26-0 

ARBEITEN (SERVICE) erfassen und pflegen, kalkulieren

Richtzeiten-Kataloge der Hersteller .............................  1
AW-Index der Fahrzeuge ..........................................  1

Arbeits-Nr. .....................................................  2
Benennung der Arbeit ............................................  2

Preis-Gruppe ....................................................  3
Zeit-Basis ......................................................  4
kalkulierte Kosten ..............................................  5

Listen-Preis ....................................................  6
Verrechnungs-Preis für Gewährleistungs-Arbeiten (GA) ............  6

Lohn-Art ........................................................  7
Erlös-Art .......................................................  7
    Erlös-Art * Beispiel ........................................  7a

Tabelle der Richtzeiten .........................................  8
    Fahrzeug-Typisierung per AW-Index und Richtzeit-Vorgabe .....  8a

Kalkulation und Preis-Pflege ....................................  9
Pflege der Richtzeiten-Tabellen per Diskette .................... 10
 

 
 
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ARBEITEN (SERVICE) erfassen und pflegen

Das Programm zur Verwaltung Ihrer Arbeits-Kartei erreichen Sie
über die Programm-Nr. 26. Sie können Arbeiten wahlweise nach
Monteur-Zeit, nach Richtzeiten-Katalogen oder nach Festpreisen
abrechnen - auch gemischt.

WICHTIG: BEVOR SIE ARBEITS-KARTEIKARTEN ANLEGEN, SOLLTEN SIE
DEN KATALOG DER ERLÖS-ARTEN FESTGELEGT UND EINGERICHTET HABEN.
 
 

Richtzeiten-Kataloge der Hersteller

Viele Hersteller erstellen für Arbeiten an ihren Fahrzeugen
sogenannte Richtzeiten- oder AW-Kataloge. Auf dieser Basis
können Ihre Kostenvoranschläge unterstützt, Festpreise z.B. für
Aktionen kalkuliert und Gewährleistungen verrechnet werden.
Dazu werden die einzelnen Tätigkeiten (Scheinwerfer einstellen,
Dichtung erneuern, ...) mit Nummern versehen, die sich häufig
noch nach Arbeitsfeldern (Motor, Fahrwerk, Elektrik, etc.)
systematisch gliedern. moto-concept führt dann für alle
Tätigkeiten entsprechende Karteikarten jeweils unter eigener
Arbeits-Nr. Die verschiedenen Arbeitsfelder, für die ggf.
unterschiedliche Kosten-Kalkulationen bestehen, werden durch die
Preis-Gruppe differenziert.
 
 

AW-Index der Fahrzeuge

Die technischen Unterschiede der verschiedenen Fahrzeugtypen
können bewirken, daß für gleichartige Tätigkeiten je nach
Fahrzeugtyp unterschiedlich viel Arbeitszeit benötigt wird.
Dementsprechend enthalten die Richtzeiten-Kataloge der
Hersteller unterschiedliche Zeitvorgaben, um Unterschiede in den
Fahrzeugtypen zu berücksichtigen. Diese Zeitvorgaben sind in der
Arbeits-Kartei tabellarisch eingetragen, wobei in allen
Karteikarten die jeweilige Vorgabezeit für einen bestimmten
Fahrzeugtyp stets an demselben Tabellenplatz notiert wird.

Bei den Fahrzeugen wird dazu lediglich noch der AW-Index
eingetragen: das ist die Tabellen-Position, an der in der
Arbeits-Kartei die Richtzeit zum Fahrzeugtyp eingetragen steht.
So kann moto-concept in Werkstatt-Aufträgen gleich die
zugehörige Richtzeit vorgeben.

Die AW-Indices können bei verschiedenen Marken/Herstellern mit
denselben Nummern belegt sein, da sie sich dann auf verschiedene
AW-Richtzeiten-Kataloge beziehen.
 

 
 
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Arbeits-Nr.

Für jede Tätigkeit wird eine Karteikarte angelegt, die durch
ihre Arbeits-Nr. eindeutig bezeichnet wird. Wenn Sie sich an
Richtzeiten-Katalogen der Hersteller orientieren, verwenden Sie
bitte auch die in diesen Katalogen benutzten AW-Nummern; stellen
Sie ihnen noch denselben Vorbuchstaben voran, der auch den
Orginal-Teile-Nrn. desselben Herstellers vorangestellt wird.
Auch wo gegenwärtig noch kein Hersteller-AW-Katalog per
Datenträger verfügbar ist, begegnen Sie so unnötigen Kollisionen
in der zukünftigen Entwicklung.

