/pgoffice H223 24.05.2017

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`LIEFERANTEN-DATEN erfassen und ändern`


Lieferanten-Nr. und Organisation einer Lieferanten-Kartei .......  1
    neue Lieferanten-Nr. ........................................  1
    stabile Lieferanten-Nr. .....................................  2
    verschiedene Konto-Nrn. für denselben Lieferanten ...........  2
    gelöschte Lieferanten-Nr. ...................................  2

Lieferanten-Adresse .............................................  3

Telefon-Nr. .....................................................  3
Partner .........................................................  3

Händler-Nr. .....................................................  4
Suchwort ........................................................  4

Lieferanten-Art, Lieferanten-Typ ................................  5

System-Schlüssel ................................................  5

Sortiments-Prefix ...............................................  6

Erlös-Art Teile .................................................  6

Anzahl Drucke GA und KA .........................................  6

die Rabatt-Tabelle ..............................................  7

Shop/Pool .......................................................  8
freie Texte, Notizen und Hinweise ...............................  8

Übergänge zu anderen Programmen .................................  8

Zusatz-Dienste, Internet-Dienste ................................  9
    Internet-Seite Dialog .......................................  9
    Email-Adresse Korrespondenz .................................  9
    Email-Adresse ET-Order ......................................  9

    Data Report (Daten-Austausch) ............................... 10
    ET-Preisliste aktuell übernehmen ............................ 10
    AW/Richtzeiten-Katalog übernehmen ........................... 10
    Preis-Indices zu Hersteller-Preisen ......................... 10

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`LIEFERANTEN-DATEN erfassen und ändern`

Das Programm zur Verwaltung Ihrer Lieferanten-Kartei erreichen Sie über die Programm-Nr. 23.

`Lieferanten-Nr.`

Für jeden Ihrer Lieferanten wird eine Lieferanten-(Konto)-Nr. vergeben, durch die der jeweilige Lieferant bezeichnet wird. Wählen Sie die Lieferanten-(Konto)-Nr. mit Bedacht, denn sie soll Sie möglichst lange Zeit unverändert (!) begleiten. Besteht bereits eine (bisher manuell geführte) Lieferanten-Kartei, sollte deren Nummern-Organisation nach Möglichkeit übernommen werden. Sind bisher keine Lieferanten-Nummern vergeben worden, empfiehlt sich eine einfache fortlaufende Nummerierung; auf spezielle Nummern-Kreise, z.B. getrennt nach den Anfangs- Buchstaben der Firmen, kann (und sollte) verzichtet werden. Mit Blick auf eine Finanzbuchhaltung kann die Wahl von fünfstelligen Nummern (z.B. ab 70000) sinnvoll sein, um korrespondierende Nummern zu benutzen; häufig finden sich dort vierstellige Sachkonten 0000...9999 und fünfstellige Personenkonten (z.B. Kunden ab 10000 oder ab 50000 und Lieferanten ab 70000). Bedenken Sie, daß jede weitergehende Codierung von Aussagen in der Nummern-Organisation (Fahrzeug-Marke, Zubehör, Händler- Kooperation, etc.) nach aller Erfahrung deplaziert ist, denn die vorgesehenen Nummern-Kreise erweisen sich regelmäßig in verblüffend kurzer Zeit sowieso als zu eng.

`neue Lieferanten-Nr.`

Wie bei der Organisation einer Kunden-Kartei erzielen einfache
und stets mögliche Vorgehensweisen die besten praktischen
Ergebnisse. Als neue freie Lieferanten-Nr. eignet sich bequem
diejenige, die der zuletzt belegten Nummer folgt. Geben Sie
999999 vor (diese Nummer sollte der Computer als frei melden),
blättern einmal zurück, und Sie erhalten die höchste bisher
belegte Lieferanten-Nr. angezeigt.

