/pgoffice H220 29.10.2003

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`STAMMDATEN erfassen und pflegen - Ihr LEXIKON`

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`STAMMDATEN erfassen und pflegen - Ihr LEXIKON`

`Begriffliches`

Die Programme zur Stammdaten-Verwaltung besorgen das, was in der klassischen Organisation der Karteikasten leistet (und etwas mehr). Wir verwenden daher statt der Fachbegriffe Datei und Stammsatz gern auch die geläufigen Klassiker Kartei und Karteikarte. Der wesentliche Unterschied liegt nicht in der Bezeichnung, auch nicht in der andersartigen technischen Lösung (die verschüttete Tasse Kaffee schadet der Elektronik wie der Stehpappe, und die "unsachgemäße Büroklammer" in der Tastatur eher mehr als im Karteikasten), sondern in dem Umstand, daß ein Computer recht schnell auf vielen Karteikarten viele kleine Informations-Happen zusammentragen kann; dieser Maschine sind Such- und Ablage-Leistungen möglich, die sich kein empfindender Mensch zumuten möchte.

`Bedenkliches`

Apropos zumuten: Computer haben keine Gefühle oder Stimmungen wie Menschen, Programme haben kein Gewissen, also auch keine Skrupel. Das macht sie so zuverlässig, so schnell - und so erbarmungslos. Was im einzelnen davon für Sie herauskommt, bestimmen Sie selbst: Geben Sie dieser Maschine und ihrem Programm einigermaßen ordentliche Daten vor, dürfen Sie auch einigermaßen brauchbare Ergebnisse erwarten; errichten Sie das Daten-Fundament Ihres Informations-Systems dagegen zu leger oder gar schlampig, ist dieselbe Maschine mit demselben Programm in der Lage, in kürzester Zeit derlei Datenmüll zu multiplizieren, und zwar ohne rot zu werden mit einer Konsequenz, die bisher jeden Betroffenen verblüffte. Achten Sie daher bitte darauf, daß Sie Ihre Basis-Daten einigermaßen ordentlich und systematisch aufbauen, das Programm moto-concept ist auch Ihr Multiplikator der hier geübten Disziplin - will sagen: jedes Werkzeug wirkt so gut, wie derjenige, der es führt.

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`Ihr Lexikon`

Ihr Lexikon in moto-concept hält für Sie aktuell bereit:

  - Kunden-Daten (Adressen etc.) ...... (im Programm 21)
  - Daten der Kunden-Fahrzeuge ........ (im Programm 22)
  - Lieferanten-Daten ................. (im Programm 23)
  - Bestands-Fahrzeuge (neu + gebr.) .. (im Programm 24)
  - Personal-Daten (Mitarbeiter) ...... (im Programm 25)
  - Arbeiten (Service-Katalog) ........ (im Programm 26)
  - Teile-Lager, Bestände und Preise .. (im Programm 27)

Diese Dateien/Karteien bilden insgesamt das Lexikon, aus dem
moto-concept immer wieder schöpft, wenn es Ihre tägliche Arbeit
begleitet und ergänzt. (Text-Bausteine, Hersteller-Preislisten
und Richtzeiten-Kataloge, System-Optionen etc. werden an
späterer Stelle beschrieben.)

`der Dialog am Bildschirm`

Um Ihnen den Umgang mit diesen Programmen zu erleichtern, ist deren Bedienungsweise gleichartig angelegt. Das bedeutet gleichzeitig, daß Sie nur weniges lernen müssen, um mit allen diesen Programmen im Alltag sicher umzugehen. Stets gibt es einen (eindeutigen) Ordnungs-Begriff: - die Kunden-/Lieferanten-/Personal-(Konto)-Nr. - die Ident-Nr. (Fahrgestell-/Rahmen-Nr.) für die Fahrzeuge - die Arbeits-Nr. (Richtzeit-Nr. oder AW-Nr.) - die Teile-Nr. im Bereich des ET-Lagers Nach dem Aufruf des für die betreffende Kartei zuständigen Verwaltungs-Programms geben Sie einen solchen Ordnungs-Begriff (durch Eintippen) vor, und das Programm antwortet Ihnen, ob es zu dieser Nummer Daten kennt oder nicht. Sie können daraufhin eine andere Nummer vorgeben, oder sich zu der gerade aktuellen Nummer äußern, ob Sie die Karteikarte dazu anlegen, ändern oder löschen wollen.