Zusätzlich zu Hersteller-Richtzeiten bzw. unabhängig davon
können Sie eigene Tätigkeitsfelder bestimmen und auf eigenen
Karteikarten aufzeichnen lassen, sowohl die schlicht nach
benötigter Zeit abgerechnete und nur im Rechnungs-Kommentar
näher erläuterte "Montage-Zeit" wie auch zu Festpreisen
angebotene Leistungen wie z.B. Wagenwäsche, AU, Bremsprüfung etc.
Verwenden Sie hierzu bitte Arbeits-Nrn., die mit Ziffern 1 bis 9
beginnen. Auf diese Weise halten Sie durch verschiedene Nummern-
Kreise die verschiedenen Konzepte der Abrechnung von Service-
Leistungen bequem auseinander.
 
 

Benennung der Arbeit

Zur Bezeichnung der jeweils durchzuführenden Arbeit stehen 2
Zeilen a 20 Stellen zur Verfügung. Bleibt die zweite Zeile leer,
wird sie auf Rechnungen etc. nicht angeschrieben. Der
ökonomische Umgang mit dem verfügbaren Platz führt zu gängigen
Abkürzungen wie z.B. A+E.

Bei maschinell von Herstellern übernommenen AW-Katalogen decken
sich nicht immer Anzahl und Länge der Textzeilen in den
verschiedenen Systemen (es ist eher selten), daher ist hier in
einigen Fällen sicherlich die Nachbearbeitung neu angelegter
Arbeits-Karteikarten sinnvoll. Der Gewinn liegt zweifelsfrei im
gegliederten Orientierungs-Rahmen, der gleichartige Arbeiten an
verschiedenen Fahrzeugmodellen automatisch mit differenzierten
Richtzeiten ausstattet. Daher werden in bestehende Karteikarten
bei späterer automatischer Pflege nur die Richtzeiten-Tabellen
ergänzt, die Texte zur Beschreibung der Arbeit nicht
zurückgesetzt.
 

 
 
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Preis-Gruppe

Solange Sie Ihre Service-Arbeiten nur mit einer einzigen Sammel-
Nr. abrechnen oder nur nach wenigen Tätigkeits-Feldern (Motor/
Getriebe, Elektrik, Karosserie/Lack) trennen, sind Festlegen und
Eintragen einer Preis-Gruppe entbehrlich; moto-concept
fakturiert und verrechnet die jeweils in der angegebenen Kartei-
Karte (Arbeits-Nr.) vorgefundenen Zeiten, Kosten und Preise.
Damit sind sehr wohl verschiedene Kalkulationen (Kosten-Ansätze)
für die unterschiedlichen Tätigkeits-Bereiche möglich.
Allerdings bleibt der Umfang der Arbeits-Kartei überschaubar und
so die Pflege der Kosten und Preise in den Karteikarten direkt
möglich.

Anders verhält es sich beim Verwenden von Richtzeiten-Katalogen
der Hersteller. Hier wird eine Vielzahl von Tätigkeiten
beschrieben und für verschiedene Fahrzeug-Modelle mit
unterschiedlichen Vorgaben ausgestattet. In der Folge entsteht
nicht nur ein tief gegliedertes Richtpreis-System, an dem sich
u.a. Kostenvoranschläge schnell orientieren lassen, gleichzeitig
aber auch eine recht große Anzahl von Karteikarten, deren Pflege
z.B. bei Änderungen der Kalkulation oder der Verkaufs-Preise
mühsam und unhandlich würde. Deshalb können Arbeiten aus
demselben Tätigkeitsfeld in einer gemeinsamen Kalkulation
zusammengefasst werden. Bei maschinell bereitgestellten
AW-Katalogen wird die Preis-Gruppe daher zumeist aus den ersten
Stellen der AW-Nr. hergeleitet. In den System-Optionen (94.26)
finden Sie Gelegenheit, Ihre Kalkulation und Preisstellung zu
jeder Preis-Gruppe festzulegen und anschließend in die diesen
Preis-Gruppen zugeordneten Kartei-Karten zu übertragen (86.6).

moto-concept kombiniert so differenzierte Zeit-Vorgaben mit
einfacher Bearbeitung der Kalkulation.
 

