/pgoffice H221 14.09.2012

21-0

`KUNDEN-DATEN erfassen und ändern`


Kunden-Nr. und Organisation einer Kundenkartei ..................  1
    neue Kunden-Nr. .............................................  2
    sichere Kunden-Nr. ..........................................  2
    gelöschte Kunden-Nr. ........................................  2
    Barverkauf-Kunden-Nr. .......................................  3
    Durchgangs-Kunden-Nr. .......................................  3

Kunden-Adresse ..................................................  3
    Anrede in Briefen und erste Adress-Zeile ....................  4

Telefon-Nr. .....................................................  5
Geburts-Datum ...................................................  5
Suchwort ........................................................  6

Kunden-Art ......................................................  7
    0 Kunden-Art für anonyme Kunden (CPD)
    # Interne Rechnung an eigene Geschäfts-Adresse
Kunden-Typ ......................................................  7
    Kunden-Typ * Musterbeispiel für einen Motorrad-Handel .......  7a
letzter (Werkstatt-) Besuch .....................................  8

Anzahlungen (incl. MwSt) ........................................  9
Preis-Kennzeichen ...............................................  9
    Verkaufs-Preis, Hersteller-Listenpreis (UPE) ................  9
MwSt-Schlüssel .................................................. 10
    MwSt-freie Fakturen an Kunden im Ausland .................... 10
    MwSt-pflichtige (Privat-) Kunden ............................ 11
    MwSt-abzugsberechtigte (Geschäfts-) Kunden .................. 11
Rabatte ......................................................... 12
    pauschal auf Teile, auf Arbeiten ............................ 12
    speziell auf bestimmte Waren-Gruppen ........................ 12
    besonders vereinbarter Preis zu einer Auftrags-Position ..... 12

freie Texte, Notizen und Hinweise zur Kunden-Adresse ............ 13

Kunden-Kontakt/Kunden-Information (BDSG) ........................ 13

Übergang zu anderen Programmen .................................. 14

Tips:
    eine Karteikarte für den BARVERKAUF * Beispiel .............. 15
    eine Karteikarte für den EIGEN-BEDARF * Beispiel ............ 16
    freie Kunden-Nr. ermitteln .................................. 17

21-1

`KUNDEN-DATEN erfassen und ändern`

Das Programm zur Verwaltung Ihrer Kunden-Kartei erreichen Sie über die Programm-Nr. 21.

`Kunden-Nr.`

Für jeden Kunden wird eine Kunden-(Konto)-Nr. vergeben, durch
die der jeweilige Kunde eindeutig bezeichnet wird. Das Kriterium
der Eindeutigkeit wird mit wachsendem Umfang einer solchen
Kartei immer wichtiger, denn gleichzeitig wächst die
Wahrscheinlichkeit mehrfach vorkommender Namen.

Die Kunden-Nr. ist zu vergeben bei der ersten Erfassung der
Kunden-Daten. Besteht bereits eine (bisher manuell geführte)
Kunden-Kartei, sollte deren Nummern-Organisation nach
Möglichkeit übernommen werden. Sind bisher keine Kunden-Nrn.
vergeben worden, empfiehlt sich eine einfache fortlaufende
Numerierung; auf spezielle Nummern-Kreise, z.B. getrennt nach
den Anfangs-Buchstaben der Namen, kann (und sollte) verzichtet
werden. Im übrigen, dem Computer ist es gleichgültig, ob die
Kunden-Nrn. ab 1 oder ab 100 belegt werden. Mit Blick auf eine
Finanz-Buchhaltung kann die Wahl fünfstelliger Nummern (ab
10000 oder ab 50000) sinnvoll sein, um korrespondierende Nummern
zu benutzen; häufig finden sich dort vierstellige Sachkonten
0000..9999 und fünfstellige Personenkonten (z.B. Kunden ab
10000 oder ab 50000 und Lieferanten ab 70000).

Bitte bedenken Sie, daß jede weitergehende Codierung von
Aussagen in der Nummern-Organisation (Stammkunde/Neukunde,
Nachbar/Durchreisender, Barzahler/...) nach aller Erfahrung hier
deplaziert ist. Änderungen sind zu häufig (und daher nur selten
aktuell), somit wäre dann in kurzen Abständen die Kunden-Nr. zu
ändern und ginge als Brücke zu älteren Vorgängen verloren, oder
die vorgesehenen Nummern-Kreise erweisen sich in verblüffend
kurzer Zeit als zu eng.

Kunden-Merkmale im Sinne von Zielgruppen (schließlich birgt Ihre
Kunden-Kartei ein ernstzunehmendes Werbe-Potential) plazieren
Sie bitte unter Kunden-Art/Kunden-Typ (s.dort).

