, so wird diese nicht aufgezeichnet,
sondern gelöscht. So verfügen Sie über eine äußerst einfache
Handhabe, nicht (mehr) gewünschte Zeilen wieder loszuwerden.

Wollen Sie hingegen in den gedruckten Text eine oder mehrere
Leerzeilen einsteuern, um z.B. Absätze voneinander zu trennen,
so schreiben Sie zur Kennzeichnung Ihrer Anweisung das Zeichen
^ und unmittelbar dahinter die Anzahl Leerzeilen, die Sie
einsteuern wollen. Für eine einzelne Leerzeile genügt es, nur
das Zeichen ^ (ohne folgende Ziffer 1) zu schreiben. Diese
Leerzeilen-Anweisung muß nicht in einer eigenen Zeile des
Text-Bausteines stehen; es hat sich bewährt, solche Anweisungen
rechts außen an das Ende einer mit Text gefüllten Zeile
anzuhängen (s. Beispiel unten).

Das Druck-Programm beginnt regulär mit dem Druck auf der Seite
ganz oben, um z.B. für tabellarische Aufstellungen die gesamte
verfügbare Fläche nutzen zu können. Bei Briefen könnte hier der
Absender eingedruckt werden, sofern Sie nicht mit vorgedruckten
Formularen arbeiten.

Wollen Sie von der oberen Blattkante etwas Abstand gewinnen, so
beginnt Ihr Text-Baustein mit der Anweisung, eine entsprechende
Anzahl Leerzeilen gewissermaßen vorzuschießen. Je nach Drucker-
Einstellung beginnt z.B. die Adress-Angabe ca. 9...11 Zeilen
unterhalb der ersten technisch bedruckbaren Zeile eines Blattes.
 
 

Blattwechsel

Mitunter reicht die Kapazität einer Seite nicht aus, den
insgesamt darzustellenden Text aufzunehmen. Sie bestimmen den
Ort in Ihrem Text, an dem das Druck-Programm auf eine neue Seite
umbrechen soll, mit der Anweisung ^/.

Es sei empfohlen, diese Anweisung in eine eigene Text-Zeile zu
stellen, um sie auch am Bildschirm optisch angemessen
hervortreten zu lassen. Beachten Sie bitte, daß der Druck auf
der Folgeseite wieder ganz oben beginnt. Steuern Sie Leerzeilen
ein, wenn der Text auf der Folgeseite tiefer beginnen soll, z.B.
mit den kombinierten Anweisungen ^/ ^8.

 
 
                                                                28-4 

Adress-Einfügung

Rufen Sie Serienbriefe ab, z.B. per Programm-Nr. 81 oder
82 (Ziffer 8), die Kunden-Adressen oder Fahrzeug-Daten
als Auswahl-Kriterien verwenden, um entsprechende Post
auszulösen, dann besorgt das Druck-Programm die Einblendung
der laufenden Adresse an der augenblicklichen Druckposition
über die Anweisung ^A.

Das muß nicht unbedingt die in Briefen übliche Position sein.
Sofern Sie Grund haben, diese Adresse höher oder tiefer zu
positionieren, sind Sie durch entsprechende Einbindung in
Text- und Leer-Zeilen in der Gestaltung völlig frei.

Die Adress-Einblendung erzeugt stets 6 eigene Zeilen, beginnend
mit der Anrede bis zur Ortszeile der Adressfenster-Darstellung
wie z.B. im Programm Nr. 21. Rufen Sie mit der Funktion
B:Brief für den aktuell bearbeiteten Text-Baustein einen
Probedruck ab, wird die Adress-Position durch Punkte-Zeilen
symbolisiert.
 
 

Name und Anrede

Außer der Adress-Einfügung sollten auch Ihre Serienbriefe eine
persönliche Anrede d.h. namentliche Anrede vorsehen. Dies
besorgt die Anweisung ^T.

Bei natürlichen Personen, die das Programm an den Anrede-
Schlüsseln 1:Herrn, 2:Frau bzw. 3:Fräul. in der aktuellen
Adresse erkennt, kombiniert die Druck-Aufbereitung den Text
"Sehr geehrter Herr", "Sehr geehrte Frau" bzw. "Sehr geehrtes
Fräulein" mit der ersten Namens-Zeile. Enthält diese erste
Zeile der Adresse ein Sternchen (*) zur Trennung von Vorname
und Name, wird der dem Sternchen folgende Teil der Zeile
verwendet, d.h. der Vorname wird aus der Anrede ausgeblendet.

Findet das Druck-Programm andere Anrede-Schlüssel, wird
"Sehr geehrte Damen und Herren" eingesetzt.

Der Anweisung ^T kann Interpunktion (wie z.B. Komma) ohne
Leerzeichen unmittelbar folgen.