 
 
                                                                26-4 

Zeit-Basis

So wie Teile in Stück, Metern, Dosen etc. verwendet und
fakturiert werden, so können auch die für Arbeiten zugrunde
liegenden Einheiten verschieden gewählt werden. Wollen Sie
Stunden-Verrechnungssätze abrechnen, wählen Sie bitte die Zeit-
Basis zu 60,00 (Minuten). Basiert Ihr Leistungskatalog oder der
Ihres Herstellers auf Zeitstücken von 5, 6 oder 10 Minuten, so
tragen Sie entsprechend dies als Zeit-Basis ein.

Die kalkulierten Kosten und der Verkaufspreis gelten jeweils für
diese Zeiteinheit.

Wenn Sie z.B. 1 Monteur-Stunde mit EUR 72,00 abrechnen und im
Mittel Kosten von EUR 54,00 dafür ansetzen, so tragen Sie die
Zeit-Basis mit 60 Minuten ein und fakturieren in Ihren Aufträgen
Stunden (Menge).

Verwendet ein Hersteller in seinem Richtzeiten-Katalog Zeit-
Einheiten von 6 Minuten, d.h. Zehntel-Stunden, tragen Sie
entsprechend als Zeit-Basis 6 Minuten ein, allerdings auch
EUR 7,20 als Verkaufs-Preis und EUR 5,40 zur Kosten-Kalkulation.
Für Arbeiten, für die Sie ca. eine Stunde Zeit benötigen, sollte
dann ein Volumen von 10 Arbeitswerten (Auftrags-Menge) angesetzt
und abgerechnet werden. (Denselben wirtschaftlichen Effekt
erreichen Sie bei einer Zeit-Basis von 5 Minuten, Verkaufs-Preis
EUR 6,00 und kalkulierten Kosten von EUR 4,50 bei Abrechnung von
12 Arbeitswerten.)

moto-concept erlaubt bei Händlern, die mehrere Marken in ihrem
Haus vertreten, so eine gemischte Verwendung von unterschiedlich
basierten Richtzeiten-Katalogen verschiedener Hersteller und
zusätzlich die Abrechnung von Stunden-Sätzen. In der internen
Verrechnung werden alle diese Zeiten in Minuten normiert und
können so zusammengefaßt und miteinander (statistisch)
verglichen werden.
 

 
 
                                                                26-5 

kalkulierte Kosten

So wie bei Teilen der Verkaufs-Erfolg durch die Bezugs-Kosten
gemildert wird, so trüben Löhne und Gehälter, Urlaubsgeld und
soziale Pflichten die Erlöse aus Arbeit. Hinzu kommen die Kosten
des Arbeitsplatzes wie Raummiete, Heizung, Licht. Ermitteln Sie
die Summe dieser Kosten eines vergangenen Jahres und teilen Sie
diesen Wert durch die Anzahl der in diesem Zeitraum FAKTURIERTEN
Stunden Arbeitszeit. Sie nähern sich so der herben Realität der
anzusetzenden Kosten, die von einer "verkauften" Stunde
Arbeitszeit getragen werden müssen. Diskutieren Sie diese Zahlen
mit Ihrem Steuerberater und den Beratern Ihrer Lieferanten.
Bedenken und berücksichtigen Sie jährliche Steigerungen durch
Schätzung. Rechnen Sie den Kostensatz auf die Zeit-Basis Ihrer
Arbeitskartei um, sofern Sie von Stunden abweichende Abrechnung
betreiben. So liefert Ihnen moto-concept auch für den Werkstatt-
Bereich aussagefähige Darstellungen des Roherlöses.

Wenn Sie mit dem Einsatz von moto-concept beginnen, wird
möglicherweise eine gemeinsame Kalkulation für alle
Tätigkeitsbereiche zur Anwendung gelangen. Sofern Sie nicht über
eine differenziertere Kalkulations-Grundlage verfügen, ist
dieser Ansatz bereits erheblich besser, als durch den Verzicht
auf den Eintrag hier zu einer nicht unwesentlichen Verfälschung
der Roherlös-Ermittlung beizutragen.