21-2

`neue Kunden-Nr.`

Beste praktische Ergebnisse erzielen einfache und stets mögliche Vorgehensweisen: Als neue freie Kunden-Nr. eignet sich bequem diejenige, die der zuletzt belegten Nr. folgt. Der Zettel, auf dem diese Nummer notiert ist, liegt bei Mehrplatz-Systemen jedoch immer am anderen Bildschirm. Zettel-Verfahren scheiden also aus. Geben Sie 999999 vor (diese Nr. sollte der Computer als frei melden), blättern einmal zurück, und Sie erhalten die höchste bisher belegte Kunden-Nr. angezeigt.

`sichere Kunden-Nr.`

Wenn Sie einem Kunden eine Kunden-Nr. zugeordnet haben, sollte diese Nummer nur noch unter zwingenden Umständen geändert oder anderweitig belegt werden. Bitte bedenken Sie die Konsequenzen: Eine konstante Kunden-Nr. verbindet sehr elegant auch zeitlich weit auseinanderliegende Vorgänge.

`gelöschte Kunden-Nr.`

Sollten Sie sich veranlaßt sehen, eine Kunden-Karteikarte zu
löschen (z.B. weil einer Ihrer Kunden weit weg umzog), so wäre
dies eine typische Arbeit nach dem Jahres-Abschluß. Bis zum
Jahres-Abschluß sollten Sie die Karteikarte jedoch erhalten, um
mögliche Lücken in Statistiken zu vermeiden. Keinesfalls sollten
Sie dieselbe Kunden-Nr. später für einen anderen Kunden erneut
belegen; es gibt nur wenige ähnlich sichere Verfahren, um
Irrtümer und Verwechselungen zu provozieren.

21-3

`Barverkauf-Kunden-Nr.`

Zur Beschleunigung des Teile-Barverkaufs berücksichtigt moto-concept anonyme Kunden (conto pro diverse, CPD). Sie werden gekennzeichnet mit der Kunden-Art 0 (Null) und sollten ausschließlich im Bereich Teile-Barverkauf/Kasse mit typischer Abrechnung per Kassen-Bon verwendet werden. Von Interesse ist vielleicht die Verwendung verschiedener CPD-Nrn. an verschiedenen Verkaufs-Plätzen mit entsprechend getrennter Umsatz-Statistik.

`Durchgangs-Kunden-Nr.`

Für Durchgangs-Kunden sollten Sie ebenfalls konsequent eine eigene Karteikarte anlegen. Damit wird wie sonst auch eine neue Kunden-Nr. vergeben und benötigte Kunden-Daten sind in gewohnter Weise bequem zu erreichen. Ausdrücklich gewarnt sei hier vor der Verwendung von sog. Sammel-Nummern für Werkstatt-Arbeiten. Rückfragen auf dem Rechtswege oder von Versicherungen sind unnötig erschwert; hier werden Probleme durch unbedachtes Zuschütten von Informationen erst erzeugt. Ihr Computer hat Platz genug, um diese Adressen getrennt übers Jahr aufzubewahren, die noch freien Kunden-Nummern gehen so bald nicht aus; und der vermeintliche Zeitgewinn durch Wiederverwendung solcher Sammel-Nummern wird durch die deshalb besondere (d.h. gestörte) Abwicklung wieder verzehrt.

`Kunden-Adresse`

In der Bildschirm-Anzeige ist das Adress-Fenster eines
Briefumschlages symbolisiert. Die Anrede wird durch einen
Schlüssel codiert, es folgen drei Zeilen für den Namen, für
Namenszusätze wie z.B. die Firmierung/Branche und für die
Zustell-Adresse, zuletzt das Länder-Kennzeichen, die
Postleitzahl und die Ortsangabe. Die meisten Eintragungen
dürften ohne weiteres verständlich sein.

Wenn Sie die Straße stets in die dritte Zeile schreiben, sieht
später die gedruckte Adresse so am besten aus.

Aus systematischen Gründen empfehlen wir, auch bei den Inlands-
Kunden das Länder-Kennzeichen stets zu schreiben.