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`stabile Lieferanten-Nr.`

Wenn Sie einem Lieferanten eine Konto-Nr. zugeordnet haben, sollte diese Nummer nur noch unter zwingenden Umständen geändert oder anderweitig belegt werden. Bei Licht besehen gibt es keine wirklich stichhaltigen Gründe, es sei denn, Sie hätten irrtümlich dieselbe Nummer für verschiedene Lieferanten vorgesehen. Die Lieferanten-Nummer wird unter anderem in den Karteikarten für Neu-Fahrzeuge als Herkunfts-Nachweis und in den Teile-Karteikarten zur Angabe einer Nachbestell-Adresse notiert. Die große Vielzahl von Fahrzeug- und Teile-Karteikarten steht wegen des dementsprechend großen Arbeits-Umfangs der dort nötigen Aktualisierung der Änderung von Lieferanten-Nrn. nicht unerheblich im Weg.

`verschiedene Konto-Nrn. für denselben Lieferanten`

Sieht die Organisation eines Lieferanten Ihr Geschäft in verschiedenen Eigenschaften, z.B. als Händler von Land- und Wasser-Fahrzeugen, so kann es trotz gleicher Firma und Adresse des betreffenden Lieferanten sinnvoll sein, für einen solchen Lieferanten mehrere Karteikarten anzulegen; konsequenterweise tragen dann die Karteikarten für Ersatzteile zu Land-Fahrzeugen eine andere Lieferanten-Nr. als diejenigen für die Wasser- Fahrzeuge, so daß ggf. auch verschiedene Konditionen (Bezugs- Rabatte, etc.) in dieser Organisation berücksichtigt werden können.

`gelöschte Lieferanten-Nr.`

Sollten Sie Anlaß sehen, eine Lieferanten-Karteikarte zu löschen
(z.B. weil Sie den Handel mit dem Sortiment dieses Lieferanten
einstellen), so kann die entsprechende Karteikarte frühestens
nach Ablauf des letzten Geschäftsjahrs gelöscht werden, zu dem
das Programm Bestellungen und Umsätze zu diesem Lieferanten
aufzeichnete. Gelegentlich wird empfohlen, eine so frei
gewordene Lieferanten-Nummer mindestens 3 Jahre lang nicht
anderweitig zu verwenden. Wir meinen, daß Sie auf die
anderweitige Verwendung einer einmal benutzten Lieferanten-Nr.
grundsätzlich verzichten sollten, da die vorgesehene 6-stellige
Konto-Nr. aus technischen Gründen wohl kaum Anlaß zur Wieder-
Verwendung einer einmal benutzten Lieferanten-Nr. geben dürfte.
Nur durch strikte Trennung von Konto-Nummer und sachlicher
Bedeutung können Sie sich sicher vor Irrtümern und Verwechselung
schützen.

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`Lieferanten-Adresse`

In der Bildschirm-Anzeige ist das Adress-Fenster eines Briefumschlages symbolisiert. Die Anrede wird durch einen Schlüssel codiert, es folgen drei Zeilen für den Namen, für Namenszusätze wie z.B. die Firmierung/Branche und für die Zustell-Adresse, zuletzt das Länder-Kennzeichen, die Postleitzahl und die Ortsangabe. Die meisten Eintragungen dürften ohne weiteres verständlich sein. Wenn Sie die Straße stets in die dritte Zeile schreiben, sieht später die gedruckte Adresse so am besten aus. Aus systematischen Gründen empfehlen wir, auch bei den Inlands- Lieferanten das Länder-Kennzeichen stets zu schreiben.

`Telefon-Nr.`

Hier findet sich zumeist die Telefon-Nr. der Zentrale. Bei umfangreicher organisierten Lieferanten sollten Sie die Durchwahl-Nrn. für einzelne Geschäfts-Bereiche (Teile-Order, Fahrzeug-Disposition, Abwicklung von Gewährleistungs-Fällen, etc.) in die weiter unten vorgesehen freien Text-Zeilen verlegen. Dasselbe gilt für die entsprechenden Fax-Anschlüsse. Anstelle der Rufnummer der Zentrale kann hier die Rufnummer Ihres zuständigen Bereichsleiters oder eines ähnlichen Ansprechpartners sinnvoll sein.

`Partner`

Der hier einzutragende Name eines Ansprechpartners aus dem Hause
des Lieferanten folgt den Überlegungen zur Telefon-Nr.