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`Anlegen und Abändern von Karteikarten: die Funktion +`

Ist die von Ihnen eingetippte Kunden-/Fahrzeug- ..Teile-Nr. dem Programm in der jeweiligen Kartei bislang unbekannt, können Sie mit der Funktionstaste + dazu eine neue Karteikarte anlegen (lassen), in die Sie anschließend die zu registrierenden weiteren Daten eintragen. (Sie sehen: gegenüber der Stehkartei oder der Aktenmappe nichts bewegendes Neues.) Kennt das Programm die von Ihnen vorgegebene Nummer bereits, zeigt es die dazu bekannten Daten an; jetzt können Sie mit der Funktionstaste + bei Bedarf die gespeicherten Daten abändern/korrigieren. Oder Sie zeigen mit der Maus auf das zu ändernde Datum und verlangen die Änderung hier per Klick mit der linken Maustaste. In beiden Fällen führt Sie das Programm über alle Bildschirm- Stationen, an denen Daten (durch Eintippen) notiert werden können. (Anders als bei einer Karteikarte können Sie nur hier am Vordruck-Text nichts verändern). Auf diese Weise wird das gesamte Daten-Volumen einer Karteikarte in kleine Happen zerlegt, die Sie an der jeweiligen Bildschirm- Position angeben können. Beachten Sie bitte, daß Sie jeden Datenhappen komplett schreiben, wenn Sie eine Information später abändern: die neue Information wird (hell) hervorgehoben um darzustellen, wodurch die alte (dunkle) und teilweise vielleicht noch sichtbare Information ersetzt wird. Hier gibt es einen Unterschied zur Karteikarte im traditionellen Verständnis: nichts wird durchgestrichen, nichts wird danebengeschrieben, sondern die neue Information verdrängt die alte, wodurch die alte Angabe vollständig verschwindet.

`hilfreiche Hinweise, Ihre ständige Begleitung`

Fällt Ihnen zu einer Bildschirm-Position einmal nicht gleich ein, was das Programm hier meint, hilft die Taste ? oder die rechte Maustaste, und Sie erhalten unten am Bildschirmrand zusätzliche Hinweise in Stichworten. Mit der Taste <Tab>, <Enter> oder der Taste <Return> schließen Sie die Bearbeitung eines solchen Informations-Happens ab: Haben Sie keine neuen Daten eingetippt, bleiben die vorgetragenen (alten) Daten an dieser Stelle unverändert erhalten, sonst ersetzen die getippten (hellen) Zeichen die bisher hier gespeicherte Eintragung. Und waren Sie mit der Taste <Tab> einmal zu schnell, gehen Sie mit der Taste ^ oder <Shift>+<Tab> einfach eine Bildschirm-Station rückwärts.

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`das Ablegen einer Karteikarte`

Nachdem Sie eine Karteikarte neu ausgefüllt oder abgeändert haben, fragt Sie das Programm, ob Sie mit dem Ergebnis auch zufrieden sind: OK (+/-)? Sind alle Daten so korrekt? Antworten Sie zu dieser Abschluß-Frage mit - (d.h. NEIN), beginnt der Bildschirm-Durchgang von vorn, und Sie haben Gelegenheit, alles nocheinmal zu korrigieren. Bei + (für JA) wird dann die angezeigte Datensammlung dauerhaft abgelegt. Sie können sich diese Vorgänge recht gut veranschaulichen mit der Vorstellung, daß Sie im Karteikasten eine Art Lesezeichen als Platzhalter für die fehlende Karteikarte anbringen und die Karteikarte selbst zur Bearbeitung auf den Tisch (Bildschirm) holen. Sind Sie mit allen Einträgen fertig, legen Sie die Karteikarte an ihren Platz zurück (und entfernen den Platzhalter aus dem Karteikasten). Die Sache mit dem Platzhalter (traditionell wohl ein Lineal) hat folgende Bewandtnis: Sie zeigt an, daß hier eine Nummer belegt ist, aber die Karteikarte dazu vorübergehend fehlt.