Der Anrede-Schlüssel und die erste (Namen-) Zeile spielen eine
besondere Rolle in der Text-Verarbeitung:

21-4

`Anrede in Briefen`

Bei Firmen und Behörden ist die neutrale Anrede üblich,
natürliche Personen ziehen oft die namentliche Anrede vor.
Trennen Sie deshalb Vorname und Name durch das Zeichen *,
also z.B.:
             Agatha*Christie      Vicco*von Bülow
             Gaius J.*Caesar      Golden*Delicious
             Albert*Einstein      G. E.*Leasing
             Rudi*Ratlos          Uli*Stein
aber
             Freiherr vom Stein   Gräfin von der Lippe
             Dr. Dr. Eisenbart    Prof. Sauerbruch
etc.
Natürliche Personen erkennt das Programm beim Drucken von
Briefen an den Anrede-Schlüsseln für Herrn/Frau/Frl. Für diese
sucht es in der ersten Adress-Zeile nach dem Sternchen, um den
Namen für die persönliche Anrede zu entnehmen, also

             Sehr geehrte Frau Christie
             Sehr geehrtes Fräulein Delicious
             Sehr geehrter Herr Ratlos
             Sehr geehrter Herr Prof. Sauerbruch
usw.
Sind Vorname und/oder Initialen nicht bekannt, beginnt der Name
am Anfang der Zeile, also braucht es auch kein Sternchen zur
Trennung. In gleicher Weise verfahren Sie bitte auch bei
akademischen Graden und Adelstiteln. Die Vielfalt hier ist für
unser Textprogramm einfach zu kompliziert, und der Verzicht auf
Vorname und Initialen erlaubt in gleicher Weise korrekte Adresse
und Anrede.

Bei Firmen, Behörden und gemeinnützigen Institutionen wie z.B.

             data-concept GmbH    Deutsche Bahn AG
             Stadtsparkasse       Coconut Airlines
             Straßenverkehrsamt   Peter + Geisendorf
etc.
verwenden Sie die Anrede-Schlüssel Firma, Titl., oder verzichten
auf die Anrede über der Adresse, in allen diesen Fällen
verwendet das Text-Programm die neutrale Anrede

             Sehr geehrte Damen und Herren

21-5

`Telefon-Nr.`

Vorgesehen sind zwei Eintragungen, um einen Kunden in dringenden Fällen schnell erreichen zu können. Diese Angaben finden Sie außer auf dem Bildschirm im Kopf des Werkstatt-Auftrages. Die Angabe einer Fax-Nr. ist selbstverständlich ebenso möglich wie eine andere hilfreiche Notiz. Die Unterscheidung zwischen gs/geschäftlich und pr/privat sollte nicht ernster genommen werden als sie der Sache dient.

`Geburts-Datum`

Das Geburts-Datum erlaubt die automatische Auswahl der Kunden,
die Sie zum Geburtstag regelmäßig anschreiben wollen (Kunden-
Kontakt). Außer Jubiläen gibt vielleicht auch ein Stufen-
Führerschein Anlaß zu speziell hiermit verbundenen Grüßen.

21-6

`Suchwort`

Das Suchwort dient dem einfachen Auffinden von Kunden-Daten, die
im System bereits bekannt sind. Sie sollten es daher aus dem
Kunden-Namen oder dem Ihnen geläufigen wesentlichen Namensteil
herleiten. Bei häufig vorkommenden Namen kann der Anfangs-
Buchstabe des Vornamen oder der Ortschaft helfen; stellen Sie
solche Variationen stets ans Ende des Suchworts, gehen Sie
sparsam damit um und stimmen Sie sich mit den anderen
Mitarbeitern über das hier verwendete System ab - sonst wird
eine an sich gute Hilfe zum Stolperstein.

Nutzen Sie beim Eintragen des Suchwortes die verfügbare Länge;
hier sind Abkürzungen nicht hilfreich. Schreiben Sie also nicht
nur FEUER für Feuerbach, sondern FEUERB; nicht nur LÜN für
für Lüneburg, sondern LÜNEBU; und nicht nur NETT für Nettelbeck,
sondern NETTEL. Beim späteren Suchen können Sie so vorgehen,
nicht jedoch beim Einrichten der Suchhilfe. Der Grund ist
einfach:
Die Suchworte werden alphabetisch geführt. Bei wachsender Kartei
finden sich bald NETT, NETTE, NETTEKAMP, NETTELSEE, NETZE,
NETZER usw. Geben Sie später zum Suchen Nettelbeck vor, wird der
unter NETT geführte Kunde nicht gefunden, weil das Programm zu
spät aufsetzt und Ihnen dann nur noch NETTELSEE, NETZE, NETZER
anbieten kann. Umgekehrt, d.h. wenn Sie z.B. Nettelsee suchen
und nur Nett vorgeben, wäre das alphabetische Aufblättern
schließlich beim vierten Versuch erfolgreich.