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`Händler-Nr.`

Ihre Händler-Nr., zu der Sie bei Ihrem Lieferanten Fahrzeuge und Teile ordern, ist in nahezu allen Handelsorganisationen unverzichtbar. moto-concept verwendet die hier eingetragene Händler-Nr. auch in elektronisch übermittelten Ersatzteil- Bestellungen. Zur Sicherung automatischer Abläufe und in Ihrem eigenen Interesse sollten Sie die hier abgelegte Information besonders sorgfältig prüfen. Hat ein Lieferer für Sie mehrere Händler-Nrn. eingerichtet, z.B. weil Sie als Händler für Straßen- und Rennsport-Fahrzeuge auftreten, richten Sie bitte für solche Lieferanten mehrere Karteikarten ein, um gegenüber diesem Lieferanten jeweils in der einen oder anderen Eigenschaft deutlich unterschieden aufzutreten. Gewissermaßen als Abfallprodukt erhalten Sie auch statistische Auswertungen zu diesen verschiedenen Geschäfts- Bereichen unter den entsprechenden Lieferanten-Konten separat.

`Suchwort`

Das Suchwort dient dem einfachen Auffinden von Lieferanten-
Daten, die dem System bereits bekannt sind. Sie sollten es aus
dem wesentlichen Namensteil des Lieferanten oder aus dem
entsprechenden Marken-Namen herleiten.

Hinweis zu Umlauten: Ihr Computer codiert die aufzuzeichnenden
Daten nach einem Alphabet amerikanischen Ursprungs. Diese
Sprache kommt ohne Umlaute aus, und daher waren sie in der
ursprünglichen Codierung nicht vorgesehen. Als man diese
Codierung später erweiterte, um außeramerikanischen Wünschen zu
entsprechen, hängte man solche besonderen und nur in einzelnen
Ländern benötigte Zeichen einfach hinten an. So kommt es, daß
Ihr Computer etwas anders buchstabiert als Sie vielleicht
annehmen, nämlich ABC...XYZÄÖÜß.

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`Lieferanten-Art, Lieferanten-Typ`

Mit diesen Eintragungen können Sie die in Ihrer Kartei geführten Lieferanten in Gruppen einteilen, ohne das Sie dazu komplizierte Nummernkreis-Verfahren bemühen müßten. Beim Entwurf des für Ihr Haus geltenden Schlüssels sind Sie völlig frei; Sie können sowohl Ziffern 0...9 wie auch Buchstaben A...Z verwenden, z.B.: A - Automobile B - Boote C - Caravans G - Gartengeräte M - Motorräder T - Traktoren Z - Zubehör oder ähnliche für Sie sprechende Kennzeichnungen. Wir raten dazu, auf Sonderzeichen wie % & / etc. zu verzichten. Nach den hier vergebenen Kennzeichen können Sie Auswertungen über Ihre Lieferanten-Kartei filtern. Die Vorgehensweise entspricht in etwa dem System einer Stehkartei, in der farbige Reiter in verschiedenen Spalten ganz bestimmte Eigenschaften kennzeichnen (gruppieren). Hier stehen Ihnen insgesamt vier Spalten zur Verfügung; anstelle der Farben verwenden Sie Buchstaben oder Ziffern.

`System-Schlüssel`

Regulär tragen Sie hier Null ein. moto-concept sieht für einige
Handelsorganisationen besondere Bestellwege für Teile-Order vor
oder spezielle Layouts für Gewährleistungs-Anträge. Derartige
Sonderheiten kennzeichnet der Systemschlüssel; Details hierzu
entnehmen Sie bitte dem Anhang A - Organisatorische Hinweise
zu einzelnen Marken.