`konkurrierende Datenpflege`

Solange jemand eine Karteikarte bearbeitet, ist sie für andere tabu. Für das Arbeiten mit mehreren Bildschirm-Arbeitsplätzen gilt das gleiche: auch hier kann eine Karteikarte stets nur an einen Arbeitsplatz geholt und bearbeitet werden. Mit der Bestätigung + auf die Frage OK (+/-)? geben Sie die Karteikarte in den Karteikasten zurück, und nun kann sie von einem anderen Programm, das z.B. für einen anderen Bildschirm arbeitet, zu dessen Bearbeitung entnommen werden. Sie sollten also ein einmal begonnenes Ausfüllen oder Abändern einer Karteikarte zügig fortsetzen und beenden, ohne hier vermeidbare längere Pausen einzulegen, weil sonst die Arbeit anderer Programme solange angehalten werden könnte, bis Sie Ihre Arbeit abschließen: +:OK. Um Mißverständnisse zu vermeiden: es geht hier um die eine konkrete Karteikarte, die bearbeitet wird; alle anderen Karteikarten desselben Kastens und erst recht alle übrigen Karteikästen stehen anderen Programmen ungehindert zur Verfügung. Aber gerade weil solche Konkurrenz-Situationen relativ selten vorkommen, ist der Fall einer Kollision in dieser Art für denjenigen, der unerwartet warten muß, oft so überraschend, daß er an diese Möglichkeit nicht gleich denkt.

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`Karteikarten aufblättern: die Tasten <Tab> <Enter> <Return> und ^`

Nun bieten die Verwaltungsprogramme etwas, was mit den traditionellen Karteikästen Kopfzerbrechen bedeuten kann: Haben Sie auf die oben beschriebene Art und Weise mehrere Karteikarten ausgefüllt und aufgezeichnet (abgelegt), dann können Sie mit der Taste <Enter> die nächste Karteikarte (mit der nächsthöheren Nr.) zur Anzeige holen. Die Tasten <Tab> und <Return> haben stets denselben Effekt wie <Enter>. Und mit der Taste ^ oder <Shift>+<Tab> oder <Cursor Aufw.> erreichen Sie jeweils den Vorgänger (mit der nächstniedrigeren Nr.). Bei tabellarischen Anzeigen können Sie zusätzlich mit den Tasten <Pos1> und <Ende> bzw. mit <Bild Aufw.> und <Bild Abw.> seitenweise blättern. Bis hierhin wird Sie das vielleicht noch nicht so sehr erstaunen, aber wie blättern Sie - in einer nach Nummern geordneten Kunden-Kartei nach Namen alphabetisch? - in einer nach Fgst.-Nr. geordneten Fahrzeug-Kartei nach Kennzeichen oder Modell? - in einer nach Teile-Nr. geordneten Lager-Kartei nach Lager-Orten? Hier finden Sie die ersten wirklichen und qualitativen Verbesserungen gegenüber dem guten alten Holzschuber. Soweit möglich, erkennt es das Programm sogar automatisch (die Konto-Nrn. für Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter bestehen nur aus Ziffern, die Namen enthalten Buchstaben), und stellt das Aufblättern selbständig um, je nachdem, ob Sie zuletzt einen Ordnungsbegriff aus Buchstaben oder aber einen aus Ziffern vorgegeben haben.

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`verschiedene Wege beim Aufblättern: die Funktion ?`

Fahrgestell-/Rahmen-Nrn. und Teile-Nrn. setzen sich oft aus Ziffern, Buchstaben und noch weiteren Zeichen zusammen, weshalb die zuvor beschriebene Umschalt-Automatik hier nicht helfen kann. Aus diesem Grunde können Sie die Art des Aufblätterns für die Fahrgestell-/Rahmen-Nr. mit der Funktion ? (Taste F2, F6, F10 oder rechte Maustaste) auf Kennzeichen, Modell etc. umstellen; bei der Teile-Lagerkartei können Sie bekannte Teile auch nach ihrer Bezeichnung suchen oder das Aufblättern mit der Gesamt- Preisliste eines oder mehrere Lieferanten kombinieren. Die gerade eingestellte Art des Aufblätterns wird am Bildschirm angezeigt. Ist die Funktion ? nicht gerade zum Umschalten des Aufblätterns vorgesehen, erreichen Sie darüber regelmäßig Programme zur Auswertung der gesamten Kartei: Protokoll-Drucke, Statistiken usw.