Zuletzt ein Hinweis zu Umlauten: Ihr Computer codiert die
aufzuzeichnenden Daten nach einem Alphabet amerikanischen
Ursprungs. Diese Sprache kommt ohne Umlaute aus, und daher waren
sie in der ursprünglichen Codierung auch gar nicht vorgesehen.
Als man diese Codierung später erweiterte, um
außeramerikanischen Wünschen zu entsprechen, hängte man solche
besonderen und nur in einzelnen Ländern benötigten Zeichen
einfach hinten an. So kommt es, daß Ihr Computer etwas anders
buchstabiert als Sie vielleicht annehmen, nämlich ABC...XYZÄÖÜß.
Es könnte daher hilfreich sein, im Suchwort auf Umlaute zu
verzichten und durch AE, OE, UE zu ersetzen.

Wichtiger als die Entscheidung, welches System Sie wählen, ist,
daß in Ihrem Hause alle dasselbe System anwenden.

21-7

`Kunden-Art`

Mit dem Eintrag Kunden-Art können Sie die in Ihrer Kartei geführten Adressen in Gruppen einteilen, ohne daß Sie dazu auf komplizierte Nummernkreis-Verfahren angewiesen wären. Nach diesem Eintrag können Sie mit den Programmen aus der Text- Verarbeitung Adressen filtern und getrennt (gezielt) mit entsprechend abgestimmter Post versorgen. Das Programm verlangt lediglich 0 (Null) zur Kennzeichnung von anonymen (CPD-)Adressen, alle anderen Zeichen 1..9, A..Z können Sie mit beliebiger Bedeutung belegen, z.B. wie folgt: B - Behörden C - Motor-Clubs F - Fahrschulen G - Gewerbetreibende H - Händler-Kollegen P - Privatpersonen Dies kann nur ein Vorschlag sein, den Sie bitte Ihren speziellen Bedürfnissen und Wünschen anpassen. Wenn Sie mit moto-concept gerade anfangen und noch keine bessere Idee hatten, ist es vielleicht gut, nach diesem System zu beginnen, etwas Erfahrung zu sammeln und evtl. später Ihre Kartei auf ein anderes Schema umzustellen. Legen Sie eine Karteikarte mit der eigenen Geschäfts-Adresse an, um den Eigenverbrauch per Interne Rechnung abzurechnen, empfehlen wir für diese Adresse die Kunden-Art #.

`Kunden-Typ`

Für diesen Eintrag gilt grundsätzlich das gleiche wie für die
Codierung Kunden-Art. Hier codieren Sie Zielgruppen, an denen
Sie Werbung, Nachfass-Aktionen etc. orientieren. Außerdem können
Sie Ihre Kunden-Umsatzstatistik nach den einzelnen Kennzeichen
mit Zwischensummen ausstatten und so den Erfolg von Aktionen
abschätzen.

Die Vorgehensweise entspricht in etwa dem System einer
Stehkartei, in der farbige Reiter in verschiedenen Spalten ganz
bestimmte Eigenschaften kennzeichnen (gruppieren). Hier stehen
Ihnen fünf Spalten zur Verfügung, anstelle der Farben verwenden
Sie Buchstaben oder Ziffern.

21-7a

`Kunden-Typ * Muster-Beispiel`

Für einen Motorrad-Handel wird der Kundenkreis nach den
benutzten/bevorzugten Fahrzeug-Typen gegliedert:

   1.Stelle   2.Stelle    3.Stelle    4.Stelle   5.Stelle
   Fabrikat   Fahrz.-Typ  PS-Gruppe   Altersgr.     ???
   ---------- ----------- ----------- ---------- ----------
   B BMW      C Chopper   1 unter 26  1 unter 18    ...
   H Honda    E Enduro    2 26 .. 50  2 unter 25    ...
   K Kawasaki R Rennsport 3 50 ..100  3 unter 30    ...
   S Suzuki   T Tourer    4 über 100     ...        ...
   Y Yamaha     ...         ...          ...        ...

Im Automobil-Bereich finden sich häufiger Geschäfte, die eine
einzige Marke exklusiv vertreten. Aber auch hier unterscheiden
sich Kunden, die bei der Wahl ihres Fahrzeugs mehr den
nüchternen Gebrauchsnutzen oder eher den repräsentativen oder
den sportlichen Charakter betonen; die Kategorien Motorleistung
und Altersgruppe erhalten womöglich eine andere Abstufung.
Gemeinsam ist jedoch der Umstand, daß die Personen in den
einzelnen Gruppen eine unterschiedliche Ansprache erwarten,
und wirksame Werbung soll dies berücksichtigen können.

Bitte entwerfen Sie Ihr eigenes System. Und wenn Sie mehr
an vermuteter Kaufkraft und Zahlungsmoral interessiert sind
als an Motorleistung oder Fabrikat - es sei! Achten Sie
bitte nur darauf, daß Sie hier keinen persönlichen Steckbrief
konzipieren, sondern nur soweit gliedern, daß Sie Gruppen
Ihrer Kunden gezielt ansprechen können. Fragen Sie auch Ihren
Hersteller, nach welchen Kriterien er seine Werbung abstimmt,
und Sie können von seinen Musterbriefen bequem profitieren.