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`Sortiments-Prefix`

moto-concept organisiert die Teile-Datenbank analog der originären Teile-Nr. des jeweiligen Herstellers/Importeurs. Führen Sie in Ihrem Haus mehrere (Zubehör-) Sortimente, so kann es vorkommen, daß dieselbe Katalog-Nr. mehrfach vorkommt, jedoch in unterschiedlicher Bedeutung. Dieser möglichen Kollisionen begegnet moto-concept dadurch, daß der zugrundeliegenden Katalog-Nr. des Lieferanten ein oder mehrere Buchstaben zur Sortiments-Kennzeichnung vorangestellt werden. Diese Kennzeichnung ist hier abzulegen. Damit bewahrt moto-concept die Brücke zur Original-Teile-Nr. und deren Struktur wie z.B. Farb- und Größen-Angaben. Desweiteren werden Kollisionen gleichlautender Original-Teile-Nrn. durch Voranstellen unterschiedlicher Vorbuchstaben (Prefix) vermieden. Außerdem können Teile-Auswertungen durch den Sortiments-Prefix bequem auf ein bestimmtes Sortiment eingerenzt werden. moto-concept sieht für viele marktgängige Sortimente Preispflege-Dienste und die Ausstattung mit Richtzeiten-Kataloge vor. Die hierbei zentral bereitgestellten Sortiments-Kennzeichnungen (Vorbuchstaben) entnehmen Sie bitte dem Anhang A - Organisatorische Hinweise zu einzelnen Marken.

`Erlös-Art Teile`

Für neu anzulegende Teile-Karteikarten kann beim Lieferanten eine Erlös-Art für Teile hinterlegt werden. Diese wird in neue Teile-Karteikarten vorgetragen, wenn Sie deren Eintrag Erlös-Art mit Wert Null übergehen und danach den Lieferanten spezifizieren.

`Anzahl Drucke GA und KA`

In Werkstatt-Aufträgen sieht moto-concept vor, Teile- und
Arbeits-Positionen auszuweisen, um sie dem Kunden als erledigt
zu dokumentieren und den entsprechenden Teile-Verbrauch bzw.
Arbeitsaufwand aufzuzeichnen, auch dann, wenn der Kunde diese
Leistungen nicht bezahlen muß. Daraus können automatisch
Gewährleistungs- und Kulanz-Anträge abgeleitet werden. Sie legen
hier fest, in wievielfacher Ausfertigung diese Anträge für den
jeweiligen Lieferanten herzustellen sind. Sie erhalten hier die
Möglichkeit, mehrere Ausfertigungen solcher Anträge zu
erstellen, indem Sie diese mehrfach nacheinander auf einfaches
Papier drucken lassen.

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`die Rabatt-Tabelle`

Teilt Ihnen Ihr Lieferant zu jedem lieferbaren Ersatzteil einen
eigenen Einkaufs-Preis mit, benötigen Sie die Rabatt-Tabelle
nicht (keine Eintragungen).

Sofern Teile-Einkaufspreise nicht separat festgelegt, sondern
als rabattierte empfohlene Verkaufspreise (UPE) berechnet
werden, nimmt das Programm die Berechnung der aktuellen Teile-
Einkaufspreise nach Rabattgruppen und nach der Eiligkeit der ET-
Order differenziert vor. Die Zugehörigkeit einer Teile-Position
zu einer bestimmten Rabattgruppe legt der Lieferant fest.

Für jede verwendete Rabattgruppe ist in der Rabatt-Tabelle eine
entsprechende Zeile anzulegen. Liefert der Lieferant stets zu
denselben Konditionen, so ist der zur Rabattgruppe gehörende
Bezugsrabatt in alle Spalten gleichlautend einzutragen. Trennt
der Lieferer Eil- oder SOS-Bestellungen von regulärer Vorrats-
Bestellung, und gewährt er hiervon abhängig unterschiedliche
Bezugsrabatte, so sind entsprechend unterschiedliche
Eintragungen in den verschiedenen Zeilen erforderlich.

Für die verschiedenen Bestell-Fristigkeiten sind verschiedene
Bezeichnungen gebräuchlich, z.B.: Eil, SOS, Emergency, Regulär,
Vorrat, Stock, etc.

moto-concept formuliert neutral nach Kalenderbegriffen und
erfaßt unter Tag den Bezugsrabatt für die eiligste Bezugsart und
unter Monat die Bestellart mit der größten zeitlichen Toleranz.