`kurze Wege zu Nachbar-Programmen: die Funktion -`

Mit der Funktion - (wie Bindestrich, also F3, F7, F11, mittlere Maustaste oder Rädchen) sind die Programme für die Kunden-Kartei und für die Kunden-Fahrzeuge verbunden, um z.B. schnell zu einem Fahrzeug die Telefon-Nr. des Besitzers oder von einem Kunden zu den technischen Daten seines Fahrzeugs (oder seiner Fahrzeuge) zu gelangen. In gleicher Weise schalten Sie so um zwischen Kunden- und Werkstatt-Aufträgen oder den verschiedenen Ansichten zur Teile- Disposition und -Order. Da die Bedeutung dieser Tasten in allen Programmen den gleichen Überlegungen folgt, werden Sie sich schnell an diesen Service gewöhnen; diese wenigen Tasten gehören gewissermaßen zum Regiepult von moto-concept.

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`das Löschen von Karteikarten: die Funktion *`

Gelegentlich kommt es vor, daß eine Karteikarte nicht mehr benötigt wird; sie kann entfernt werden und dadurch Platz schaffen für eine andere Karte. Das geschieht so: Durch gezielte Vorgabe eines Ordnungsbegriffs (Kunden-Nr., Fahrgestell-Nr., ... Teile-Nr.) oder durch Aufblättern bringen Sie die Daten einer bestehenden Karteikarte zur Anzeige. Außer der Möglichkeit zur Korrektur oder Ergänzung bietet Ihnen das jeweilige Verwaltungs-Programm an, die bisher aufgezeichneten Daten zu löschen - das ist gerade so, als würden Sie eine Karteikarte aus dem Kasten herausnehmen und vernichten. Irrtümer durch Verwechslung oder Tippfehler können zu teurem Daten- Verlust führen.

`Schutzvorkehrungen`

Hier sind zwei Tastatur-Anschläge, nämlich * und <Enter> vorgesehen, um die Lösch-Funktion nicht bereits durch das irrtümliche Berühren einer einzigen Taste auszulösen. Die Tastenfolge * und <Return> hat dasselbe Ergebnis. Andere Fehler versucht moto-concept zu begrenzen, indem bestimmte Sachzusammenhänge überprüft werden. Z.B.: Teile-Nrn. bzw. deren Karteikarten dürfen nicht gelöscht werden, solange diese Teile-Nr. noch in Aufträgen oder Dispo-Positionen verwendet wird. Gleiches gilt für Kunden-Karteikarten, in denen im laufenden Geschäftsjahr Umsätze verzeichnet wurden, oder für die sogar noch offene Posten bestehen. In den Fällen verweigert das Programm die Lösch-Anforderung mit einer entsprechenden Bildschirm-Meldung "Konto führt aktuelle Bewegungen/Umsatz". Die Lösch-Möglichkeit wird stets angeboten, die Prüfung der Zulässigkeit erfolgt jedoch erst bei der Lösch-Anforderung, wodurch zwischenzeitlich evtl. eingetretene Veränderungen (das Resultat anderer parallel arbeitender Programme) noch berücksichtigt werden.

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`Löschen mit Datenverlust`

Finden sich keine zwingenden Gründe, die Lösch-Anforderung zurückzuweisen, können Sie die Karteikarte durch erneute Eingabe von * und <Enter> bzw. * und <Return> auflösen. Dieses "Löschen mit Datenverlust" entspricht rechts genau dem Vernichten einer Karte aus der Stehkartei; Sie sollten es für jene seltenen Fälle vorsehen, wenn die Daten einer Karteikarte infolge technischer Fehler bis zur Unbrauchbarkeit verfälscht wurden. Üblicherweise legen Sie eine Nachfolge-Nr. fest (wie folgt).