21-8

`letzter (Werkstatt-) Besuch`

Dieses Datum berichtet darüber, wann Sie das letztemal mit einem
Kunden in Kontakt standen. Die Programme der Auftrags-Verwaltung
aktualisieren dieses Datum mit jeder erstellten Quittung/
Rechnung oder Gutschrift. Auf diese Weise entsteht eine gewisse
Aussage über die Aktualität einer bestimmten Kunden-Adresse.

Die Programme zur Text-Verarbeitung bieten Möglichkeiten, Kunden-
Adressen anhand dieses Datums und kombiniert mit anderen
Kriterien (wie z.B. Kunden-Art und -Typ) gezielt auszufiltern,
sowohl um Werbung auf diese Eigenschaften abzustimmen, als auch
zu einer Analyse nicht mehr aktueller Adress-Beständen.

Die Bereinigung von Karteien ist eine typische Tätigkeit, der
Langeweile des Jahresendes zu begegnen. Erwägen Sie aber vor dem
Löschen einer längere Zeit ruhenden Adresse, ob nicht ein
kleines nettes Erinnerungsschreiben angebracht sein kann ("wir
haben lange nichts mehr von Ihnen gehört..."), hier neue
Lebendigkeit zu stiften; schließlich kaufen auch viele
zufriedene Kunden nicht jede Woche ein neues Fahrzeug.

21-9

`Anzahlungen (incl.MwSt)`

Zum Quittieren und späteren Verrechnen von Anzahlungen legen Sie spezielle Teile-Karteikarten an, die Sie unter fiktiven Teile- Nrn. führen (s. dazu Programm Nr. 27). Bei jedem Verkauf und bei jeder Rücknahme einer mit der Teile- Art 0:Anzahlung gekennzeichneten Teile-Position synchronisiert moto-concept dieses Anzahlungs-Konto unter dem jeweiligen Kunden. Die Entwicklung dieses Kontos dokumentiert Ihnen die Funktion (-:weitere Optionen) ?:Recherche/Dok. Da dieses Konto brutto, also incl. MwSt geführt wird, sind bei einer Veränderung des USt-Prozentsatzes besondere Konsequenzen zu beachten; darüber informiert Sie ein Artikel im Anhang B.

`Preis-Kennzeichen`

Zu einem erheblichen Teil Ihres Verkaufs-Sortiments stellen Ihnen Ihre Lieferanten (Hersteller) Preislisten mit empfohlenen Verkaufspreisen (UPE) zur Verfügung; in vielen Fällen besteht auch die Möglichkeit, diese Preise über geeignete Datenträger in Ihr System zu übernehmen und eine Anpassung Ihrer Verkaufspreise automatisch zu erledigen. Darüberhinaus können Sie für bestimmte Preisgruppen (z.B. für Kleinteile) Zu- oder Abschläge auf die Hersteller-Listenpreise für Ihr Geschäft vorsehen. Diese Vorgehensweise bietet Ihnen die Möglichkeit, eine automatische Preispflege über Datenträger mit Ihrer eigenen Kalkulation zu kombinieren (s.a. 73 und 94.37).

`Verkaufs-Preis`

Die meisten Ihrer Kunden werden Sie daher wohl mit dem Preis- Kennzeichen 0:Verk.Preis ausstatten, um die an diese Kunden fakturierten Preise mit Ihrer eigenen Kalkulation zusätzlich formen zu können.

`Hersteller-Listenpreis`

Haben Sie mit bestimmten Kunden vereinbart, auf der Basis der
Hersteller-Listenpreise zu fakturieren (z.B. mit Händler-
Kollegen), so wählen Sie bitte den Eintrag 1:Herst.Liste, d.h.
Sie setzen so für diesen Kundenkreis Ihre zusätzliche
Kalkulation aus.

21-10

`MwSt-Schlüssel`

moto-concept berücksichtigt unterschiedliche Mehrwert-Steuer- Pflichten, wenn diese bei der jeweiligen Adresse entsprechend vermerkt sind. Dabei werden drei Varianten unterschieden:

`MwSt-frei`

Unter bestimmten Voraussetzungen sind Kunden im Ausland oder
solche Kunden, die regelmäßig Waren ins Ausland übernehmen, von
der Entrichtung der Mehrwertsteuer befreit. Statten Sie eine
Adresse mit dem Schlüssel 0:MwSt-frei aus, fakturiert
moto-concept alle Rechnungen so, wie Sie dies durch Preis-
Kennzeichen und Rabatt-Merkmale bestimmt haben, berechnet jedoch
darüberhinaus keine MwSt, und die MwSt-Felder der Fakturen
weisen Null aus.