Z.B.: In vielen Handelsorganisationen ist heute die Wochen-
Bestellung üblich und mit regulären Konditionen ausgestattet. So
bietet die Tages-Bestellung Gelegenheit zu besonders schneller
(Übernacht-) Lieferung, wenn auch vielleicht zu etwas
etwas ungünstigeren Bezugspreisen. Dann kann die Monats-
Bestellung bei Bedarf die Sonderkonditionen berücksichtigen, die
Ihr Lieferant gewährt, wenn Sie bestimmte Mengen abnehmen und
ihm etwas Zeit lassen.

Genügt die Unterscheidung von nur zwei Bestellarten, so sollten
Sie die Konditionen unter Woche wie die unter Monat formulieren.
Tragen Sie also jeweils unter Tag, Woche, Monat den zu dieser
Bestellart gehörenden Bezugsrabatt in Prozent ein.

23-7a

`die Rabatt-Tabelle (Forts.)`

Besondere Behandlung von Liefer-Rückständen/Nachlieferungen:

Unter RSt erfassen Sie einen Bezugsrabatt-Satz nur dann, wenn
spätere Nachlieferungen von der ursprünglichen Bestellart
abweichend bewertet werden, anderenfalls Null. Ein Beispiel:

Nehmen wir einmal an, Sie bestellen ein Teil, für welches der
Lieferant eine für Sie günstigere Kondition in der Monats-
Bestellung (Bevorratung) vorsieht; Sie tolerieren jedoch die für
Sie ungünstigere Kondition der Tages-Bestellung, weil Sie einem
Kunden schnellstmöglich helfen wollen. Bedauerlicherweise ist
das mit der Tages-Kondition bestellte Teil jedoch nicht sofort
lieferbar, sondern wird erst bei der Nachlieferung rückständig
gebliebener Positionen ein paar Wochen später ausgeliefert.

Behält der Lieferant in solchen Fällen den mit der Tages-
Bestellung verbundenen Bezugsrabatt unverändert bei, so ist
unter RSt 0,00 (für unverändert) einzutragen.

Stellt der Lieferant in einem solchen Fall Ihren Bezugspreis
günstiger, so tragen Sie unter RSt den Rabatt-Prozentsatz ein,
der für die Nachlieferung von rückständig gebliebenen Teilen
gilt. So kann moto-concept bei der Buchung von Nachlieferungen
automatisch auf die richtigen Bezugspreise umrechnen.

Durchschnitts-Kalkulation und allgemeine Preis-Änderungen:

Unter der Spalte Kalk erfassen Sie einen kalkulierten
durchschnittlichen oder den günstigsten Rabattsatz. Dieser
Rabattsatz wird bei Preisänderungen zur Berechnung des aktuellen
Einkaufspreises verwendet. Können Sie keinen durchschnittlichen
Bezugsrabatt ermitteln oder hinreichend genau schätzen, so
sollten Sie den für Sie günstigsten Rabattsatz aus den Spalten
Tag, Woche, Monat hier einsetzen, so daß Ihr berechneter
Einkaufspreis dem Prinzip des niedrigsten Wertansatzes genügt.
Dieses Argument kann Bedeutung erlangen, wenn zum Jahresende
ein Lagerwert mit vernünftigem Wertansatz ermittelt werden soll
(vgl. dazu auch Nr. 87.6).

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`Shop/Pool`

Für Lieferanten, deren Sortiment Sie in der Teile-Börse /pgoffice.net anbieten wollen, spezifizieren Sie hier die entsprechende Freigabe. Sie können außerdem einen minimalen Lagerbestand und einen Mindest-Preis bestimmen, der für ein bestimmtes Teil überschritten sein muß, bevor dieses Teil in dieser Börse präsentiert wird.

`freie Texte, Notizen und Hinweise`

Benötigen Sie zusätzlich zu den oben genannten Informationen weitere Angaben zu einem Lieferanten, so können Sie diese hier in freier Form ablegen. Typisch sind hier die Namen von Mitarbeitern, sowie deren Telefon-, Fax-, Email-Angaben zu einzelnen Geschäfts-Bereichen. Dazu kann auch die Beratung bei Finanzierung und Werbung gehören, also Hinweise auf Adressen von Medien-Diensten etc.