Lassen Sie hier nicht Null (0) stehen, es sei denn, Sie erhalten
diese Arbeit geschenkt, oder Sie kennen jemanden, der gratis
arbeitet. Sagen Sie uns dann bitte Bescheid.

Nach längerem Einsatz von moto-concept und dabei getrennter
Erhebung der Erlöse in den einzelnen Werkstatt-Bereichen (s.u.
automatische Daten-Sammlung durch Erlös-Schlüssel) können diese
statistischen Informationen zu gegliederten Kalkulationen für
die Arbeits-Bereiche (z.B. Motor/Getriebe, Fahrwerk/Bremsanlage,
Elektrik/Zündelektronik/Motortest, Karosserie/Verkleidung/
Lackierung) beitragen.
 

 
 
                                                                26-6 

Listen-Preis

Unter Listen-Preis tragen Sie den Preis (netto ohne MwSt) ein,
den Sie für die zuvor eingetragene Zeit-Einheit (Zeit-Basis)
abrechnen wollen.

Sie können hier auch einen Brutto-Preis (d.h. incl. MwSt)
eingeben. Beenden Sie diese Eingabe dann bitte statt mit <Enter>
mit der Funktionstaste <+>. moto-concept berechnet den
zugehörigen Netto-Preis und setzt diesen Netto-Preis hier ein.
(Dabei können Rundungs-Differenzen +/- 0,01 entstehen.)
 
 

Verrechnungs-Preis (GA)

Für erbrachte Gewährleistungs-Arbeiten können mit dem jeweiligen
Hersteller/Importeur vom Kunden-Preis (Listen-Preis) abweichende
Verrechnungs-Preise vereinbart werden. Diesen Verrechnungs-Satz
tragen Sie hier ein, und zwar ebenfalls netto (ohne MwSt) und
ebenfalls bezogen auf die zuvor eingetragene Zeit-Einheit (Zeit-
Basis).
 

 
 
                                                                26-7 

Lohn-Art

Die Lohn-Art erlaubt eine alternative Gliederung der
statistischen Darstellung von Service-Arbeiten, die von der
Gliederung der Erlös-Arten (s.u.) abweichen kann. Bei Händlern,
die mehrere Fahrzeug-Marken in ihrem Haus vertreten, führt die
Erlös-Art i.d.R. zunächst alle Erlöse einer Markenlinie
zusammen. Mit entsprechenden Kennzeichnungen der Lohn-Art können
statistische Summen zusammengeführt werden, die gleichartige
Tätigkeitsbereiche markenübergreifend darstellen.
 
 

Erlös-Art

Die Erlös-Art ermöglicht, Umsatz-Erlöse (und die diesen
gegenüberstehende Einstandspreise/Kosten) aus verschiedenen
Ursachen zusammenzuführen. moto-concept bietet diverse Umsatz-
Statistiken u.a. zu Fahrzeugen, Teilen und Arbeiten. Diese
Statistiken dokumentieren Umsätze dieser Leistungs-Bereiche
getrennt und sehr tief differenziert bis hinunter zum einzelnen
Ersatzteil, berichten jedoch stets nur über eine Umsatz-
Kategorie. Eine verdichtete Darstellung ist nur bedingt möglich,
da z.B. die Teile-Statistik weder Fahrzeug-Umsätze noch Umsätze
aus Werkstatt-Arbeiten kennt. moto-concept kann diese
Zusammenfassung jedoch automatisch leisten, wenn in jeder Kartei-
Karte (sowohl bei Fahrzeugen wie auch bei Teilen und Arbeiten)
eine Erlös-Art eingetragen ist, die bei Rechnungs-Erstellung
bestimmt, welchem Bereich Kosten und Umsatz zuzuordnen sind.

Der folgende Entwurf soll zeigen, wie Sie Erlöse aus den
verschiedenen Bereichen Ihres Geschäfts automatisch zu einer
sinnvollen Übersicht verdichten (lassen), wenn Sie einfach in
ALLE von moto-concept verwalteten Kartei-Karten die
dreistelligen Schlüsselzahlen eintragen.