 
 
                                                                28-5 

dynamisches Datum

Mit der Anweisung ^D stellen Sie das aktuelle System-Datum
zur Zeit des Drucks in Ihren Text, d.h. Ihr Eintrag ^D wird
durch ein acht Zeichen langes Datum in der Form TT.MM.JJ
ersetzt. Damit werden z.B. Erinnerungs-Schreiben über längere
Zeit (unverändert) abrufbar und werden stets aktuell datiert.

Beachten Sie bitte, daß evtl. rechts von der Anweisung ^D
stehender Text um 6 Druckstellen nach rechts versetzt wird,
eben um die 6 Stellen, die das Datum in der Form TT.MM.JJ
länger ist als die Anweisung ^D.
 
 

Kunden-Nr., Fahrzeug-Ident-Nr.

Mit den Anweisungen ^# bzw. ^@ steuert das Druck-Programm die
Nr. der laufenden Adresse (^#) bzw. die Ident-Nr. des aktuell
betrachteten Fahrzeugs (^@) in den Fließtext ein. Das geschieht
analog zur Funktion ^D für das dynamische Datum.
 
 

linker Rand

Regulär richtet das Druck-Programm den linken Rand mit 7
Stellen Abstand von der technisch möglichen linken Druck-
Position aus. Benötigen Sie aus irgendwelchen Gründen den Druck
weiter links oder rechts, hilft Ihnen die Anweisung ^>7.

Ersetzen Sie die Ziffer 7 durch 6,5...1, um näher an den linken
Rand zu positionieren, bzw. durch 8..99, um weiter rechts zu
drucken.

 
 
                                                                28-6 

Musterbrief zur TÜV-Erinnerung

Erfassen Sie den unten dargestellten Text exakt wie angeboten
per Programm Nr. 28 unter einem Namen Ihrer Wahl, z.B. TUEV.

  000100  FAHRZEUGSALON PROFIL
  000200  ^8  ^A  ^4                             Datum ^D  ^4
  000300  ^T,     ^2
  000400  im nächsten Monat soll Ihr Fahrzeug dem TÜV beweisen,
  000500  daß es in puncto Verkehrssicherheit alle Anforderungen
  000600  erfüllt.                                         ^
  000700  Falls nicht, helfen wir gern. Verabreden Sie einen
  000800  Termin.                                          ^2
  000900  Also bis bald in Ihrem ^
  001000   Fahrzeugsalon Profil

Der Absender FAHRZEUGSALON PROFIL steht ganz oben im Briefkopf,
8 Leerzeilen positionieren die Adresse des Empfängers passend
für einen Fenster-Briefumschlag. Weitere 4 Zeilen tiefer wird
rechts das aktuelle Datum eingefügt, und nach nocheinmal
4 Leerzeilen beginnt der Brieftext mit der Anrede.

Die Anrede wird durch 2 Leerzeilen vom eigentlichen Textrumpf
etwas abgehoben (schließlich haben wir auf dem Blatt ja Platz
genug).

Beachten Sie die weitere Leerzeilen-Steuerung am rechten Text-
Rand. Die Grußformel ist wie die Anrede mit 2 Leerzeilen
abgesetzt und durch Einmitten ein wenig abgestimmt.

 
 
                                                                28-7 

Baustein-Kombinationen

Eine sehr mächtige Komfort-Funktion steckt hinter der Anweisung
^+PLUS, mit der Sie den Text-Baustein mit dem Namen PLUS in den
Druck des aktuellen Bausteins einfügen können. Natürlich muß der
einzufügende Baustein nicht PLUS heißen, sondern kann beliebige
andere Baustein-Namen haben, die Sie dann statt PLUS unmittelbar
hinter ^+ schreiben.

Der Name des zitierten Bausteins sollte nur aus (Groß-) Buch-
staben und Ziffern bestehen. Damit das Druck-Programm erkennen
kann, wo der Name aufhört, sollte das erste folgende Zeichen in
der den Baustein aufrufenden Zeile ein Leerzeichen sein.

Der zitierte Baustein darf wieder beliebige Anweisungen, auch ^+
enthalten, so daß Sie auch komplizierteste Strukturen über bis
zu 10 Ebenen kombinieren können.

Ein typisches Beispiel ist die Verwendung eines Bausteins, der
alle Start- und Positionier-Angaben für Ihre Briefe regelt.
Wechseln Sie eines Tages die Gestaltung Ihres Briefbogens, oder
setzen Sie einen Drucker mit etwas anderen technischen
Einstellungen ein, so können Sie in diesem Baustein zentral die
entsprechenden Änderungen eintragen. Die werden dann sofort für
alle anderen Bausteine wirksam, die einen solchen Kopf-Baustein
zu Beginn aufrufen.

Enthielte Ihr Baustein KOPF1 z.B. die Zeile

        000100  ^>10
        000200  FAHRZEUGSALON PROFIL
        000300  ^9
        000400  ^A

so könnte Ihr Baustein TUEV den Blatt-Beginn wie folgt regeln:

        000100  ^+KOPF1
        000200  ^5
        000300  ^T
        000400  ... betrüblich aber wahr: der TÜV ruft...