`Löschen mit Nachfolger`

Löschen Sie eine Karteikarte, indem Sie gleichzeitig die Nummer einer anderen Karteikarte bestimmen, so wird die zu löschende Konto-Nummer frei, jedoch gehen für statistische Zwecke aufgezeichnete Daten nicht verloren, wenn sie zuvor auf die andere Konto-Nr. übertragen werden. Sie wählen:

`Löschen mit Nachfolger = Umbenennen`

Wenn die als Nachfolger bestimmte Konto-Nr. in der Kartei noch NICHT existiert, gehen die Daten der zu löschenden Karteikarte einfach auf diese Nachfolge-Konto-Nr. über. Dies bedeutet im wesentlichen ein Umbenennen des Ordnungs-Begriffs einer Karteikarte (im Unterschied zur Funktion Änderung/Korrektur, die nur die unter dem Ordnungs-Begriff aufgezeichneten Daten zu ändern erlaubt). Derartige Fälle sind relativ selten, weswegen moto-concept keine separate Funktion Umbenennen anbietet, die die Bedienung insgesamt nicht übersichtlicher werden ließe und auf die Prüfung der Zuverlässigkeit (Schutz, s.o.) auch nicht verzichten dürfte.

`Löschen mit Nachfolger = Zusammenführen`

Geben Sie als Nachfolger eine Konto-Nr. an, für die bereits eine Karteikarte angelegt ist, so werden für statistische Zwecke aufgezeichnete Daten der zu löschenden Karteikarte zuvor auf den Nachfolger übertragen (addiert oder saldiert). Damit wird die nicht mehr benötigte Karteikarte und ihre Konto-Nr. frei, statistische (summarische) Betrachtungen werden jedoch nicht durch den Ausfall einzelner Teilbeträge verfälscht. Besonders interessant sind derartige Betrachtungen im Bereich der Teile- Lagerkartei, wenn auf diese Weise Umschlag-Historien einer abgelösten Teile-Nr. auf deren technischen Nachfolger übertragen werden können.

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`Annullieren einer Funktion und Beenden des Programms: Taste X`

Die Tastenfolge X und <Enter> bzw. X und <Return> zeigt an, daß Sie den bisher mit dem Programm beschrittenen Weg verlassen wollen. Es gibt eine Vielzahl von Gründen und Zusammenhängen, die sich alle unter dem (symbolischen Durchkreuzen des) Buchstaben X versammeln. Die Taste <Esc> zeitig ähnliche oder etwas rigorosere Wirkung: Verwenden Sie z.B. ein Programm zur Kartei-Verwaltung zu Auskunftzwecken, etwa um die Telefon-Nr. eines Kunden oder Lieferanten nachzuschauen, so benötigen Sie keine der mit der Anzeige der Daten angebotenen Funktionen zum Ändern oder Löschen. Haben Sie irrtümlich das falsche Verwaltungs-Programm angewählt, und bemerken dies beim Aufblättern der Daten, gilt dasgleiche. Die Tastenfolge X <Enter> in der Bedeutung X:Irrtum annulliert alle mit der angezeigten Karteikarte im direkten Zusammenhang stehenden Operationen. Danach erhält die Funktion X die Bedeutung X:Programm-Wahl, d.h. Sie können nun damit das Programm verlassen und andere Dienste ansteuern. Analog bedeutet X:Irrtum auch das Annullieren einer bereits angeforderten Lösch-Funktion, wenn Sie (gerade noch rechtzeitig) einen Tippfehler bei der angegebenen Konto-Nr. ... Teile-Nr. bemerken: Abbruch und Rückkehr zur Vorgabe einer neuen Nr. Anders ausgedrückt: Sie annullieren sämtliche auf eine bestimmte Kartei-Karte (Konto-Nr.) bezogenen Funktionen und erreichen so das Funktions-Angebot zum Steuern des Programms (und sei es, um dieses Programm zu beenden). In dieselbe Situation werden Sie geführt, nachdem Sie eine Karteikarte angelegt, abgeändert oder gelöscht haben: Sie können eine andere Karteikarte aufschlagen (und bearbeiten), oder aber das Verwaltungs-Programm sofort verlassen und sich anderen Themen zuwenden.

`Ordnungsbegriffe, die mit X beginnen`

Verwenden Sie in Ihrem Geschäft z.B. Teile-Nrn. mit dem
Anfangsbuchstaben X, kann das Programm dies von der Tasten-
folge X <Enter> i.d.R. ohne Probleme unterscheiden. Wollen Sie
jedoch auf den Anfang dieser Nummern-Folge positionieren, um
danach aufzublättern, tippen Sie bitte X <Leertaste> <Enter>
bzw. X <Leertaste> <Return>. Durch das eingefügte Leerzeichen
kann das Programm dann die beiden Fälle sicher unterscheiden.