Sie können daraus Ihr eigenes Erlös-Artensystem ableiten, indem
Sie dieses Konzept straffen oder ergänzen und so exakt auf die
Erfordernisse Ihres Betriebs abstimmen.
 

 
 
                                                               26-7a

Erlös-Art * Beispiel

1xx - 1. Markenlinie
12x - Fahrzeuge
121 - Fahrzeuge - neu
122 - Fahrzeuge - aus Vorführungen
123 - Fahrzeuge - gebraucht
128 - Fahrzeuge - Agenturen
14x - Teile
141 - Originalteile
142 - AT-Teile
143 - Verschleißteile
147 - Zubehör
16x - Arbeiten
161 - Arbeiten an Motor und Getriebe
162 - Arbeiten an Karosserie/Verkleidung (Spengler-Arbeiten)
163 - Elektro-Arbeiten
164 - Lackier-Arbeiten
2xx - 2. Markenlinie
22x - Fahrzeuge
24x - Teile
26x - Arbeiten
7xx - Zubehör
71x - Zubehör von XXX
711 - mechanisches Zubehör
713 - elektrisches Zubehör
714 - individuelles/zierendes Zubehör
72x - Zubehör von YYY
73x - Zubehör von ZZZ
79x - div. Zubehör anderer Lieferanten
8xx - Bekleidung
81x - Bekleidung von XXX
811 - Lederkombis
812 - Helme
813 - Visiere
814 - Freizeit-Kleidung
82x - Bekleidung von YYY
83x - Bekleidung von ZZZ
89x - div. Bekleidung anderer Lieferanten
9xx - Sonderpositionen
904 - Kleinmaterial-Pauschalen
906 - Gebühren f. Kostenvoranschläge
980 - Preisnachlässe - Rabatte in % der Auftrags-Summe
981 - Anzahlungen auf Fahrzeuge
987 - Anzahlungen auf Teile
989 - Kaution
 

 
 
                                                                26-8 

Tabelle der Richtzeiten

Im unteren Bildschirm-Bereich ist Raum für Zeitvorgaben, wobei
unterschiedliche Richtzeiten in Abhängigkeit vom Fahrzeugtyp
eingetragen werden können. Für einen bestimmten Fahrzeugtyp
stehen die Richtzeiten in allen Arbeits-Karteikarten stets an
derselben Stelle. Diese Stelle wird in der Fahrzeug-Kartei durch
den Eintrag unter AW-Index bezeichnet.

Beispiel: Wenn Sie einen Werkstatt-Auftrag erledigen für ein
Fahrzeug mit AW-Index 29, so wird moto-concept beim Anlegen von
Arbeits-Positionen die Richtzeit vortragen, die in der Tabelle
auf dem Platz 29 eingetragen steht. Die Koordinate des
Tabellenplatzes 29 finden Sie auf dem Bildschirm in der Zeile,
die vorn mit 20 markiert ist, und zwar ganz rechts: unter der
Kennzeichnung +9. (Diese Zeit-Vorgabe kann im Programm für die
Werkstatt-Aufträge bei Bedarf jederzeit übersteuert werden.)

Die Pflege der Richtzeiten-Tabelle ist manuell doch recht mühsam
und dann nur für sehr häufig vorkommende Arbeiten an aktuellen
Fahrzeugtypen lohnend. Sofern ein Hersteller in Gewährleistungs-
oder Kulanz-Anträgen die Arbeits-Nrn. aus seinem Katalog
benötigt, ist es sinnvoll, hierfür die Arbeits-Karteikarten
anzulegen, diese jedoch nur im oberen Teil mit Text, Zeit-Basis,
Preisen und Erlös-Schlüssel auszustatten. Beim Anlegen von
Auftrags-Positionen werden die Zeiten entsprechenden Handbüchern
fallweise entnommen.

Wenn moto-concept Hersteller-Daten aufbereiten und übernehmen
kann, erhalten Sie von uns entsprechende Disketten, die Sie wie
die Disketten zur ET-Preispflege verarbeiten. Dazu erhalten Sie
eine Mitteilung, welche Fahrzeugmodelle mit welchem AW-Index
disponiert wurden.
 