Ändert sich nun Ihr Briefbogen oder Ihr Drucker, und zwar so,
daß Sie etwas weiter links und etwas tiefer positioniert drucken
wollen, ändern Sie ^>10 in ^>8 und ^9 in ^11 zentral nur im
Baustein KOPF1, und alle Briefe, die damit beginnen (vielleicht
GEBURT, OSTERN, WEIHNA, AU, MAHN1 etc.), werden damit zugleich
angepaßt.

 
 
                                                                28-8 

Druck-Abrufe und andere Dienste

Während der Bearbeitung eines Text-Bausteins blättern Sie per
+:Seite bzw. -:Seite jeweils eine Bildschirm-Seite vor oder
zurück; mit K:Kopf bzw. F:Fuss positionieren Sie auf den Text-
Anfang bzw. dessen Ende.

Mit der Funktion B:Brief rufen Sie einen einfachen Druck ab,
wie er für viele einfache Darstellungen genügen könnte. Diese
Funktion eignet sich auch als Muster-Druck für Briefe, mit der
Sie prüfen können, ob ein konzipierter Brief auch so aussieht,
wie Sie sich das wünschen. Falls nicht, können Sie sofort
weiterbearbeiten und z.B. durch entsprechende Disposition von
Leerzeilen eine gefällige Position des Textes auf dem Blatt
einstellen.

Dieselbe Art der Aufbereitung besorgen die Serienbrief-Abrufe
der Programme

    81:Serien-Grüße (Geburtstag) an KUNDEN (Ziffer 8)
        Auswahl nach Kriterien der Kunden-Kartei

    82:Serien-Erinnerungen (TÜV) über KUNDEN-FAHRZEUGE
        Auswahl nach Fahrzeug-Merkmalen wie TÜV/AU-Termine
        UND Kunden-Kriterien

    83:Serien-Anfragen (Verfügbarkeit) an LIEFERANTEN
        Produkt-Anfragen etc.

    85:Serien-Kündigungen (o.dergl.) an MITARBEITER
        Rundschreiben, Einladungen usw.

Die Funktion D:Dokum. protokolliert den Text-Baustein 1:1, d.h.
OHNE Übersetzung der Gestaltungs-Anweisungen und mit sichtbaren
Zeilen-Nrn. So können Sie sich eine Vorlage drucken, die Sie
beim Entwurf eines neuen Briefes verwenden.

Mit der Funktion C:COPY fügen Sie Zeilen (von/bis Nr.) eines
anderen bereits existierenden Textes in den laufenden Baustein
ein. Dabei geben Sie auch dessen Ziel-Zeilen-Nr. und den Abstand
der Folge-Zeilen-Nrn. (Increment) ein. Indem Sie den Inhalt
eines Text-Bausteins unter einen anderen Namen kopieren,
können Sie auch alle Zeilen neu durchnummerieren.

Die Funktion I:Index-Druck besorgt eine gedruckte Aufstellung
aller bekannten Baustein-Namen.

 
 
                                                                28-9 

Werbe-Aussendungen

Eine gute Rationalisierung kann dadurch entstehen, daß Sie eine
Druckerei oder Werbe-Agentur beauftragen, einen entsprechenden
Brief mit deren Möglichkeiten zu gestalten. Konzipieren Sie das
Layout so, daß es zum Brief-Versand taugt, aber lassen Sie den
Raum für die Adresse (Brieffenster nach DIN) großzügig frei.

Ggf. stellt Ihnen auch Ihr Hersteller/Importeur entsprechendes
Material für Werbe-Aktionen zur Verfügung.

Arbeiten Sie mit einem Drucker mit automatischem Einzelblatt-
Einzug, so können Sie diese Roh-Briefe sehr einfach mit Ihren
Adressen ausstatten:

Richten Sie einen Text-Baustein, z.B. unter dem Namen WERBA1
ein, und zwar mit diesem Inhalt:

        000100  ^10  ^A

Mehr nicht. Legen Sie nun die vorgedruckten Seiten in Ihren
Drucker und drucken Sie den "Brief" WERBA1 für alle
infragekommenden Adressen Ihrer Kartei einfach darüber.

Das ist vielleicht nicht ganz perfekt, aber äußerst flexibel,
einfach zu handhaben - und spart jede Menge schief geklebter
Adress-Etiketten.
 
 

besondere Papierformate, Postkarten adressieren

Sofern Ihr Drucker dies technisch bewältigen kann, können Sie
so auch Brief-Umschläge, Postkarten o.ä. adressieren, z.B. so:

                000100  ^10  ^>40  ^A

Die Adresse wird 10 Zeilen vom oberen Rand und 40 Stellen vom
linken Rand entfernt plaziert.

Ggf. ist dem Drucker zuvor eine andere, verkürzte Blattlänge
einzustellen (statt 11 2/3" für DIN A4 oder 12" für Endlos-
Papier), damit der Blattwechsel für Postkarten, Briefumschläge
oder andere Papierformate richtig funktioniert. Später wieder
zurückstellen nicht vergessen!