In den Fällen, in denen derselbe Kunde einmal MwSt-frei einkauft,
ein andermal jedoch MwSt-pflichtige Aufträge erteilt, kann es
sinnvoll sein, für diesen Kunden zwei verschiedene Karteikarten
(mit verschiedenen Kunden-Nrn.) anzulegen und darum zu bitten,
rechtzeitig auf diesen besonderen Umstand hinzuweisen.

Wurde eine Rechnung einmal mit MwSt fakturiert, und bringt der
Kunde dieses Dokument später zurück, weil er die Voraussetzung
zur MwSt-Befreiung erfüllt und nunmehr die MwSt erstattet
bekommen will, so führt der buchhalterisch und fiskalisch
korrekte Weg nur über eine gleichlautende Gutschrift (incl. MwSt)
und neu erstellte Rechnung ohne MwSt. Möglicherweise erscheint
es sinnvoll, Gutschrift und Rechnung über fiktive Teile-Nrn.
pauschal abzuhandeln, jedoch trübt dies bereits die Erlös-
Betrachtung. Prüfen Sie daher bitte genau (und ggf. mit Ihrem
Steuerberater), was Ihnen solche Abkürzungen insgesamt
einbringen oder bescheren).

21-11

`MwSt-pflichtig`

Regelmäßig unterliegen Umsätze der MwSt-Pflicht, weshalb moto-concept den Schlüssel 1:MwSt-pfl. in neue Karteikarten automatisch vorträgt, sofern Sie dies nicht durch eine andere Angabe übersteuern. Adressen mit diesem Merkmal erhalten Fakturen mit ausgewiesener Mehrwertsteuer auf verkaufte Fahrzeuge, Teile und Arbeiten. Für zurückgenommene Teile und Minderberechnungen zu Arbeiten in Aufträgen wird die MwSt entsprechend gekürzt. Dagegen wird dem Kunden keine MwSt gutgeschrieben bei der Inzahlungnahme von (Gebraucht-) Fahrzeugen. Diese Art der Abrechnung gilt für Privat-Kunden im Inland.

`MwSt-abzugsberechtigt`

Werden Waren oder Dienstleistungen für betriebliche Zwecke
eingekauft oder veräußert, so bucht der betreffende Kunde die
Umsatzsteuer sowohl als Mehrwertsteuer als auch als Vorsteuer,
d.h. er ist MwSt-abzugsberechtigt oder VSt-berechtigt, und die
Adresse weist typischerweise eine Firma, eine Fahrschule oder
einen anderen Gewerbebetrieb aus.

In diesen Fällen ist auch die Inzahlungnahme von (Gebraucht-)
Fahrzeugen MwSt-behaftet, und die Kunden-Adresse sollte mit
dem Schlüssel 2:MwSt-abz. ausgestattet werden. Damit wird eine
Abrechnung an diesen Kunden, wenn Sie eine Position über die
Inzahlungsnahme eines (Gebraucht-) Fahrzeuges enthält,
zusätzlich um die darauf entfallende MwSt vermindert.

Dies ist der wesentliche Unterschied zur Abrechnung mit Privat-
Personen. Andere Besonderheiten, wie z.B. Agentur-Geschäfte oder
Geschäfte nach den Regeln der Differenzsteuer, werden nicht
durch den MwSt-Schlüssel in der Kunden-Adresse, sondern an den
besonderen Merkmalen dieser Geschäftsvorfälle erkannt und
gesteuert.

21-12

`Rabatte`

moto-concept berücksichtigt feste Rabatt-Vereinbarungen mit den Kunden, z.B. mit Fahrschulen, Motor-Clubs o.dergl. Auf Rechnungen/Gutschriften wird der Rabatt vom regulären Preis separat ausgewiesen, wenn Sie in der entsprechenden Auftrags- Position den aus der Teile- bzw. Arbeits-Kartei stammenden Preis unverändert bestätigen (Taste <Enter>). Auf Kassen-Quittungen wird stets nur der rabattierte Preis ausgewiesen. Dies geschieht, um den Druckumfang zu begrenzen, Wartezeiten zu verkürzen, d.h. den Ablauf zu beschleunigen.

`pauschale Rabatte`

Bei Teilen haben Sie die Wahl zwischen pauschaler Vorgabe, einer Rabattierung nach Waren-Gruppen oder einer Kombination daraus. Für Arbeiten (ein wohl eher seltener Fall) ist eine pauschale Rabattierung vorgesehen.