 
 
                                                               26-8a

Fahrzeug-Typisierung per AW-Index und Richtzeit-Vorgabe

 
 
                                                                26-9 

Kalkulation und Preis-Pflege

Solange Sie nur einige wenige Karteikarten zur Abrechnung Ihrer
Arbeiten angelegt haben, ist deren Überarbeitung bei neuer
Kalkulation von geringem Umfang und daher per Programm Nr. 26
direkt in den einzelnen Karteikarten sinnvoll und effizient. Und
auf die Angabe verschiedener Preis-Gruppen könnten Sie getrost
verzichten.

Anders verhält es sich, wenn Sie umfangreiche Richtzeiten-
Kataloge von einem oder mehreren Herstellern in Ihrem System
unterhalten. Dann gerät die manuelle Preispflege einzeln in
jeder Karteikarte zur Zumutung. Darum werden in maschinell per
Diskette übermittelten Richtzeiten-Katalogen alle Arbeiten mit
einer Preis-Gruppe versehen. Häufig sind dies die ersten Stellen
der Arbeits-Nr., durch die die verschiedenen Tätigkeitsfelder am
Fahrzeug voneinander abgegrenzt werden. So entstehen etwa zwei
Dutzend verschiedene Preis-Gruppen.

In den System-Optionen (Menu Nr. 94) finden Sie unter der
Programm-Nr. 26 ein spezielles Programm, mit dem Sie zu jeder
Preis-Gruppe alle diejenigen Daten zentral erfassen können, die
Ihnen der Hersteller nicht vorgeben kann, die moto-concept für
seine Arbeit jedoch verwendet: im wesentlichen Ihre Kalkulation
(Kosten und Preise) und Angaben zu Lohn-Art und Erlös-Schlüssel.

Nachdem Sie mit diesem Programm Ihre Kalkulation (neu)
festgelegt haben, sollten Sie den Programm-Bereich System-
Optionen wieder verlassen und diese Kalkulation zur Übernahme in
Ihre einzelnen Arbeits-Karteikarten freigeben. Dies erledigen
Sie mit dem Programm Nr. 86, Ziffer 6:Arbeits-Preise nach
-Gruppen. Bei mehreren Arbeits-Katalogen verschiedener
Hersteller können Sie die Programm-Laufzeit reduzieren, wenn Sie
über den Hersteller-Vorbuchstaben von...bis Arbeits-Nr.
eingrenzen.

Pflegen Sie umfangreiche AW-Karteien manuell, sollten Sie
unbedingt eine Preis-Gruppe eintragen, zumindest den Hersteller-
Vorbuchstaben. Dann können Sie diese Kartei in gleicher Weise
pflegen und überarbeiten lassen.
 

 
 
                                                               26-10 

Pflege der Richtzeiten-Tabellen per Diskette

Wenn moto-concept Hersteller-Daten aufbereiten und übernehmen
kann, erhalten Sie von uns entsprechende Disketten, die Sie wie
ET-Preise in Ihre Bestände übertragen können. Dies geschieht wie
bei den ET-Preisen in unregelmäßigen Abständen und ist abhängig
davon, wann der Hersteller dazu die Datenträger bereitstellt.

Das Übernahme-Programm finden Sie im Menu 70 unter der
Programm-Nr. 73.

Nach Übernahme der Daten einer Richtzeiten-/AW-Diskette
empfehlen wir einen Blick in die System-Optionen im Menu Nr. 94,
dort Programm-Nr. 24 (Fahrzeug-Modelle). Sie notieren dort die
zu den (neuen) Modellen vorgesehenen AW-Indices. Sollten Ihnen
die von uns vorgetragenen Modell-Bezeichnungen nicht gefallen,
können Sie mit diesem Programm nach gleichem Muster eigene
Zeilen ergänzen. Beim Einrichten neuer Fahrzeuge werden über
diese Modell-Bezeichnung (bei exakt gleicher Schreibweise) die
Angaben Hersteller-Code und AW-Index automatisch vorgetragen.

Im Anhang A zur Dokumentation moto-concept finden Sie
zu verschiedenen Lieferern entsprechende Hinweise auf
Spezifikationen und Besonderheiten. Die Darstellungen dort
sind jedoch beispielhaft gemeint und verzichten auf die dabei
entbehrliche Aktualität in jedem einzelnen Detail.