`Übergänge zu anderen Programmen`

Mit der Funktion  -:weitere Optionen  erreichen Sie per
?:Recherche/Dok  Gelegenheit zu listenartiger Auswertung Ihrer
Lieferanten-Kartei, wahlweise gedruckt oder als Bildschirm-
Anzeige. Unterschiedlich geordnet und filterbar nach vielen
Kriterien bietet moto-concept hier Unterstützung zu schneller,
wirksamer Recherche.

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`Zusatz-Dienste, Internet-Dienste`

Über die Funktion ?:Zusatz-Dienste, Internet-Dienste können Sie zu jedem Lieferanten dessen Homepage- bzw. Email-Adressen notieren und anwählen.

`Internetseite Dialog`

Notieren Sie hier die Internet-Adresse des Lieferanten, bzw. die Informationen zur Startseite Ihres Händler-Zugangs. Viele Lieferanten sehen vor, daß hierüber Fahrzeug-Order, Teile-Bestellungen, Gewährleistungs-Anträge, etc. im Dialog bearbeitet werden können. Weiteres dazu im Anhang A.

`Email-Adresse Korrespondenz`

Bietet Ihr Lieferant eine allgemeine Email-Adresse für briefliche Korrespondenz, so können Sie die entsprechende Spezifikation hier ablegen und sich von einem Computer mit Internet-Zugang dorthin leiten lassen.

`Email-Adresse ET-Order`

Akzeptiert Ihr Lieferant Teile-Bestellungen per Email (statt
Fax), so tragen Sie bitte hier die entsprechende Internet-
Referenz ein (z.B. etorders@perpedes.de).

Dieser Eintrag kann gleichlautend sein mit dem Eintrag unter
Email-Adresse Korrespondenz.

Der Eintrag Email-Adresse ET-Order muß frei (leer) bleiben,
wenn mit dem Lieferer besondere technische Wege (BTX, DFUE,
Intranet, Extranet, o.dergl.) verabredet sind.

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`Data-Report (Daten-Austausch)`

Bei einigen Lieferern bietet moto-concept hier die Bereitstellung von Daten in speziellen Lieferer-Formaten an, z.B. Fahrzeug- Verkaufsmeldungen. Details zur jeweiligen Marke finden Sie im Anhang A - Organisatorische Hinweise zu einzelnen Marken.

`ET-Preise aktuell übernehmen`

Einige Lieferer offerieren ET-Preislisten im Rahmen Ihrer Internet/Extranet-Organisation. Nach erfolgreicher Übernahme (Download) solcher Preisdateien können auf diesem Wege die Original-Hersteller-Formate direkt in die moto-concept Datenbank übernommen werden, während Sie per Menu Nr. 70, Programm Nr. 73 die Datenübernahme im standardisierten moto-concept Format (markenübergreifend) besorgen können. Achten Sie auf strikte Trennung dieser Datenlinien; vermeiden Sie Verwechselungen. Weitere Details zur jeweiligen Marke finden Sie im Anhang A - Organisatorische Hinweise zu einzelnen Marken.

`AW/Richtzeiten-Katalog übernehmen`

In ähnlicher Weise bieten einige Hersteller/Importeure Richtzeiten-Kataloge an, die die Kalkulation von Kosten- Voranschlägen bzw. die Abrechnung von Garantie-Anträgen begleiten; und wie bei den ET-Preisen finden Sie weitere Hinweise zur Übernahme dieser Daten (im Hersteller-Format) im Anhang A - Organisatorische Hinweise zu einzelnen Marken.

`Preis-Indices zu Hersteller-Preisen`

Zu jeder Marke (genauer: zu jedem System-Schlüssel) können Sie
die UPE der Lieferer mit einer hauseigenen Kalkulation mit
eigenen Zu-/Abschlägen modellieren. Siehe dazu den Artikel
ET-Preispflege und -Kalkulation.