`Rabatte auf Waren-Gruppen`

Kauft ein Kunde ein Teil, in dessen Karteikarte eine Waren- Gruppe eingetragen ist, und findet moto-concept unter der Kunden-Adresse zu dieser Waren-Gruppe einen Rabatt-Eintrag, so kommt dessen Rabatt-Prozentsatz zur Anwendung. Der Rabatt zur Waren-Gruppe hat stets Vorrang vor einem evtl. ebenfalls in der Adresse notierten pauschalen Rabatt auf Teile, und zwar ohne Rücksicht darauf, welcher der beiden Prozentsätze für den Kunden günstiger wäre.

`Rabatte und besonders vereinbarte Preise`

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, einen vorgetragenen
Preis zu übersteuern. Tippen Sie zu einer Auftrags-Position
einen Preis ein, so erhält dieser Preis Vorrang vor jeder
Rabatt-Vereinbarung in dem Sinne, daß Sie diesen Preis zu
dieser Position getrennt ausgehandelt haben. Von diesem
ausdrücklich eingetippten Preis wird kein Rabatt abgezogen,
gleichgültig ob sonst pauschale oder auf Warengruppen bezogene
Rabatte anzusetzen wären. Dies gilt auch dann, wenn der von
Ihnen in die Auftrags-Position getippte Preis denselben
Betrag ausmacht wie der Vortrag aus der Kartei, oder wenn
in der Teile- bzw. Arbeitskartei kein Preis vorgetragen ist,
und Sie aus diesem Grund die Auftrags-Position mit einem
Preis (durch Eintippen) erst komplettieren.

21-13

`freie Texte, Notizen und Hinweise`

Alle vorgenannten Daten zu einer Kunden-Adresse stehen in besonderer Beziehung zur maschinellen Verarbeitung, sei es, daß Sie Abrechnungs-Modalitäten regeln oder Recherchen unterstützen (s. Statistische Auswertungen). Praktische Arbeit mit dem System zeigt jedoch Bedarf nach weiteren Informationen, die sich einer allgemeinen Systematisierung weitgehend entziehen, weil sie so bunt und vielfältig sind wie der sogenannte Alltag. Das Programm bietet daher Gelegenheit, zu jeder Adresse freien Text in beliebig vielen Zeilen zu ergänzen. Die Textzeilen sind nach Positions-Nummern organisiert, wobei Sie zu jeder Textzeile eine Positions-Nr. vorgeben können. Verzichten Sie auf die Vorgabe einer Positions-Nr., montiert moto-concept eine Zeilen-Nr. aus dem aktuellen System-Datum. Dadurch können nach und nach ergänzte Zeilen automatisch zeitlich geordnet werden. Die letzten Zeilen mit den höchsten Positions-Nummern werden beim Aufblättern der Adresse im Programm zur Verwaltung der Adressen und bei Anlage eines Auftrages angezeigt. Das Kunden- Verzeichnis dokumentiert zu einer Adresse alle aufgezeichneten Text-Zeilen. Selbstverständlich erlaubt das Verwaltungs-Programm für die Kunden-Adressen das Ergänzen und Abändern aller Textzeilen, jedoch sollte die Kapazität von zwei Bildschirmzeilen den Bedarf an aktueller Information für die tägliche Praxis hinreichend abdecken.

`Kunden-Kontakt/Kunden-Information`

Das Programm zur Verwaltung der Kunden-Kartei wurde mit der
Version 32.1 erweitert zur Aufnahme von Werbe- bzw. Informations-
Spezifikationen. Die Funktion  +:aendern  wurde ergänzt um die
Ziffer  4:KK.  Erfassen Sie hier, ob Ihr Kunde zugestimmt hat
zu Informationen bzw. Werbung

        - per Briefpost
        - per Telefon / SMS
        - per Email

        - und wann (Stand).

Notieren Sie dazu die Aktualität der hier gespeicherten
Information, d.h. Monat und Jahr der Zustimmung des Kunden
unter dem Eintrag Stand.

Nach unserem heutigen Kenntnisstand sollen hier eröffnete
Informationswege spätestens alle 3 Jahre bestätigt werden. Der
Gesetzgeber verfolgt wohl das Ziel, unerwünschte Werbefluten zu
begrenzen, d.h. liegt das unter Stand vermerkte Datum länger als
3 Jahre zurück, soll die notierte Zustimmung zu einer Information
per Post, SMS oder Email als verfallen bzw. als zurückgezogen
angesehen werden.

21-14

`Übergang zu anderen Programmen`

Nach dem Einstellen der Adresse eines Kunden kann das Programm
zur Verwaltung von Kunden-Fahrzeugen erreicht werden mit der
Offerte  -:weitere Optionen  und dann weiter mit
-:Fahrzeug-Daten. Dieses Programm versucht dann, die im System
bekannten Fahrzeuge des Kunden aufzublättern.

Die Programm-Verbindung steht umgekehrt in analoger Weise zur
Verfügung, um zu einem angezeigten Kunden-Fahrzeug die Daten der
Kunden-Adresse bequem zu beschaffen.

Für Recherchen erreichen Sie mit der Offerte  -:weitere Optionen
und dann weiter mit  ?:Recherche/Dok  das Programm zum Abrufen
von Auswertungen zu Kunden, von dort weiter auch Auswertungen zu
Kunden-Fahrzeugen. Durch die vorgesehene Umschaltung Druck/
Anzeige können statistische Auswertungen sowohl auf Papier
dokumentiert als auch zur Bildschirm-Anzeige geleitet werden.

Für den Abruf von Adress-Etiketten und Briefen ist nur der Druck
vorgesehen, wobei die zuletzt eingestellte Kunden-Nr. mitgenommen
wird, um bequem Einzel-Exemplare zu erzeugen. Für Serien-Drucke
geben Sie bitte wie bei den anderen Auswertungen den gewünschten
Nummern-Kreis vor, oder Sie schreiben von/bis Kunden-Nr. Null für:
alle.

Mit der Option  ?:Internet-Dienste, Email..  erreichen Sie ein
Menu, in dem Sie die Internet Homepage, Email-Adresse, Mobil-
Telefon-Nr. und USt-Ident-Nr. zu Ihrem Kunden hinterlegen können.

Weitere Details finden Sie unter Programm-Nr. 81 bzw. unter
Chefzahlen Nr. 11.

21-15

`eine Karteikarte für den BARVERKAUF * Beispiel`

Legen Sie unter einer Kunden-Nr. Ihrer Wahl eine Karteikarte
mit denselben Daten an, also:

- Anrede-Schlüssel      5:(ohne)
- Zeile 1 mit plakativem Text "#### BARVERKAUF ####"
- Zeile 2 und 3 bleiben frei
- Außer dem Länderkennzeichen (D) bleiben auch PLZ und Ort frei
- Das Geb.-Datum bleibt 00.00.0000
- Als Suchwort empfehlen wir "BAR"

- Wichtig ist der Eintrag KD-Art 0 (Null).
  Hieran erkennt moto-concept die Karteikarte einer Sammel-Nr.
  Alle anderen Ziffern (1-9) und Buchstaben können Sie in ihrer
  Bedeutung frei disponieren (s.o.).

- Unter KD-Typ notieren Sie ----- (5 Bindestriche)
- Das Datum des letzten Werkstatt-Besuchs bleibt 00.00.0000
- Preis-Kennzeichen     0:Verkaufs-Preis
- MwSt-Schlüssel        1:MwSt-pflichtig

- Pauschale Rabatte auf Teile und Arbeiten bleiben Null
- Erfassen Sie weder Rabatt-Gruppen noch Text-Zeilen

21-16

`eine Karteikarte für den EIGEN-BEDARF * Beispiel`

Legen Sie unter einer Konto-Nr. Ihrer Wahl eine Karteikarte an
mit Ihrer eigenen Geschäftsadresse.

Diese Karteikarte verwenden Sie, um z.B. Vorführ-Fahrzeuge oder
den Eigen-Verbrauch in der Werkstatt symbolisch an sich selbst
zu verkaufen (Interne Rechnung):

- Anrede-Schlüssel      0:Firma
- Adresse: Stellen Sie hier Ihre eigene Geschäfts-Adresse ein.
- Das Geb.-Datum bleibt 00.00.0000
- Als Suchwort verwenden Sie z.B. "WIR" oder ähnlich Sprechendes

- Für die KD-Art empfehlen wir das Symbol # (nur hier verwenden)
- Unter KD-Typ notieren Sie ----- (5 Bindestriche)
- Das Datum des letzten Werkstatt-Besuchs bleibt 00.00.0000
- Preis-Kennzeichen     1:Hersteller-Listenpreis (!)
- MwSt-Schlüssel        2:MwSt-abzugsberechtigt  (!)

- Pauschale Rabatte auf Teile und Arbeiten bleiben Null
- Erfassen Sie weder Rabatt-Gruppen noch Text-Zeilen

21-17

`freie Kunden-Nr. ermitteln`

Tippen Sie die Kunden-Nr. 999999 und <Enter>. Das Programm sollte
diese Nr. als frei melden.

Blättern Sie rückwärts per Funktions-Taste ^ (F1, F5 oder F9)
oder mit der Taste <Cursor aufwärts>. Sie sehen nun die
Karteikarte mit der höchsten bisher belegten Konto-Nr.:
somit ist die nächsthöhere Konto-Nr. frei und verfügbar.